Pierwszego lipca 2024 r. przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja. Z tą właśnie datą rusza Krajowy System e-Faktur. Jest to pod wieloma względami zupełnie nowy rodzaj wyzwania dla firm. Przyzwyczaiły się już one do ciągłych zmian prawnych i podatkowych, ale do tej pory raczej nie wymuszały one konieczności przeprowadzenia tak dogłębnych zmian strukturalnych i organizacyjnych tych jednostek. Wiele czynności wynikających z dotychczasowych nowelizacji przedsiębiorca mógł niejako scedować na księgowych, kadrowych czy prawników. KSeF natomiast wymusza pochylenie się nad procesami wewnątrz samej firmy, by dopełnić wszelkich obowiązków wynikających ze zmiany prawa przy zachowaniu logicznej i efektywnej operacyjności jednostki. Jako pierwsi w system wejdą podmioty zarejestrowane do VAT. Od pierwszego stycznia 2025 r.- pozostałe.
W poniższym artykule poruszone zostaną najważniejsze obszary wymagające uwagi przedsiębiorców, tj:
Aby jednak wejść w szczegóły, musimy wiedzieć, czym jest KSeF. Według ogólnodostępnej definicji:
„Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem programu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.”
Z powyższej definicji nie wynikają żadne praktyczne wnioski poza tym, że wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały zostać przez przedsiębiorców wykazane na rządowej platformie oraz zawierać dane wymagane przez nią. Diabeł niestety jak zwykle tkwi w szczegółach, którymi zajmiemy się nieco później. Na początku jednak warto zastanowić się, skąd wziął się pomysł wdrożenia KSeF. Najważniejszym powodem jest oczywiście próba uszczelnienia systemu poboru podatków. Pierwszym krokiem było wprowadzenie JPK_VAT, KSeF jest tego naturalną konsekwencją. To jednak nie wszystko. W wielu krajach Unii Europejskiej systemy podobne do KSeF już działają. Planuje się utworzenie ogólnoeuropejskiej platformy e-Faktur w celu ułatwienia kontroli wymiany towarów i usług od strony podatkowej.
Na przygotowanie się do nowej rzeczywistości przedsiębiorcy mają już naprawdę niewiele czasu. Biorąc pod uwagę, jak bardzo firmy będą w wielu przypadkach zmuszone zmienić swoją strukturę, obłożenie pracą specjalistów od wdrożenia systemów księgowych, magazynowych oraz programów do fakturowania, ujęcie w budżetach dodatkowych kosztów związanych z reformą oraz konieczność dokonania ewentualnych zmian w umowach z kontrahentami to już ostatni dzwonek na pochylenie się nad opisywaną tutaj rewolucją.
Pierwszą kwestią, nad którą się tutaj pochylimy jest konieczność skonfigurowania wewnętrznych systemów teleinformatycznych z Krajowym Systemem e-Faktur. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek niejako powtórnego „wystawienia” faktury za pośrednictwem KSeF. Będzie to wymagało założenia konta na rządowej platformie i utworzenia odpowiednich dostępów zainteresowanym stronom: osobom odpowiedzialnym za fakturowanie, księgowym itp. System wygeneruje tzw. token, który umożliwi korzystanie z niego uprawnionym.
Firmy z niewielką liczbą dokumentów sprzedaży będą mogły wystawiać faktury bezpośrednio na platformie, więc nie wystąpi u nich pilna potrzeba konfiguracji wewnętrznych systemów fakturowych z KSeF. W zasadzie zniknie konieczność posiadania takich systemów, o ile nie prowadzą magazynu i nie sprzedają towarów (tutaj kwestia jest bardziej skomplikowana- systemy magazynowe z reguły wymagają wystawienia dokumentu WZ i połączenia jej z fakturą sprzedaży, aby skalkulować koszt sprzedanego towaru). W opisywanym przypadku będzie należało jedynie pamiętać o generalnej zasadzie, według której dokumentem posiadającym moc prawną będzie ten z KSeF i to on będzie dokumentem uznawanym za prawidłowo wystawiony i podlegający księgowaniu. KSeF nada mu też dodatkowy numer konieczny do ujęcia go w księgach.
