Największe wyzwania KSeF – czego jeszcze nie wiemy, a powinniśmy przed wdrożeniem

Już za kilka miesięcy wszyscy podatnicy VAT posiadający siedzibę działalności lub stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium Polski, zostaną objęci KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur.

Czego dowiesz się z artykułu:

• Termin wdrożenia – czy są planowane zmiany?
• Proces fakturowania, zmiany w obiegu dokumentów, integracja systemów – co trzeba zmodyfikować?
• Wyjątki od obowiązku – kto nie musi wystawiać faktur za pośrednictwem KSeF?

A może jednak zmiana terminu wdrożenia..?

W komentarzach analityków pojawiają się dyskusje o dalszych zmianach w obszarze obowiązków, lub przewidywanych kar, ale nie o kolejnym przesunięciu daty wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

Zgodnie z uchwalonymi przepisami, Ministerstwo Finansów zaplanowało fazowanie:

• Od 1 lutego 2026 KSeF zacznie obowiązywać przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 KSeF zacznie obowiązywać pozostałych podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2027 KSeF obejmie najmniejszych przedsiębiorców, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, oraz tych, których łączna wartość miesięcznej sprzedaży (wraz z podatkiem i udokumentowanej fakturą) nie przekracza 10 tys. zł.

Docelowo KSeF ma być stosowany przez wszystkich podatników, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Co istotne, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur z wykorzystaniem KSeF już od 1 lutego 2026.  

W konsekwencji, już od 1 lutego 2026 wielu przedsiębiorców może znaleźć się w sytuacji, w której faktury będą mu dostarczane zarówno w formie „tradycyjnej”, jak i z wykorzystaniem platformy KSeF.

Aby zminimalizować ryzyko płynące z potencjalnej dezorganizacji pracy zespołów zaangażowanych w przepływ dokumentów w firmie, warto już teraz pochylić się nad zaprojektowaniem i wdrożeniem właściwych procedur, tj.: 

• doprecyzować kto i za co odpowiada, upoważnić oraz przeszkolić właściwe osoby w ramach przedsiębiorstwa,
• zdefiniować nowy obieg dokumentów z uwagą na możliwość wystąpienia np. faktur poufnych,
• ustalić ewentualne procedury z aktualnymi partnerami biznesowymi.

Rzetelnie przygotowana procedura KSeF może stać się narzędziem usprawniającym procesy fakturowania, ułatwiającym kontrolę wewnętrzną i podnoszącym bezpieczeństwo danych finansowych.

Kogo ominie rewolucja?

Na dzień dzisiejszy, ustawodawca wymienia kilka grup podmiotów, które nie zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF:

• podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca jej prowadzenia, na terenie Polski,
• podatnicy wystawiający faktury w procedurze OSS oraz IOSS, w obszarze faktur wystawianych za pośrednictwem tych procedur,
• osoby korzystające ze szczególnej procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• podatnicy wystawiający faktury na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), w obszarze tych faktur,
• podmioty świadczące usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz przewoźnicy m.in. kolejowi, autobusowi czy lotniczy, wystawiający fakturę w formie biletu jednorazowego, usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, podmioty świadczące dostawę towarów i usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, pod warunkiem, że nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP, lub sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

KSeF to konieczność ustalenia procedur wewnętrznych, opracowania relacji z kontrahentami, jak również aspekty techniczne – to wszystko wymaga czasu i dokładnego przygotowania. Mając świadomość skali przedsięwzięcia, można jeszcze dobrze wykorzystać nadchodzące miesiące.