Kod QR na fakturze KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która wprowadza obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej. Choć w założeniu ma usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć ich bezpieczeństwo, dla wielu przedsiębiorców stanowi obecnie istotne wyzwanie. Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów informatycznych, procedur wewnętrznych oraz integracji z nowymi standardami technicznymi.

Jednym z elementów wspierających funkcjonowanie KSeF są kody QR, które służą przede wszystkim do weryfikacji faktur i potwierdzenia ich autentyczności, zwłaszcza w sytuacjach, gdy dokumenty są przekazywane poza systemem.

Czym jest kod QR w KSeF?

Kod QR (Quick Response) to graficzna forma odnośnika, który prowadzi bezpośrednio do faktury w systemie KSeF. Po zeskanowaniu kodu np. smartfonem, użytkownik może:

• sprawdzić, czy faktura została zarejestrowana w KSeF,
• pobrać jej treść (po uwierzytelnieniu),
• potwierdzić tożsamość wystawcy (w przypadku faktur offline).

Każda faktura wizualizowana w systemie lub w zewnętrznych programach księgowych powinna być oznaczona kodem weryfikującym (kodem QR). Funkcja ta będzie dostępna zarówno w komercyjnych systemach finansowo-księgowych, jak i w bezpłatnych aplikacjach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Rodzaje kodów QR w KSeF

W systemie KSeF przewidziano dwa typy kodów QR, zależnie od trybu wystawienia faktury:

KOD I – dla faktur ONLINE i OFFLINE

• Umieszczany na każdej fakturze wizualizowanej w systemie lub programie księgowym.
• Zawiera numer KSeF (dla faktur ONLINE) lub oznaczenie „OFFLINE” (dla faktur wystawionych poza systemem).
• Umożliwia dostęp do faktury i jej weryfikację.

KOD II – tylko dla faktur OFFLINE

• Zawiera oznaczenie „CERTYFIKAT”.
• Potwierdza autentyczność dokumentu i integralność jego treści.
• Umożliwia sprawdzenie, czy certyfikat wystawcy jest aktywny i czy ma on prawo wystawiać faktury w imieniu podatnika.

Tryby wystawiania faktur a kody QR

Wizualizacja faktury różni się w zależności od trybu jej wystawienia:

• Faktura ONLINE – zawiera jeden kod QR (KOD I) z numerem KSeF.
• Faktura OFFLINE – zawiera dwa kody QR:
  • KOD I z oznaczeniem „OFFLINE”,
  • KOD II z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.

💡 Tryb „offline24” oznacza wystawienie faktury poza systemem KSeF, z obowiązkiem przesłania jej do systemu w ciągu 24 godzin.

Proces weryfikacji faktury przez kod QR

Dostęp do faktury za pomocą kodu QR odbywa się w dwóch etapach:

1. Etap pierwszy – bez logowania
   Po zeskanowaniu kodu QR wyświetlane są podstawowe dane faktury (numer, data, dane wystawcy) oraz informacja, czy dokument znajduje się w KSeF.
2. Etap drugi – po uwierzytelnieniu
   Użytkownik może wprowadzić dane dostępowe (zgodnie z rozporządzeniem MF), aby pobrać pełną treść faktury.

Zastosowanie w praktyce

Kody QR są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy faktura jest przekazywana poza systemem KSeF – np. w formie papierowej, PDF lub do kontrahenta zagranicznego. Dzięki nim możliwa jest szybka weryfikacja dokumentu i jego autentyczności, co zwiększa bezpieczeństwo obiegu faktur.