Sytuacja się komplikuje w przypadku przedsiębiorstw, które tych faktur maja więcej. Nie wydaje się być efektywnym wystawianie faktur po raz pierwszy w systemie i „przepisywanie” ich do KSeF. Ponadto wewnętrzne systemy firm często są skonfigurowane z systemami dodatkowymi, np. magazynowymi lub do zamówień, które ułatwiają zaczytywanie danych do samej faktury. W takich przypadkach niezbędne będzie zapewnienie możliwości eksportu dokumentów sprzedaży do KSeF pojedynczo lub tzw. paczkami. Pamiętać należy, iż dokument niezgodny ze schemą zostanie odrzucony. Jednocześnie podatnik ma obowiązek przesłania faktury do KSef najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego, chyba że nastąpi awaria platformy rządowej. Niedostosowanie się do tych obowiązków rodzi poważne konsekwencje.
Zacznijmy od tego, że podatnik, który nie dotrzymał terminu może zostać obarczony karami w poniższych sytuacjach:
Wysokość kary podlegała długim dyskusjom. Ostatecznie jednak w dużej mierze zależeć ona będzie od dobrej lub złej woli organu i wynosić od 0 do 100 proc. wysokości VAT wykazanej na dokumencie i do 18,7 proc. wartości faktury bez podatku VAT. Co ważne ustala się karę pojedynczo do każdego wystawionego dokumentu. Wyobraźmy sobie zatem sytuację, w której przedsiębiorca wystawił faktury niezgodne ze schemą w tzw. trybie offline, faktury weszły w obieg, ale nie dopełniono obowiązku przesłania ich do KSeF w ciągu 1 dnia od usunięcia awarii, ponieważ KSeF je odrzuci. Każda taka faktura spowoduje zatem nałożenie na przedsiębiorcę kary, której z oczywistych względów nie będzie mógł sobie odliczyć nawet od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Przykład ten obrazuje, jak istotne jest skonfigurowanie wewnętrznych systemów z KSeF nie tylko pod kątem umożliwienia eksportu dokumentów, ale również pod kątem zgodności z tzw. schemą. W związku z tym konieczne jest jak najszybsze skontaktowanie się z dostawcą oprogramowania, aby ten proces umożliwić. Jak wspomniałam wcześniej, specjaliści już teraz obłożeni są dużą ilością pracy. Wiele firm decyduje się wejść w system przed 01.07.2024 r., aby przetestować procedury, zmierzyć się z ewentualnymi błędami i przeszkolić swoich pracowników. Może się okazać, że zlecenia przyjęte późno zostaną obsłużone w ostatnim możliwym momencie lub w ogóle. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, iż w zasadzie każdy podmiot powinien być potraktowany indywidualnie. Wygląd, forma i informacje zawarte na Państwa fakturach podyktowane są przecież latami praktyki, wymaganiami kontrahentów itp. a jednocześnie od 01.07.2024 wszystko to się zmieni i najważniejszym kryterium będzie zgodność ze schemą. Czynności, o których mowa powyżej będą również generować dodatkowe koszty, które przedsiębiorcy będą musieli wziąć pod uwagę planując budżet oraz zabezpieczyć środki finansowe przeznaczone na ten cel. Może się też okazać, że z pewnych względów konieczne lub bardziej opłacalne będzie przejście na konkurencyjny system.
