Zasady przetwarzania danych osobowych GLC zostały przygotowane w celu przekazania Ci najważniejszych informacji dotyczących reguł związanych z przetwarzaniem i zapewnieniem ochrony Twoim danym w ramach prowadzonej przez nas działalności.
GLC jest grupą Współadministratorów, o której mowa w art. 26 RODO, w skład której wchodzą następujące podmioty:
Podmioty wchodzące w skład GLC zawarły w dniu 25 maja 2018 r. Umowę współadministrowania danymi, na mocy której wspólnie postanowiły wdrażać i utrzymywać środki zapewniające bezpieczeństwo i poufność Twoich danych osobowych. W sprawach związanych z danymi osobowymi, spółką zajmującą się kwestią ochrony danych osobowych jest GLC Legal Kubista, Szymik. Kancelaria Adwokatów i Doradców Podatkowych Spółka partnerska z siedzibą w Katowicach. Niezależnie od tego, możesz wykonywać przysługujące Ci prawa, wynikające z RODO (i wskazane w Polityce) wobec każdej ze spółek wchodzących w skład GLC.
Z każdym z Administratorów możesz się skontaktować pod adresem: ul. Uniwersytecka 13, 40 – 007 Katowice lub wysyłając wiadomość e-mail pod adres mailowy: kontakt@glc.pl z dopiskiem „dane osobowe” oraz wskazaniem którego współadministratora dotyczy wiadomość.
Z Administratorami, których siedziba lub miejsce prowadzenia działalności jest inne niż ul. Uniwersytecka 13, 40 – 007 Katowice możesz się także skontaktować odpowiednio:
Współadministratorzy na Inspektora Ochrony Danych (IOD) wyznaczyli Mariusza Jarosza, z którym można skontaktować się telefonicznie (+48502856288) lub mailowo (mjarosz@glc.pl).
Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt z GLC, przekazując nam swoją wizytówkę, umawiając się na spotkanie lub wyrażając chęć nawiązania z nami współpracy. Dane pozyskiwać możemy również w procesie rekrutacji, gdy składasz do nas dokumenty aplikacyjne, uzyskując je od naszych kontrahentów w ramach istniejących współzależności pomiędzy partnerami biznesowymi. Dane możemy uzyskać również od organów i instytucji publicznych, które kontaktują się z nami w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą.
Klienci i Kontrahenci GLC
Dane osobowe pozyskujemy głównie w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Jeżeli jesteś naszym Klientem i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę albo jednostkę organizacyjną, Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt ze Spółkami GLC, m.in. poprzez wysyłanie nam maila, czy kontakt telefoniczny lub bezpośrednio w naszej siedzibie. Twoje dane osobowe uzyskać możemy także od innych partnerów biznesowych i gospodarczych, którzy z Tobą współpracują (np. w ramach obsługi grup kapitałowych lub podmiotów powiązanych gospodarczo i osobowo) oraz od organów i instytucji publicznych np. w ramach świadczenia przez nas nieodpłatnej pomocy prawnej z urzędu, czy wykonywania zawodu biegłego rewidenta lub syndyka.
Dane Zamawiających, Wykonawców i Podwykonawców, a także ich pracowników i współpracowników możemy uzyskać także w ramach uczestnictwa w postępowaniach przetargowych
Jeżeli jesteś pracownikiem lub współpracownikiem spółki, jednostki organizacyjnej, czy przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, a GLC przetwarza Twoje dane osobowe, choć nigdy bezpośrednio nam ich nie podałeś – zdarza się, że Twoje dane mogą zostać nam przekazane przez podmioty trzecie, na Twoją prośbę lub w związku z Twoimi obowiązkami służbowymi. Twoje dane może przekazać nam Twój pracodawca lub podmiot współpracujący z Tobą na podstawie umowy zlecenia, aby umożliwić nam nawiązanie kontaktu z Tobą w związku ze współpracą, jaką podejmujemy z podmiotem, w którym jesteś zatrudniony.
