Największe wyzwania KSeF – czego jeszcze nie wiemy, a powinniśmy przed wdrożeniem

Już za pół roku wszystkie firmy będące czynnymi podatnikami VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Nadal jednak wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, jak poważnym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu.

Czego dowiesz się z artykułu:

• Termin wdrożenia – czy są planowane zmiany?
• Proces fakturowania – zmiany w obiegu dokumentów, integracja systemów – co trzeba zmodyfikować?
• Wyjątki od obowiązku – kto nie musi wystawiać faktur za pośrednictwem KSeF?

A może jednak zmiana terminu wdrożenia..?

Obecnie Ministerstwo Finansów nie przewiduje przesunięcia terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. Według komentarzy przedstawicieli MF, system jest przygotowany na obsługę faktur w pełnej skali.

Zatem jedynym rozsądnym rozwiązaniem dla tych, którzy jeszcze nie rozpoczęli przygotowań, wydaje się być bezzwłoczne pochylenie się nad tym tematem.

Podstawowym wyzwaniem dotyczącym KSeF jest ustalenie procedur fakturowania wewnątrz i na zewnątrz firmy, tj.:

• doprecyzowanie kto i za co odpowiada, upoważnienie oraz przeszkolenie właściwych osób w ramach przedsiębiorstwa,
• zdefiniowanie nowego obiegu dokumentów z uwagą na możliwość wystąpienia faktur poufnych,
• ustalenie procedur z kontrahentami – uzgodnienie metod dostarczania dokumentów z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących możliwości przesyłania załączników do faktur.

Przedsiębiorcy muszą sobie też uświadomić, że nie da się tych obowiązków przerzucić np. na biuro rachunkowe. 

Kogo ominie rewolucja?

Zmiana dotknie prawie wszystkich przedsiębiorców. Ustawodawca wymienia jednak kilka grup podmiotów, które nie zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF:

• firmy zagraniczne, nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• podatnicy wystawiający faktury w procedurze OSS oraz IOSS, w obszarze faktur wystawianych za pośrednictwem tych procedur,
• osoby korzystające ze szczególnej procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• podatnicy wystawiający faktury na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
• podmioty świadczące usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz przewoźnicy m.in. kolejowi, autobusowi czy lotniczy, wystawiający fakturę w formie biletu jednorazowego.

KSeF to konieczność ustalania procedur wewnętrznych, opracowania relacji z kontrahentami, jak również aspekty techniczne – to wszystko wymaga czasu i dokładnego przygotowania. Mając świadomość skali przedsięwzięcia, można jeszcze dobrze wykorzystać nadchodzące miesiące.

Photo by Razvan Chisu on Unsplash