Kontynuując kwestie finansowe gładko można przejść do kwestii kosztów przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Aktualnie często praktykowane jest tzw. anulowanie dokumentów, które nie weszły w obieg – w dużej części z powodu błędów wystawcy. Faktura taka nie jest dostarczana ani do nabywcy, ani do księgowości. Pamiętajmy jednak, że każdy taki dokument od pierwszego lipca musi zostać przesłany do KSeF maksymalnie w kolejnym dniu roboczym. Oznacza to, że wejdzie on w obieg i zostanie mu nadany kod QR. Jeżeli był bezzasadny lub wadliwy konieczne będzie wystawienie do niego faktury korygującej go do zera i ponownie – faktury prawidłowej. Zniknie też możliwość wystawiania not korygujących. Liczba dokumentów w związku z tym na pewno się zwiększy, co również oznacza zwiększenie czasu pracy osób odpowiedzialnych za fakturowanie w danej firmie. Wydaje się, iż powstanie konieczność zatrudnienia i przeszkolenia dodatkowych pracowników. Należy się również zastanowić, czy to ci pracownicy będą zajmować się eksportem faktur do KSeF, dokumentowaniem awarii systemu w celu uniknięcia ewentualnych kar oraz dodatkową weryfikacją danych zawartych na fakturze. Pamiętajmy, że w przypadku przesyłania do KSeF paczek dokumentów wystarczy jeden wadliwy przypadek, aby system odrzucił całą paczkę bez podania informacji, na czym polega błąd oraz gdzie wystąpił. Może się też okazać, że w przypadku awarii KSeF i związanych z tym przesunięć czasowych w ewidencjonowaniu dokumentu konieczna będzie korekta o zastosowany kurs waluty. Pracownicy wskazani przez przedsiębiorcę będą musieli być wyjątkowo wyczuleni na takie sytuacje.
Pamiętajmy też, że podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do zdarzenia gospodarczego. Organy skarbowe będą natomiast mieć dostęp do KSeF w czasie rzeczywistym. To kolejny punkt wymagający sprawnego działania działów fakturowania. Szczególne znaczenie może tu mieć np. posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza granice RP (takich, jak CMR, podpisana „deliverka” itp.) już w momencie wystawienia faktury, aby móc zastosować stawkę 0 proc.
Kolejną kluczową kwestią jest konieczność zweryfikowania przez pracowników, czy nabywca jest osobą fizyczną, czy podatnikiem, ponieważ w przypadku faktur wystawionych na tych pierwszych nie powinny one być eksportowane do KSeF. Być może warto dla takich faktur przyjąć inną numerację, aby je rozróżnić lub omówić z dostawcą oprogramowania możliwość nałożenia na system odpowiednich blokad.
Najważniejszą natomiast z punktu widzenia przedsiębiorcy sprawą jest konieczność zorganizowania pracy w ten sposób, aby umożliwić zastępowalność pracowników w celu terminowego eksportowania dokumentów do KSeF. Ciągłość pracy musi być zachowana w przypadku urlopów, L4 i innych nieobecności. Jednocześnie każdy, kto zastępuje nieobecnego specjalistę powinien zostać odpowiednio przeszkolony.
Zmian organizacyjnych wymagać będzie również obieg dokumentów. Do tej pory przedsiębiorcy wysyłali i otrzymywali faktury głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub papierowo. Te rozwiązania przechodzą z dniem pierwszego lipca do lamusa.
Istotną kwestią jest fakt, iż KSeF wymusi wysyłanie i pobieranie dokumentów prosto z systemu teleinformatycznego. Jednocześnie nie przewiduje on załączania dokumentów dodatkowych wymaganych często przez nabywców (np. ewidencja czasu pracy, WZ itp.). Przedsiębiorstwa będą musiały na nowo ustalić z nabywcami, jak te dokumenty dostarczać, być może również zmienić zapisy w umowach, aby uregulować te kwestie. Problematyczną sprawą jest po raz kolejny awaria systemu KSeF. Pamiętajmy, że faktury wystawione w czasie tej awarii mają moc prawną, stanowią podstawę do CIT i VAT (i od strony podatku należnego i naliczonego). Kwestią wtórną w obiegu pomiędzy kupującym a sprzedającym jest tutaj obowiązek wyeksportowania takiej faktury do KSeF. Dodatkowo pamiętajmy, że tzw. nievatowcy wejdą w system dopiero od 2025 r. a faktury od i dla kontrahentów zagranicznych będą dostarczane na dotychczasowych zasadach.