Osoby ubiegające się o zatrudnienie w Spółkach Współadministrujących w ramach GLC
Jeżeli podejmujesz działania, żeby nawiązać z nami współpracę i chcesz wysłać do którejś z naszych Spółek swoje CV lub list motywacyjny czy inne dokumenty aplikacyjne, Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie, aby móc skontaktować się z Tobą i uwzględnić Cię w procesie rekrutacji.
Zdarza się, że korzystamy z pomocy podmiotów zajmujących się wspomaganiem procesu rekrutacji pracowników – np. portali internetowych umożliwiających zamieszczenie ogłoszeń o pracę. W takim przypadku Twoje dane osobowe są nam przekazywane przez te podmioty, na Twoją prośbą i za Twoją zgodą.
Przedstawiciele organów i instytucji publicznych
W związku ze specyfiką prowadzonej przez Współadministratorów działalności gospodarczej, nawiązujemy bardzo często kontakt z organami i instytucjami publicznymi, w ramach którego pozyskujemy dane osobowe przedstawicieli, pracowników i współpracowników tychże organów i instytucji. Wówczas dane osobowe przetwarzamy w związku z doręczeniem do nas pisma, na którym dane są wskazane lub w związku z kontaktem telefonicznym.
Dane w aktach sprawy
Dane osób fizycznych przeprowadzających i uczestniczących w postępowaniach kontrolnych oraz audytach, świadków, biegłych, stron i uczestników postępowań, jak również dane innych osób fizycznych podane w związku z toczącymi się postępowaniami przed organami administracji publicznej i instytucjami uzyskujemy w ramach wymiany korespondencji, upoważnień do przeprowadzenia określonych czynności lub innych pism związanych z postępowaniami i uczestniczenia w posiedzeniach i rozprawach.
Prowadzenie działalności gospodarczej
Jeżeli Twoje dane osobowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą one wykorzystywane dla potrzeb realizacji oferowanych przez nas usług m.in. z zakresu fintech, doradztwa prawnego i podatkowego, audytu finansowego, księgowego i śledczego, badania sprawozdań finansowych, księgowości i outsorcingu księgowego, outsorcingu kadr i płac oraz HR, controllingu i rachunkowości zarządczej, doradztwa biznesowego i interim management, w zależności od obszaru i specyfiki nawiązanej między nami współpracy. Dane możemy też wykorzystywać do wykonywania zobowiązań i realizacji obowiązków wynikających z zawartej umowy, rozpatrywania Twoich roszczeń i umożliwienie Ci realizacji Twoich praw. Obejmuje to w szczególności otrzymanie od Ciebie danych kontaktowych, pozwalających GLC nawiązać i utrzymać z Tobą kontakt w toku współpracy.
Dane, które zostały nam udostępnione przez Ciebie lub inny podmiot mogą być także przetwarzane w związku z wykonywaniem przez nas czynności w zakresie realizacji prawnych interesów. Na tym gruncie możemy przetwarzać Twoje dane m.in. w ramach dążenia do uzyskania prawa realizacji zadania publicznego, jak również zapewnienia należytego funkcjonowania Współadministratorów oraz w związku z wykonaniem praw dotyczących dochodzenia roszczeń i obsługi prawno – organizacyjnej.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną – Twoje dane osobowe przetwarzamy również w celach podatkowych, prawnych i księgowych. Potrzebujemy ich, aby ujawnić stosowne dane na umowie lub fakturze, jak również – aby wykorzystać je przy prowadzeniu naszej ewidencji podatkowej. Zawsze jednak przetwarzanie Twoich danych osobowych będzie związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą.
Jeżeli jesteś pracownikiem naszego Klienta, Twoje dane osobowe będą nam w szczególności potrzebne w celu nawiązania i utrzymania kontaktu z podmiotem, w którym pracujesz – ponownie, wyłącznie w celach gospodarczych.
