Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe

Klienci często zadają pytanie kto dokonuje zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jest to niewątpliwie jedna z najczęstszych wątpliwości podczas sporządzania sprawozdania finansowego. Odpowiedź na to pytanie zawarte jest bezpośrednio w ustawie o rachunkowości (dalej: UoR)  w art. 53 ust. 1, mówiący o tym, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Czym jest organ zatwierdzający?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 7. UoR, przez organ zatwierdzający rozumie się przez to organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.

Kto wchodzi w skład organu zatwierdzającego?

Skład organu zatwierdzającego różni się w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności.

Organem zatwierdzającym jest:

• w jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel,
• w spółce z o. o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników,
• w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej oraz komandytowej – wspólnicy,
• w spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie,
• w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
• w spółdzielni – walne zgromadzenie członków,
• w przedsiębiorstwie państwowym – rada pracownicza, a w przypadku jej braku organ założycielski.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe spółki przekształcanej?

W przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w inną spółką kapitałową, na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę akcyjną, sprawozdanie finansowe zostaje zatwierdzone przez organ zatwierdzający nowej, przekształconej spółki, w tym przypadku spółki akcyjnej.

Inaczej wygląda sytuacja przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej
w spółkę kapitałową. W takim przypadku sprawozdanie finansowe zatwierdza właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, a nie organ zatwierdzający spółki kapitałowej.

Termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe według UoR powinno zostać sporządzone w terminie do 3 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego powinno nastąpić jego zatwierdzenie. Wynika to bezpośrednio z przytoczonego we wstępie art. 51 ust. 1.

Zmiany w terminach na sporządzenie, zatwierdzenie oraz przekazanie sprawozdań finansowych za 2025 rok

W 2022 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 561).

Rozporządzenie to dotyczy wydłużenia terminów na sporządzenie, zatwierdzenie oraz przekazanie sprawozdań finansowych następujących podmiotów:

• jednostek sektora prywatnego (z wyłączeniem jednostek nadzorowanych przez KNF – działających na rynku finansowym) oraz organizacji pozarządowych – o 3 miesiące,
• jednostek sektora finansów publicznych – o 1 miesiąc,
• Podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe (w zakresie przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS) – o 3 miesiące,