W artykule przedstawię wszechstronne oprogramowanie klasy ERP, enova365, które jest wykorzystywane do integracji i zarządzania różnorodnymi procesami biznesowymi. Opiszę, jak enova365 dzięki swojej wielozadaniowości i elastyczności, może być dostosowany do specyficznych potrzeb firm z różnych branż. Oprogramowanie umożliwia modyfikacje i personalizację, co sprawia, że jest idealne zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm. W artykule również szczegółowo omówimy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w enova365, podkreślając korzyści oraz proces implementacji.
Czego dowiesz się z artykułu?
enova365 jest oprogramowaniem klasy ERP które sukcesywnie wykorzystujemy od wielu lat. Jego główną siłą jest wielozadaniowość i plastyczność, która znacząco umożliwia dopasowanie produktu pod zapotrzebowanie klienta. Jest to też program który udostępnia modyfikacje wykraczające daleko poza początkowe założenia producenta. Dzięki zastosowaniu różnorakich modułów i rozszerzeń przygotowujemy produkt pod indywidualny profil działania danej firmy, to zaś pozwala na odnalezienie się się w nim przykładowo biur rachunkowych, firm spedycyjnych, sklepów, firm farmaceutycznych, hoteli czy też podmiotów zarządzających nieruchomościami. Cały proces ma na celu zwiększenie efektywności, przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładu czasowego potrzebnego do wykonania zadania.
GLC zdając sobie sprawę z istoty mobilności wyszło naprzeciw Partnerów dostarczając rozwiązanie, które skutecznie może być wykorzystane także poza biurem.
Posiadając jedynie dostęp do internetu każdy operator może logować się do programu z poziomu przeglądarki internetowej, czy aplikacji mobilnej. To z kolei przekłada się na komfort pracy przedstawicieli handlowych, delegatów i właścicieli firm, a stacjonarnym pracownikom oferuje oderwanie od biurek i większą swobodę przy choćby obsłudze klienta.
Proponujemy także przygotowanie serwerów po naszej stronie co przekłada się na minimalizację kosztów eksploatacyjnych, brak potrzeby zwiększania kadry, usługi dostępne bez ograniczeń czasowych, oraz łatwą wymianę informacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu enova365 jest naszą propozycją nie tylko dla dużych firm, ale wpasuje się też w zapotrzebowanie mikroprzedsiębiorców, czy sektora małych i średnich przedsiębiorców.
KSeF stanowić będzie wyzwanie dla każdego. Dla jednych firm będzie to pierwsza styczność z prowadzeniem magazynu w formie elektronicznej. Dla innych stanowić będzie to dodaną funkcję, lub pewne jest przebudowanie. Bez względu na przewidywany zakres zmian, pierwszy kontakt z fakturą strukturyzowaną będzie wymagał przygotowań. Wdrażając KSeF dążymy do standaryzacji danych, co przełoży się na ich wyższą jakość i finalnie zredukuje problemy z dokumentacją.
Poza obowiązkową autoryzacją Państwa przedsiębiorstwa, która odbywa się przy pierwszym logowaniu na stronie internetowej, należy przygotować też samą witrynę pod odpowiednią jej eksploatację.
Gdy zdecydujecie się Państwo na operacje po stronie Aplikacji Podatnika KSeF, to zachęcamy do zaznajomienia się z oficjalnym podręcznikiem użytkownika przygotowanym przez Ministerstwo Finansów: https://www.podatki.gov.pl/media/9486/podr%C4%99cznik-u%C5%BCytkownika-aplikacji-podatnika-ksef_31072023.pdf
W przypadku enova365 to potrzeba utworzenia tokena który będzie wykorzystywany do uwierzytelnienia żądań wymiany danych. Umożliwia on pobranie wszystkich faktur przebywających w buforze KSeF, porównanie list dokumentów, obróbkę przy użyciu oprogramowania ERP i wysłanie dokumentów kupującemu.
Wdrożenie KSeF w enova365 zostało zaplanowane przez producenta jeszcze początkiem roku 2023 i od tej pory procedura uległa jedynie niewielkim przekształceniom celem usprawnienia i optymalizacji procesu. Kluczowy w tym przypadku jest token który dostarczacie Państwo jednemu z naszych pracowników.
Jeżeli aktywnie wykorzystujecie Państwo enova365 w swojej codziennej pracy, to konfiguracja nie zajmie więcej niż dwie godziny i umożliwi dostęp do wszystkich funkcjonalności związanych z KSeF. Całość odbywać może się w tle Państwa bieżących zadań.
W przypadku nowych Partnerów pojawia się także potrzeba utworzenia nowej bazy danych i wypełnienia jej danymi archiwalnymi. W takiej sytuacji zachęcamy do kontaktu z jednym z pracowników GLC IT którzy chętnie wesprą Państwo w czynnościach przygotowawczych.
Jednak bez względu na to, czy wykorzystujecie Państwo enova365, czy pojawi się potrzeba utworzenia podstawowej bazy, to czynność przeprowadzona w ten sposób zdejmuje z Państwa potrzebę przygotowania platformy KSeF.
Gabriel Serafiński
specjalista ds. systemów IT