Prowadzenie serwisu https://glc.pl
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszego serwisu internetowego https://glc.pl. W związku z powyższym, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w szczególności do zapewnienia Ci możliwości kontaktu z GLC przy użyciu naszego formularza kontaktowego, co pozwala na usprawnienie komunikacji oraz formularza rekrutacyjnego, dzięki któremu możesz w łatwy sposób przesłać do nas dokumenty aplikacyjne i zgłosić chęć podjęcia zatrudnienia u jednego ze Współadministratorów.
Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z prowadzeniem serwisu, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GLC w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.
Rekrutacja
Jeżeli ubiegasz się o zatrudnienie w GLC, Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w celu prowadzenia procesu rekrutacji. Wykorzystujemy Twoje dane, aby zapoznać się z Twoim wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, ocenić Twoją przydatność do pracy w GLC, wreszcie – aby nawiązać z Tobą kontakt i zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.
Jeżeli po przeprowadzonej rekrutacji zdecydujemy się na zatrudnienie Ciebie, dane osobowe podane w toku rekrutacji mogą być wykorzystane na potrzeby przyszłego zatrudnienia – abyś nie musiał ich ponownie podawać. Najczęściej, dane osobowe podane przez Ciebie w CV oraz w liście motywacyjnym są przechowywane w Twojej teczce pracowniczej.
Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z rekrutacją, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GLC w celach marketingowych.
Nawiązanie kontaktu
Jeżeli wysyłasz nam mail lub nawiązujesz z GLC kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej https://glc.pl, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celu prowadzenia z Tobą korespondencji i odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytania, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości.
Jeżeli kontaktujesz się z nami w celach biznesowych, Twoje dane osobowe mogą być wtedy wykorzystywane w celu skierowania do Ciebie oferty handlowej – ale wyłącznie w zakresie, w którym tego żądasz i w stosunku do skierowanego przez Ciebie zapytania.
Niezależnie od powyższego, nawet jeżeli komunikację nawiążemy w celach biznesowych, nie będziemy bez Twojej zgody wykorzystywać Twoich danych osobowych w celach marketingowych w związku z ofertami innymi niż ta, której przesłania wyraźnie zażądałeś nawiązując kontakt.
Dochodzenie i obrona roszczeń
Zdarza się, że Twoje dane osobowe będziemy musieli wykorzystać dla dochodzenia, czy obrony naszych praw, w tym przed sądem. Mamy nadzieję, że do tego nie dojdzie, ale jeżeli powstanie pomiędzy nami jakikolwiek spór – być możemy będziemy zmuszeni wykorzystać Twoje dane osobowe w toku postępowania sądowego, arbitrażowego lub mediacyjnego. W takim przypadku Twoje dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie w niezbędnym zakresie i w związku z prowadzonymi rozmowami lub postępowaniem. Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy, aby wezwać Cię na świadka w sprawie, lub – jeżeli jesteś naszym Kontrahentem lub Klientem– w związku z tym, że będziesz stroną w sprawie.
Cele marketingowe
Jeżeli wyrazisz na to zgodę – Twoje dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez GLC również dla celów marketingowych, czyli w ramach promowania naszej oferty produktów oraz usług. W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować Ci nasz nowy asortyment produktów lub usług, jak również nowe rozwiązania handlowe lub biznesowe stosowane w naszej działalności. Chcemy również informować Cię o naszych promocjach lub akcjach.
Dodatkowo, o ile w toku współpracy wyrazisz odrębną zgodę na komunikację handlową drogą elektroniczną lub telefoniczną, będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail oraz numer telefonu w celu komunikowania naszej oferty handlowej.
Prowadzenie portalu internetowego https://glc.pl oraz fanpage’a GLC na portalu facebook
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszej strony internetowej https://glc.pl oraz fanpage’a prowadzonego na portalu facebook pod adresem https://www.facebook.com/GLCPodatkiPrawoAudytKsiegowoscHR/ w tym w celu umożliwienia Ci utrzymywania z nami kontaktu za pośrednictwem portalu i fanpage’a, a także dostępu do aktualnych informacji z zakresu prowadzonej przez nas działalności.