Jednocześnie dokumentacja musi zostać w jakiś sposób przekazana do biur rachunkowych. Nie będą one posiadać pełnego obrazu rzeczywistości mimo możliwości zaimportowania do systemu księgowego dokumentów z KSeF (i od strony sprzedaży, i od strony zakupu). Konieczne będzie ustalenie zupełnie nowych metod współpracy zabezpieczających obie strony.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której księgowość importuje sprzedaż z KSeF, ale przedsiębiorca nie dokonał eksportu wszystkich dokumentów do systemu. W takich sytuacjach nie ma możliwości poprawnego naliczenia podatków i wystąpi konieczność ich korekty. Wystąpi tu szereg dodatkowych kwestii do przemyślenia, np. jak będziecie Państwo w takich sytuacjach weryfikować tzw. samofakturowanie? Albo od strony zakupu: system księgowy zaczytał dokumenty z KSeF, ale są one niepełne. Podatki skalkulowane w takich sytuacjach będą zawyżone. Inną problematyczną kwestią są sytuacje, w których dokument jest dostarczony przez pracownika, zaksięgowany ręcznie a z KSeF zaimportowany ponownie. Lub- wystawca niezasadnie wystawił w KSeF fakturę na klienta biura rachunkowego. Wszystkie te kwestie powinny być rozważone przy współpracy z biurami rachunkowymi, aby wyeliminować błędy i ustalić najbardziej optymalny workflow. Być może warto zastanowić się nad wdrożeniem systemów OCR oraz ich konfiguracją z systemami księgowymi? Oczywiście każda propozycja powinna być dopasowana do indywidualnych potrzeb i struktury podatnika. Niemniej jednak wymagać będzie konsultacji oraz przeanalizowania wszystkich możliwości a być może nawet zmian w umowach z biurami rachunkowymi.
Osobną kwestią jest dokonywanie zapłat za faktury wystawione w KSeF. Wspominałam wcześniej, że system każdemu dokumentowi nadaje unikalny numer. Jest to ciąg kilkunastu znaków, którym powinien zostać zatytułowany każdy przelew. Być może już na tym etapie warto zastanowić się nad dostępem do systemu księgowego oraz umożliwić dokonywanie przelewów za jego pośrednictwem, aby uniknąć konieczności ręcznego ich opisywania. Takie funkcjonalności są z reguły dodatkowo płatne, co również należy wziąć pod uwagę.
Pozostała nam na koniec sprawa zachowania poufności danych wewnątrz przedsiębiorstwa. Na chwilę obecną nie mamy w KSeF możliwości nadawania „wybiórczego” widoku dla użytkowników, tzn. osoba, która otrzyma dostęp do systemu będzie mieć pełen wgląd do dokumentacji firmy. Często zdarzają się sytuacje, w których część faktur jest z uzasadnionych przyczyn poufna i informacje o ich wysokości nie są ogólnodostępne w firmie. Przedsiębiorcy muszą opracować metodę, jak tą poufność zachować lub zastanowić się, czy z niej nie zrezygnować.
Bliźniaczym tematem jest kwestia dostarczania faktur poszczególnym działom lub osobom wewnątrz firm. Będziecie Państwo zmuszeni na bieżąco importować dokumenty zakupu z KSeF, akceptować jedynie zasadne a w dalszej kolejności rozdzielać je na poszczególne oddziały, działy a nawet osoby. Już na tym etapie należy przemyśleć, jak ten proces zorganizować, aby uniknąć zamieszania lub wycieku poufnych informacji.
Podsumowując, warto już teraz zastanowić się nad przeorganizowaniem części pracy w swoim przedsiębiorstwie, aby uniknąć kar, błędów, korygowania podatków, czy wycieku informacji poufnych.
Z naszej strony zapraszamy Państwa do konsultacji i dyskusji.
Sylwia Wrona swrona@glc.pl
https://krajowysystemefaktur.pl/?gclid=EAIaIQobChMIsJbj5tzCgAMVFJXVCh1i9gPBEAAYASAAEgL-qvD_BwE
https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
Photo by Scott Graham on Unsplash
