Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz jakie zmiany przynosi w kontekście wymiany dokumentów sprzedażowych i zakupowych? Jakie są korzyści z automatyzacji procesów KSeF przy użyciu systemu ERP enova365? W artykule odpowiem na powyższe pytania oraz opowiem jak GLC wspiera firmy w tym zakresie. Artykuł zawiera praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia KSeF, w tym wybór metody testowej, uwierzytelnienie gospodarcze i tworzenie dostępów dla pracowników.
Czego można się dowiedzieć z artykułu
KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest ogólnopolskim systemem teleinformacyjnym którego zadaniem jest ujednolicenie struktury dokumentów sprzedażowo-zakupowych i uskutecznienia ich wymiany między partnerami biznesowymi.
Ze względu na skalę zmian i tego, że dokumenty w KSeF (zwane fakturami ustrukturyzowanymi) będą miały za zadanie całkowite wyparcie faktur elektronicznych, czy papierowych, Ministerstwo Finansów udostępniło Aplikację Podatnika KSeF która umożliwia testy, a także pełne przejście na rozwiązania cyfrowe. Dzięki zachowaniu struktury .XML i udostępnieniu tokenów autoryzujących, rozwiązanie rządowe nie jest jednak jedynym które będzie można wykorzystać.
W związku ze zbliżającą się datą obligatoryjnego przejścia na to rozwiązanie (będą to odpowiednio 1 lipiec 2024r. dla czynnych podatników VAT i 1 styczeń 2025r. dla podmiotów gospodarczych stosujących zwolnienie z VAT), Biuro Rachunkowe GLC proponuje wdrożenie KSeF w ramach enova365.
Automatyzacja KSeF nie musi być tak znaczną zmianą technologiczną, aby doprowadzić do paraliżu Państwa przedsiębiorstwa. Przy aktywnym wsparciu ze strony GLC ufamy, że wdrożenie KSeF stanowić będzie jedynie kamień milowy w dalszym rozwoju Państwa działalności, a także podniesienia kwalifikacji Państwa kadry.
Dlaczego? W jaki sposób zamierzamy to uzyskać? I z jakiej przyczyny proponujemy enova365? Na te
i inne pytania znajdziecie Państwo w serii artykułów o KSeF w enova365.
Automatyzacja KSeF stworzyła przed dosłownie każdym przedsiębiorcą widmo zmian. Dla części firm nadchodząca zmiana nie okaże się dużą, dla szeregu innych będzie to znaczny skok technologiczny. Otrzymaliśmy wprawdzie od Ministerstwa Finansów Aplikację Podatnika KSeF, jednak jest to rozwiązanie które umożliwi jedynie operację wymiany dokumentów sprzedaży i zakupu, a także edycję części danych podstawowych, wszystko odbywające się z poziomu przeglądarki. Propozycja Ministerstwa Finansów stanowi atrakcyjną, choć minimalną formę dostosowania struktur modelu biznesowego do nowego systemu obiegu dokumentów w KSeF.
Należy pamiętać, że to rozwiązanie wymagać będzie od operatora pewnych działań zachowawczych, ponieważ otwiera przedsiębiorcę na potencjalne niebezpieczeństwa, wśród nich rozliczanie błędnych faktur. Nie oferuje dalszych czynności operacyjnych, przykładowo generowania przelewów i koordynowania relacji faktura-płatność. Nie zabezpiecza także pełnego dostępu do danych, ponieważ ruch poprzez aplikację internetową stwarza realne ryzyko przeciążenia serwerów skutkujące znacznym zwiększeniem czasu oczekiwania. Zarejestrowanych firm w Polsce jest ponad 4 miliony, gdzie zdecydowana większość może starać się wymieniać informacje właśnie tą metodą.
Niemniej w czasie przygotowań i poszukiwań optymalnego rozwiązania proponujemy zapoznanie się z domyślnym narzędziem. Ułatwi to ustalenie realnych potrzeb i wybór optymalnego sposobu koegzystowania z KSeF.
Pierwszą czynnością będzie wybór metody którą chcecie Państwo wykorzystać na rzecz testów. Z oczywistych powodów odradzamy wykorzystanie środowiska produkcyjnego w chwili zaznajamiania się ze zmianami. Udostępnione zostają Państwu jeszcze dwie inne metody: testowa i przedprodukcyjna. Testowa dostarcza dane potrzebne do aktywacji obiegu, choć w wersji zanonimizowanej. Przedprodukcyjna natomiast nie stanowi jeszcze przejścia na automatyzację KSeF, ale daje podgląd na obieg z Państwa danymi produkcyjnymi.
Informacje dodatkowe, wraz z linkami do aplikacji odnajdziecie Państwo poniżej:
Drugim krokiem powinno być przeprocesowanie uwierzytelnienia gospodarczego. To etap który należy przeprowadzić bez względu na ostatecznie wybraną metodę, ponieważ dopiero ta czynność umożliwi Państwu zarządzanie swoim przedsiębiorstwem z uzyciem KSeF.
Trzecim i ostatnim krokiem będzie utworzenie dostępów dla pracowników, firm outsourcingowych czy finalnie oprogramowania.
Pełne informacje dotyczące Aplikacji Podatnika KSeF będziecie Państwo w stanie uzyskać z poziomu adresów:
Jak wspomnieliśmy na początku, rozwiązanie rządowe nie jest jedynym które można efektywnie wykorzystać w swojej pracy. Dokumenty w KSeF to zaledwie część pracy każdej firmy, dlatego zdając sobie z faktycznych potrzeb rynkowych, GLC proponuje też inne rozwiązania.
W tym przypadku zachęcamy do zaznajomienia się z zestawem narzędzi enova365.
Gabriel Serafiński
specjalista ds. systemów IT