Obsługa prawno – organizacyjna GLC
Dane osobowe, których potrzebujemy do realizacji naszych praw i egzekwowania obowiązków innych podmiotów, podejmujących z nami współpracę lub w stosunku do których przysługuje nam roszczenie, przetwarzamy w obrębie obsługi prawno – organizacyjnej GLC. Celem realizowanych w ramach tej jednostki zadań jest wykorzystywanie danych osobowych do wykonywania czynności w zakresie przygotowywania, instrumentów prawnych, umów, pism procesowych i pozaprocesowych, opinii prawnych oraz przeprowadzania analiz prawnych związanych z respektowaniem ustanowionych norm prawnych.
Dane osobowe, które wykorzystujemy do spisania i zawarcia umowy przetwarzane są na podstawie niezbędności do celów wykonania umowy, natomiast dane związane z uczestnictwem z postępowaniach przed Sądami powszechnymi, administracyjnymi, arbitrażowymi, organami administracji publicznej i w postępowaniu mediacyjnym przetwarzamy w oparciu o nasz uzasadniony interes prawny.
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Jeżeli jesteś naszym Klientem, beneficjentem rzeczywistym Klienta, osobą reprezentującą Klienta, bądź osobą upoważnioną do działania w imieniu Klienta Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu realizacji obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, które ciążą na Współadministratorach, polegających w szczególności na: rozpoznawaniu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, stosowaniu wobec podmiotów i osób korzystających z usług Współadministratorów środków bezpieczeństwa finansowego.
GLC zapewnia, że Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w sposób zgodny z prawem. Oznacza to, że zawsze będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na konkretnej podstawie, którą będziemy w stanie wykazać. Podstawa przetwarzania danych osobowych może różnić się w zależności od celu, w którym przetwarzamy dane osobowe.
Prowadzenie działalności gospodarczej przez GLC
Dane osobowe Klientów i Kontrahentów przetwarzamy głownie w zakresie niezbędności ich wykorzystania w celu realizacji zawartej przez nas umowy lub działanie na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust 1 lit. b RODO). Jeżeli stroną umowy jest inny podmiot, niż Ty (np. Twoje dane pozyskaliśmy od Twojego pracodawcy lub podmiotu współpracującego albo w komunikacji występujesz jako reprezentant spółki lub jednostki organizacyjnej) podstawą przetwarzania danych osobowych będzie wykorzystanie Twoich danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez GLC oraz ten podmiot (stronę trzecią), np. w celu utrzymywania kontaktu pomiędzy nami w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
Z realizacją naszych prawnie uzasadnionych interesów wiązać się może również przetwarzania danych na potrzeby dokonywania operacji w obrębie wzajemnych rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych może być także niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym – w zakresie wykonania zadania publicznego na rzecz Zamawiającego zgodnie z umową w celu publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
Dane wykorzystywać też możemy w oparciu o przepisy prawne nakładające na nas obowiązki, które nierozłącznie wiążą się z koniecznością przetwarzania przez nas danych osobowych – np. obowiązki podatkowe. Wówczas podstawą przetwarzanych przez nas danych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W pozostałym zakresie dane osobowe możemy przetwarzać także na podstawie udzielonej nam zgody.
Prowadzenie strony https://glc.pl
Dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony internetowej, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego.
Pliki cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Stosowane przez nas pliki cookies służą przede wszystkim do optymalizacji korzystania z naszych stron internetowych, tworzenia statystyk ich odwiedzin oraz do utrzymywania sesji użytkownika po jego zalogowaniu się do określonych stron (brak konieczności ponownego wpisywania loginu i hasła w określonym czasie trwania sesji). Przetwarzanie Twoich danych osobowych w tym zakresie następuje z powołaniem się na nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 pkt f RODO) oraz na podstawie Twojej zgody, wyrażonej przez Ciebie poprzez zaakceptowanie zbierania i wykorzystywania przez nas pliku cookies w formularzu internetowym.
