Czym różni się aplikacja podatnika KSeF z systemem ERP enova365? Jakie są różnice w funkcjonalności i korzyściach dla przedsiębiorców? W artykule opisujemy manualne procesy związane z użyciem Aplikacji Podatnika oraz zalety automatyzacji oferowane przez enova365. Przedstawiamy także praktyczne aspekty wdrożenia enova365, w tym import danych, dostęp do historii, automatyzację procesów oraz integrację z księgowością. W artykule omawiamy również zagrożenia związane z KSeF oraz sposoby ich minimalizacji za pomocą enova365.
Czego można się dowiedzieć z artykułu
W przypadku ilości różnic pojawi się ich dość dużo. Aplikacja Podatnika KSeF to miejsce które wymaga manualnego przeprowadzenia całego procesu fakturowania i odbierania, jedyną korzyść jaką w tym momencie daje automatyzacja KSeF jest przeniesienie dokumentu między podmiotami i wykorzystanie rządowych serwerów do przechowywania informacji handlowych.
Wykorzystanie aplikacji zewnętrznych do których zalicza się oprogramowanie ERP, czy niektóre programy fakturujące udostępnia Państwu szereg działań dodatkowych.
Najważniejsze udogodnienia i najczęściej przewijające się pytania klientów zostały omówione poniżej:
Niestety w przypadku każdej nowej technologii pojawiają się też zagrożenia za nimi idące. Na początku tego artykułu wspomnieliśmy, że ważne będzie też wdrożenie działań zachowawczych zwiększających bezpieczeństwo użytkowania.
Sam proces obiegu dokumentów w KSeF nie jest objęty żadnymi zabezpieczeniami. System nie będzie weryfikował nadawcy i odbiorcy. Błąd powstały przy generowaniu faktury sprawi jej przeniesienie do innego podatnika. To zatem otwiera drogę nie tylko przypadkowemu generowaniu dokumentów, ale też celowemu umieszczaniu błędnych faktur u odbiorców.
Zauważyć jednak należy, że zmieni się także sama metodyka dostarczania dokumentów. Obecność faktury ustrukturyzowanej nie będzie opatrzona adnotacją dla przedsiębiorcy, zatem umieszczenie dokumentu w przeszłości może powodować jej przeoczenie. Znikną także proformy, duplikaty, a generowanie korekt będzie procesem bardziej złożonym.
Kolejnym elementem wrażliwym jest sam token. Należy traktować go z najwyższą klasą zabezpieczeń, ponieważ stanowi on furtkę do Państwa dokumentacji. Token główny przekazany przypadkowo podmiotowi zewnętrznemu może powodować nawet utratę dostępu do platformy, czy narazić firmę na upublicznienie danych. Utworzony token jest też aktywny bezterminowo i nie przechowuje danych historycznych.
W przypadku KSeF należy pamiętać też o początkowym chaosie który niestety zapanuje w chwili obowiązkowego przejścia na to rozwiązanie, co znacząco utrudni dostęp informacyjny po stronie Ministerstwa Finansów, a także może powodować blokowanie się witryny rządowej.
Praktycznie każdy z możliwych błędów możliwy jest do ograniczenia po stronie enova365. Zachęcamy do rozważenia przygotowania się do nadchodzącej zmiany przez wsparcie się na tym oprogramowaniu które nie tylko jest przygotowywane przez producenta, ale przechodzi także przez procesy adaptacyjne wdrażane przez GLC IT które jest autoryzowanym partnerem.
Automatyzacja KSef przyniesie wszystkim przedsiębiorcom szereg zmian i może powodować początkową dezorientację spowodowaną obsługą nowego procesu. Chcąc zredukować impakt GLC GLC udostępnia w swoich social mediach szereg sugestii i materiałów będących opracowaniem prawników, księgowych i informatyków.
Celem przygotowania się i zabezpieczenia się przed wieloma możliwymi problemami zachęcamy do zaznajomienia się z tematyką KSeF jeszcze w początkowym okresie roku 2024.
Zachęcamy też do odsłuchania omówienia przypadku KSeF ze strony informatycznej przeprowadzonego przez Aleksandra Wojtasiewicza i Michała Jednakiego.
W przypadku pojawienia się dodatkowych pytań, czy potrzeby omówienia przypadku zachęcamy do podjęcia kontaktu z jednym z pracowników GLC IT, którzy chętnie udzielą odpowiedzi na wszystkie Państwa wątpliwości.
Gabriel Serafiński
specjalista ds. systemów IT
