Aby uczynić Twój biznes łatwiejszym przygotowaliśmy nagrania video, artykuły oraz poradniki, w których w szczegółach wyjaśniamy tematy z wiązane z wdrożeniem i działaniem systemu KSeF w Twojej firmie.
Materiały zostały opracowane przez specjalistów z zespołu GLC – księgowych, doradców podatkowych, ekspertów IT – wdrożeniowców enova365.
#makeyourbusienssKSeFready
Przygotowaliśmy praktyczną checklistę gotowości KSeF – przewodnik krok po kroku, który koncentruje się na pierwszych i najważniejszych działaniach w KSeF. Materiał uzupełniliśmy o instrukcje wideo z nagraniem ekranu, aby maksymalnie uprościć proces przygotowań.
Zachęcamy do zapoznania się z treścią i materiałami wideo. W razie pytań lub wątpliwości – jesteśmy na posterunku i służymy wsparciem.
Jednym z kluczowych elementów przygotowania do KSeF, który z pewnością zasługuje na uwagę przedsiębiorców, jest zdefiniowanie osób odpowiedzialnych po stronie organizacji za procesy wystawiania faktur, ich akceptację oraz import do systemów obiegu dokumentów oraz efektywne zaprojektowanie siatki niezbędnych uprawnień.
Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa korzystanie z KSeF wymaga uprzedniego wskazania podmiotów, które będą z niego korzystać wraz z zadaniem im właściwych ról.
Formularz ZAW-FA pozwala nadać pierwotne uprawnienia do KSeF:
Druk ZAW-FA pozwala również na odebranie wcześniej nadanych uprawnień, na przykład w sytuacji zmian osobowych w zarządzie podmiotu.
Co ważne, na formularzu ZAW-FA wskazuje się tylko jedną osobę fizyczną, której system przypisuje pełny zestaw uprawnień. Następnie ta osoba może dodać kolejne uprawnione osoby elektronicznie – już z poziomu KSeF.
Nie ma wymogu, aby osoba ta była upoważniona do reprezentacji jednostki na podstawie KRS, jednak – ze względu na bardzo szeroki zakres uprawnień – istotną kwestią jest podjęcie przemyślanej decyzji o wyznaczeniu właściwej osoby.
Nie składa zawiadomienia:
Zawiadomienie ZAW-FA składa się we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym:
podpisane przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.
Uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu. Jak podaje oficjalny komunikat Ministerstwa Finansów:
Przypomnijmy, że jeżeli pomiędzy przedsiębiorcami dochodzi do zawarcia transakcji na kwotę równą lub wyższą niż 15 000 zł brutto, to musi ona przez nabywcę zostać opłacona za pośrednictwem jego rachunku płatniczego, a nie gotówką.
Zgodnie z planowanym brzmieniem przepisów, nabywca towaru lub usługi będący czynnym podatnikiem VAT, który będzie chciał dokonać płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego czynnego podatnika VAT, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, lub też innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, będzie zobowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF.
W ramach systemu KSeF ma być możliwe przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej 2 faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy.
Obowiązek oznaczania należności numerem identyfikacyjnym nadanym przez KSeF będzie dotyczył również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Co istotne, powszechny obowiązek oznaczania należności numerem identyfikacyjnym KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027.
Jeżeli po 1 stycznia 2027 nabywca będzie chciał uregulować należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności, to w komunikacie przelewu będzie musiał wskazać numer identyfikujący fakturę nadany przez system KSeF.
Nie, obowiązek będzie dotyczył wyłącznie transakcji krajowych, w których zarówno wystawca faktury jak i jej odbiorca będą polskimi podatnikami.
Brak jest podstawy prawnej do nakładania na kontrahentów zagranicznych obowiązku umieszczania numeru KSeF przy płatnościach na rzecz polskich podatników.
Wprowadzenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców cały wachlarz nowych obowiązków – od zapewnienia technicznej gotowości do komunikacji z systemem, przez zaprojektowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych, aż po przeszkolenie zespołów, które będą zaangażowane w obieg dokumentów w firmie.
Projekt ustawy zakłada możliwość sankcjonowania nieprzestrzegania przepisów stanowiących o obowiązku stosowania KSeF.
Przepisy wprowadzają 3 kategorie czynów zabronionych:
podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej z użyciem KSeF,
w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF, podatnik wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem lub
podatnik nie przesłał faktury w wymaganym terminie do KSeF.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną w wysokości:
do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze (w przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT).
Sankcje finansowe za błędy wejdą w życie dopiero od 2027 roku.