Rekrutacja
W procesach rekrutacji staramy się w każdym możliwym przypadku uzyskać Twoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji, prosząc Cię o zawarcie stosownej zgody w przekazanym nam przez Ciebie CV lub liście motywacyjnym, czy innym dokumencie aplikacyjnym. Pozwala to na uniknięcie wątpliwości co do tego, czy mamy prawo wykorzystywać wszystkie dane osobowe ujawnione przez Ciebie w przesłanych dokumentach lub w toku procesu rekrutacji. Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 pkt a RODO).
Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym obrębie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować i przeprowadzić procesu rekrutacji.
Nawiązanie kontaktu
Jeżeli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, przetwarzanie Twoich danych osobowych jest nam niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. b).
W tym przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie więc wyrażona przez Ciebie zgoda, albo niezbędność wykorzystanie Twoich danych osobowych do podjęcia działań zgodnie z Twoim żądaniem, przed zawarciem Umowy. Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda.
Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania kontaktu.
Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym zakresie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować.
Dochodzenie i obrona roszczeń
Jeżeli Twoje dane będziemy wykorzystywać w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie uzasadniony interes prawny GLC jako administratora danych osobowych. Wykorzystanie Twoich danych będzie bowiem niezbędne do ochrony interesów GLC, np. w zakresie ściągania wierzytelności, obrony przed nieuzasadnionymi zarzutami, etc. (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
Dane w aktach sprawy
Dane udostępnione nam w ramach uczestniczenia w postępowaniach przed Sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi, organami administracji publicznej i instytucjami przetwarzamy w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów administratora związanych z koniecznością zachowania płynności finansowej i funkcjonowania Współadministratorów zgodnie z przepisami prawa (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 pkt d RODO) lub wykonania ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 pkt c)
Cele marketingowe
Twoje dane osobowe w celach marketingowych będziemy przetwarzać wyłącznie na podstawie Twojej zgody, uprawniającej GLC do przesyłania Ci wiadomości handlowych i marketingowych. Dbamy o to, abyś wyrażając zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych zawsze był tego świadomy i wiedział, że Twoje dane posłużą nam również do przedstawiania Ci informacji o naszych produktach, czy promocjach.
Nigdy nie uzależniamy możliwości nawiązania i utrzymywania z nami współpracy od wyrażenia przez Ciebie zgody na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych. Jest to całkowicie dowolne i dobrowolne. W każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda.
Obsługa prawno – organizacyjna Administratora
Dane osobowe, które wykorzystujemy do spisania i zawarcia umowy lub posłużenia się innym instrumentem prawnym przetwarzane są na podstawie niezbędności przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast dane, których używamy w związku z egzekwowaniem Twoich obowiązków i realizacją naszych praw przetwarzany w oparciu o nasz uzasadniony interes prawny (art. 6 ust. 1 pkt f RODO).
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Dane gromadzone i przetwarzane w związku z koniecznością realizacji obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c RODO. Obowiązek prawny, który wskazany jest w art. 6 ust. 1 pkt c RODO wynika z Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 593 ze zm.), zgodnie z którą Współadministratorzy zostali uznani za instytucje obowiązane do wprowadzenia środków mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym obowiązek przetwarzania danych osobowych Klientów, ich beneficjentów rzeczywistych, osób upoważnionych do działania w imieniu Klientów oraz członków organów.
Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:
Jeżeli jesteś naszym Klientem lub Kontrahentem albo występujesz w jego imieniu
Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres realizacji umowy lub okres współpracy. Po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań w ramach ochrony danych osobowych, jak również przez okres przedawnienia roszczeń związanych ze współpracą wynikających z właściwych przepisów prawa. W związku ze współpracą dane osobowe przetwarzać będziemy nie dłużej niż do końca następnego roku kalendarzowego, po którym nastąpiło przedawnienie roszczeń. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych – przetwarzamy przez pięć lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dane możemy też przetwarzać i przechowywać przez okres wynikający z przepisów odrębnych.
Jeżeli swoje dane osobowe ujawniasz nam w związku z prowadzoną rekrutacją
Twoje dane osobowe będziemy przechowywać przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a jeżeli akurat nie prowadzimy rekrutacji – przez okres sześciu roku od dnia otrzymania Twojego CV lub listu motywacyjnego dla potrzeb bieżących i przyszłych rekrutacji. Przechowywanie Twoich danych osobowych przez ten okres pozwoli nam nawiązać z Tobą kontakt, jeżeli rozpoczniemy działania w zakresie zatrudnienia w późniejszym okresie. W przypadku doręczenie do nas dokumentów aplikacyjnych bez prowadzonego procesu rekrutacji, dane przetwarzać będziemy przez okres roku od dnia ich doręczenia na potrzeby bieżących i przyszłych rekrutacji.
Jeżeli nawiązujesz z nami komunikację
Twoje dane osobowe przetrzymujemy przez cały okres komunikacji i korespondencji, a załatwieniu sprawy lub udzieleniu Ci kompletu odpowiedzi – przechowujemy te dane jeszcze przez okres nie dłuższy niż pięć (5) lat od zakończenia komunikacji, aby umożliwić Ci w razie czego powrót do wcześniejszych rozmów i zagadnień, oraz aby rozliczyć się z naszych działań w zakresie ochrony danych osobowych. W każdym przypadku dane osobowe są przetwarzane przez okres nie krótszy niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych związanych z czynnością, a w odniesieniu do dokumentów księgowych lub źródłowych – również nie krócej niż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z czynnością, ze względu na konieczność przechowywania przez ten okres dokumentacji księgowej lub podatkowej.
Dane w aktach sprawy
Dane pozyskane w związku z prowadzonymi kontrolami i audytami oraz prowadzeniem rachunkowości i księgowości w ramach rozliczalności GLC przechowywane mogą być przez cały okres toczącej się kontroli oraz przez okres wymagany odrębnymi przepisami w związku z koniecznością prowadzenia ksiąg rachunkowych GLC i wypełniania innych ciążących na administratorze danych osobowych obowiązkach. W każdym przypadku dane osobowe są przetwarzane przez okres nie krótszy niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych związanych z czynnością, a w odniesieniu do dokumentów księgowych lub źródłowych – również nie krócej niż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z czynnością, ze względu na konieczność przechowywania przez ten okres dokumentacji księgowej lub podatkowej.
Dane uzyskane w celach marketingowych
Dane, które przetwarzamy na podstawie udzielonej nam zgody – w tym w calach marketingowych przetwarzamy od czasu jej wyrażenia do dnia jej cofnięcia, chyba że w dokumencie zgody zastrzeżono krótszy termin przechowywania i przetwarzania danych osobowych. W każdym przypadku dane osobowe są przetwarzane przez okres nie krótszy niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych związanych z czynnością, a w odniesieniu do dokumentów księgowych lub źródłowych – również nie krócej niż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z czynnością, ze względu na konieczność przechowywania przez ten okres dokumentacji księgowej lub podatkowej.
Dane przetwarzane w zakresie obsługi ogólnoadministracyjnej Współadministratorów
Dane przetwarzane są cały okres współpracy oraz obowiązywania umów związanych z wykonywanymi czynnościami, a po tym okresie – okres wymagany przepisami prawa dla utrzymywania dokumentacji związanej z danymi czynnościami. Dane w pismach lub dokumentach są przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od momentu odbioru korespondencji, o ile z innych czynności przetwarzania nie wynika dłuższy obowiązek. W każdym przypadku dane osobowe są przetwarzane przez okres nie krótszy niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych związanych z czynnością, a w odniesieniu do dokumentów księgowych lub źródłowych – również nie krócej niż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z czynnością, ze względu na konieczność przechowywania przez ten okres dokumentacji księgowej lub podatkowej.
