Outsourcing księgowości – czym jest i na czym polega?

Outsourcing, czyli zlecanie pewnych zadań lub funkcji firmom zewnętrznym, stał się jednym z kluczowych trendów w prowadzeniu biznesu. W ostatnich latach zdecydowało się na to rozwiązanie wiele firm z różnych branż. Jednym z obszarów, w którym outsourcing szczególnie zyskuje na popularności, jest księgowość. Jednak czym dokładnie jest outsourcing księgowości i dlaczego warto się na niego zdecydować?

Czym jest outsourcing księgowości?

Outsourcing to strategia, w której firma decyduje się na zlecanie pewnych zadań specjalistycznym firmom zewnętrznym, zamiast wykonywać je samodzielnie wewnątrz organizacji. W kontekście księgowości chodzi o przekazanie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych, płac czy innych zadań związanych z finansami firmie zewnętrznej specjalizującej się w tych działaniach.

Nawiązanie współpracy z firmą outsourcingową zaczyna się od dokładnej analizy potrzeb klienta oraz ustalenia zakresu usług, które mają być outsourcowane. Po zdefiniowaniu wymagań firma outsourcingowa przedstawia ofertę dostosowaną do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Gdy obie strony dojdą do porozumienia, podpisują umowę określającą warunki współpracy oraz zakres zadań i odpowiedzialności. W trakcie trwania współpracy firma outsourcingowa regularnie raportuje wyniki swojej pracy, zapewniając klientowi pełną transparentność działań oraz możliwość monitorowania postępów. Współpraca taka opiera się na zaufaniu i komunikacji – dzięki regularnym spotkaniom i konsultacjom obie strony mają pewność, że procesy księgowe są prowadzone zgodnie z najwyższymi standardami oraz aktualnymi przepisami prawa, a zapisy umowy są ściśle przestrzegane.

Zadania wykonywane przez zewnętrzne biuro księgowe

Biuro księgowe wykonujące outsourcing usług księgowych wykonuje wiele różnych zadań. Ostatecznie określa je zawsze umowa. Firma outsourcingowa zajmuje się między innymi:

• prowadzeniem ksiąg rachunkowych,
• sporządzaniem deklaracji podatkowych,
• obsługą kadrowo-płacową,
• sporządzaniem bilansów oraz rachunków zysków i strat,
• doradztwem w zakresie optymalizacji podatkowej.

Korzyści z outsourcingu

Nie bez powodu coraz więcej firm decyduje się dzisiaj na outsourcing księgowości. Rozwiązanie to zapewnia szereg korzyści, takich jak:

• oszczędność czasu i kosztów – zatrudnienie pełnoetatowego księgowego lub zbudowanie własnego działu księgowości jest kosztowne. Outsourcing pozwala na elastyczne dostosowanie kosztów do rzeczywistych potrzeb firmy;
• dostęp do ekspertów – biura księgowe specjalizują się w świadczeniu usług księgowych, co oznacza, że mają wiedzę i doświadczenie niezbędne do skutecznego zarządzania wszystkim, co związane z księgowością;
• minimalizacja ryzyka błędów – profesjonalne biuro księgowe zapewnia dokładność i zgodność z obowiązującymi przepisami, co zmniejsza ryzyko błędów i ewentualnych sankcji;
• możliwość skupienia uwagi na działalności operacyjnej – outsourcing księgowości pozwala przedsiębiorcom skoncentrować się na głównych działaniach biznesowych, zamiast tracić czas na formalności.

Dla kogo outsourcing księgowości

Outsourcing księgowości najbardziej opłaca się:

• małym i średnim przedsiębiorstwom, które nie mają wystarczających zasobów, aby zatrudnić pełnoetatowego księgowego lub utworzyć własny dział księgowości;
• start-upom, które potrzebują elastycznych rozwiązań i chcą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu;
• firmom o złożonej strukturze finansowej, które potrzebują specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w zakresie księgowości.

Wybierz outsourcing na wysokim poziomie

Outsourcing księgowości to uniwersalne rozwiązanie, które doskonale sprawdza się zarówno w przypadku firm, które nie posiadają jeszcze własnego działu księgowego, jak i tych, które w ramach restrukturyzacji dążą do optymalizacji funkcjonowania poprzez rezygnację z wewnętrznego działu księgowości. Zdajemy sobie sprawę, że proces przenoszenia odpowiedzialności księgowej może budzić obawy związane z utratą danych czy zaburzeniem dotychczasowego porządku. Dlatego gwarantujemy, że transfer informacji przebiegnie płynnie i bezpiecznie. Co więcej, nie tylko zachowamy dotychczasowy porządek, ale również wprowadzimy optymalizacje, które pozwolą na jeszcze sprawniejsze zarządzanie finansami.