Warto zauważyć, że odroczony termin daje firmom czas na przygotowanie i oswojenie się z systemem. Dodatkowo Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom bezpłatnie wersję testową Aplikacji Podatnika KSeF, która daje możliwość generowania i wysyłania faktur i jest dobrym narzędziem do przećwiczenia procesu, zrozumienia logiki działania platformy KSeF oraz zidentyfikowania i zaadresowania potencjalnych problemów.
KSeF jest z założenia systemem służącym do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Jego konstrukcja zakłada, że każda faktura przesłana przez wystawcę trafia automatycznie do odbiorcy, bez możliwości jej odrzucenia. Opisany mechanizm niewątpliwie przyczyni się do usprawnienia obiegu dokumentów, z drugiej strony jednak rodzi ryzyko nadużyć, np. wystawiania fikcyjnych faktur, „dokumentujących” transakcje, które w rzeczywistości nie miały miejsca.
W odpowiedzi na obawy komunikowane przez przedsiębiorców Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie mechanizmu zgłaszania faktur scamowych.
Uprawnienie do zgłoszenia nadużycia przysługuje wyłącznie podmiotowi posiadającemu dostęp do faktury, w szczególności nabywcy lub jego pracownikowi działającemu na podstawie odpowiednich uprawnień nadanych w KSeF.
Ministerstwo Finansów wskazuje na kilka przykładowych kluczowych, obiektywnych przesłanek:
faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nie współpracuje,
transakcja udokumentowana fakturą w rzeczywistości nie miała miejsca,
próby kontaktu z wystawcą faktury zakończyły się niepowodzeniem,
sprzedawca nie znajduje się w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT),
dokument zawiera oczywiste błędy językowe, co może sugerować wykorzystanie programów do automatycznego tłumaczenia treści,
na fakturze określono bardzo krótki i nieuzgodniony wcześniej termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy,
faktura zawiera linki do niesprawdzonych stron lub załączników.
Nie każda z powyższych okoliczności będzie jednak oznaczała próbę wyłudzenia, a może być jedynie wynikiem ludzkiego błędu. Kluczowa jest indywidualna ocena każdej sytuacji.
Nie należy zgłaszać do administracji faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, ale jej strony toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem usługi. Usługa zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji.
Zgłoszenia będą odbywały się indywidualnie, tj. 1 faktura = 1 zgłoszenie.
Niezbędne będzie uzasadnienie zgłoszenia. Administracja będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń, jednak podatnik nie będzie informowany o przebiegu tego procesu, ani jego zakończeniu.
System będzie umożliwiał wycofanie zgłoszenia, które zostanie dokonane np. wskutek błędu.
Dobrze zaprojektowane i wdrożone procedury obiegu i akceptacji dokumentów, w tym weryfikacja kontrahentów oraz ocena zasadności otrzymanych faktur, jak również przemyślane i klarowne wskazanie osób odpowiedzialnych za te procesy, a dalej rozdysponowanie właściwych uprawnień i przyznanie ról, z pewnością pomogą ograniczyć ryzyko ponoszenia kosztów ewentualnych nadużyć.
Co warte uwagi, Ministerstwo Finansów zapowiada, że w API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na ukrywanie faktur w wynikach wyszukiwania. Skorzystanie z tej usługi będzie należało do swobodnej decyzji podatnika, a jej założeniem jest wsparcie przedsiębiorców np. w sytuacji otrzymania faktury, nie dokumentującej rzeczywistej transakcji gospodarczej, której podatnik nie będzie chciał ująć w ewidencjach księgowych.
Mechanizm zgłaszania faktur scamowych w KSeF to ważny krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Wydaje się jednak, że samodzielnie nie zastąpi on należytej staranności po stronie podatnika i tylko w połączeniu z wewnętrznymi procedurami kontrolnymi ma szansę stanowić realne wsparcie dla biznesu.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców organ podatkowy wprowadził w nowej odsłonie KSeF dodatkową funkcjonalność, która ma umożliwić wystawianie faktur z załącznikiem.
Czy jednak zaprojektowane rozwiązanie jest realną odpowiedzią na zgłaszane potrzeby?
Załącznik stanie się fakultatywną częścią struktury FA(3) i integralnym elementem XML, który pozwoli na elastyczne tworzenie tabel o zmiennych wymiarach, nie będzie zatem załącznikiem w potocznym tego słowa znaczeniu. Jedna faktura będzie mogła zawierać jeden załącznik, a system nie przyjmie załączników jako osobnych plików pdf, czy jpg.