Dane przetwarzane w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Dane osobowe przetwarzane będą przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z Klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne, bądź w wypadku sporządzenia bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku ich przeprowadzenia.
Dbamy o to, aby Twoje dane osobowe były przekazywane wyłącznie tym osobom, które muszą mieć do niech dostęp w celu prawidłowego wywiązania się przez GLC z naszej współpracy, realizacji naszych zadań statutowych lub w związku z ciążącymi na GLC obowiązkami prawnymi. Twoje dane osobowe będą udostępniane:
W żadnym wypadku GLC nie udostępni Twoich danych podmiotom trzecim w celach komercyjnych.
Nie sprzedajemy Twoich, nie musisz się więc obawiać, że trafią one do kogokolwiek, komu nie chciałeś udostępnić swych danych.
Zasady przetwarzania danych osobowych
GLC dokłada wszelkiej staranności, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem i z poszanowaniem zasad ich przetwarzania wskazanych w RODO. Podstawowe zasady i standardy przetwarzania danych osobowych w naszej spółce określa szczegółowa Polityka ochrony danych osobowych, z którą obligatoryjnie zapoznaje się każdy nasz pracownik oraz współpracownik. Dzięki temu czuwamy, aby wszystkie osoby zaangażowane w naszą działalność były świadome znaczenia konieczności zapewnienia należytego przetwarzania Twoich danych osobowych.
Podstawowymi zasadami, które przyświecają nam w procesie przetwarzania Twoich danych osobowych są:
Bezpieczeństwo danych osobowych
Jak wspomnieliśmy wyżej, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zmierzające do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa Twoich danych osobowych przed ich (zawinionym albo przypadkowym) zniszczeniem, utraceniem, zmodyfikowaniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępie.
Na środki te składają się zabezpieczenia techniczne (należyta ochrona pomieszczeń oraz systemów, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe; zabezpieczenia uniemożliwiające osobom postronnym zapoznanie się z treścią dokumentów zawierających dane osobowe, tworzenie kopii zapasowych, etc.) oraz reguły i procedury, których przestrzegania wymagamy od wszystkich naszych pracowników i współpracowników.
Wspólnie, stosowane środki pozwalają nam należycie ochronić Twoje dane osobowe przez utratą lub ujawnieniem. Dodatkowo, cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym.
W związku z przetwarzaniem przez GLC Twoich danych osobowych przysługuje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. Skorzystanie z tych praw jest nieodpłatne, a GLC dokłada wszelkich starań, by było również proste w realizacji.
Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
W stosunku do przetwarzania przez nas danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:
Uprawnienia, o których mowa powyżej może wykonywać poprzez ich zgłaszanie na nasz adres mailowy: kontakt@glc.pl z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez GLC.
Prawo do sprzeciwu
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że przysługuje Ci prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Jeżeli uznasz, że w sytuacji przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o interes publiczny lub interes prawny GLC lub jakiejkolwiek strony trzeciej – przetwarzamy Twoje dany w zbyt szerokim zakresie (w sposób nieadekwatny) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych. To samo uprawnienie przysługuje Ci, jeżeli w jakimkolwiek czasie uznasz, że nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośrednio. Po zgłoszeniu sprzeciwu – nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym zakresie i w tym celu, o ile nie będzie to konieczne ze względu na istnienie jakiś ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania przez nas Twoich danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności; lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń.
Uprawnienia, o których mowa powyżej może wykonywać poprzez ich zgłaszanie na nasz adres mailowy: kontakt@glc.pl z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez GLC.
Prawo do złożenia skargi
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