Załącznik ma służyć wyłącznie szczegółowym danym podatkowym, takim jak zużycie energii w punktach poboru, dane taryfowe, szczegóły usług telekomunikacyjnych czy sprzedaży paliwa według numerów rejestracyjnych. Nie może natomiast zawierać treści handlowych, marketingowych ani dokumentów typu cenniki, instrukcje, umowy czy oferty.
Funkcjonalność będzie dostępna na pisemny wniosek podatników złożony przez e-Urząd Skarbowy i po wyrażeniu na nią zgody MF. Organ może odmówić lub cofnąć dostęp w przypadku nadużywania funkcji, np. przesyłania załączników bez wymaganych danych technicznych lub zawierających treści wykluczone w przepisach.
Możliwość złożenia zgłoszenia zostanie udostępniona 1 stycznia 2026.
Z dniem 1 lutego 2026 wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Co do zasady również, system KSeF będzie służył do odbioru tych dokumentów przez nabywców.
Ustawa przewiduje jednak kilka sytuacji, w których podatnik będzie miał obowiązek dostarczenia faktury w sposób uzgodniony z nabywcą:
Faktury ustrukturyzowane w powyższych przypadkach będą mogły być nabywcom udostępniane zarówno w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF).
W dwóch ostatnich przypadkach podatnik będzie jednak zobowiązany zapewnić nabywcy dostęp do faktury poprzez podanie kodu weryfikującego do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w systemie.
Jeżeli zatem nabywca np. konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) będzie chciał odebrać fakturę korzystając z KSeF, to sprzedawca będzie mógł wydać mu wyłącznie kod QR wraz z danymi dostępowymi do faktury, bez konieczności przekazywania jej wydruku.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem KSeF obejmie większość przedsiębiorców z 1 kwietnia 2026, lub 1 stycznia 2027, a największych podatników już od 1 lutego 2026.
Nie będzie on miał jednak charakteru definitywnego.
Równolegle z obowiązkowym wprowadzeniem KSeF, zmieni się sposób wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur. Jedną z najprzyjemniejszych konsekwencji nadchodzącej rewolucji wydaje się być fakt, że przedsiębiorcy nie będą już musieli wystawiać duplikatów faktur.
Na tą chwilę wystawienie duplikatu wynika wprost z przepisów ustawy o VAT i zasadniczo powstaje kiedy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie, a do wystawcy wpłynie żądanie wystawienia duplikatu. Duplikat faktury musi zawierać datę wystawienia tak tego dokumentu, jak i pierwotnej faktury.
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, na której przechowywane będą wszystkie faktury ustrukturyzowane. Każdy dokument w KSeF otrzyma indywidualny identyfikator, będzie przechowywany przez okres 10 lat i będzie dostępny online zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy, czy nawet organu podatkowego w dowolnym momencie.
W praktyce sprowadza się to do rzeczywistości, w której dotychczas znany nam duplikat faktury, w organiczny sposób, zniknie.
Duplikaty będą dopuszczalne tylko wtedy, gdy będą dotyczyły faktur wystawionych w czasie, w którym KSeF jeszcze nie obowiązywał.
W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, nabywca towaru lub usługi jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego.
Jak jest dzisiaj?
Dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie tyle sam moment otrzymania faktury korygującej od dostawcy, co moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych warunków.
Jeżeli podatnik nie odliczył VAT z faktury korygowanej, a prawo do takiego odliczenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
A jak będzie od 02/2026?
Zgodnie z zaprojektowanym brzmieniem przepisów rozpatrzymy trzy podstawowe scenariusze:
Nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego in minus w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Jeżeli chodzi o korekty, które nie będą miały postaci ustrukturyzowanej, powrót zasady, wedle której korekta in minus podatku naliczonego winna być dokonana według daty jej otrzymania, spowoduje konieczność dokumentowania daty doręczenia dokumentu.
W powyższych przypadkach zachowana zostanie jednocześnie zasada, zgodnie z którą jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, to zmniejszenie podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
Jeżeli zachowane zostanie dotychczasowe brzmienie przepisów ustawy o VAT w tym zakresie, to dla importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów nadal kluczowe będzie pozyskanie dokumentacji potwierdzającej z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania oraz ich spełnienie.
Projekt ustawy o VAT, która ma wejść w życie razem z obowiązkowym KSeF, zakłada znaczące skrócenie podstawowego terminu zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym z aktualnych 60 do 40 dni, co może ułatwić prowadzenie biznesu i poprawić płynność finansową. Tym samym KSeF pokazuje, że cyfrowa faktura niesie też pozytywne zmiany.
