Limit transakcji gotówkowej, a inne sposoby zapłaty zobowiązań

Wielu małych przedsiębiorców preferuje dokonywanie transakcji w formie gotówkowej, ponieważ jak twierdzą jest to dla nich wygodne. Zmuszeni są jednak pamiętać, że przepisy prawa regulują maksymalny limit transakcji gotówkowej, którego przekroczenie wpływa bezpośrednio na wysokość kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. Ile on wynosi? Jak limit transakcji gotówkowej odnosi się do innych sposobów regulowania zobowiązań w firmie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Limit płatności gotówkowej – uregulowanie prawne

Limit płatności gotówkowej został określony w art. 19 ustawy Prawo Przedsiębiorców, która stanowi, że:
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Mówiąc prostym językiem limit płatności gotówkowej w wysokości 15 tys. złotych obowiązuje w przypadku rozliczeń między firmami (nie ma zastosowania w transakcjach z udziałem przedsiębiorcy i osoby fizycznej). Dotyczy on całkowitej kwoty transakcji (brutto), niezależnie od tego, czy płatność jest jednorazowa, zaliczkowa, czy ratalna. Limit obowiązuje również w przypadku transakcji z podmiotem zagranicznym, która jest dokonywana w walucie obcej. W takiej sytuacji należy dokonać przeliczenia kwoty według średniego kursu NBP danej waluty obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień dokonania transakcji. Teoretycznie jest to prosta czynność, jednak warto w tym celu skorzystać z pomocy specjalistów, którzy zagwarantują prawidłowe wyliczenie kwoty oraz dokonanie transakcji. Możesz zdecydować się na outsourcing księgowy w biurze rachunkowym GLC, mamy siedzibę w Warszawie i Katowicach.
Reasumując przedsiębiorca w przypadku dokonywania rozliczeń z innymi przedsiębiorcami, w kwocie powyżej 15 tys. złotych ma obowiązek wykonywania płatności przy użyciu konta płatniczego. Dodatkowo Ministerstwo Finansów dołączyło wyjaśnienie, zgodnie z którym płatności odbywające się przy użyciu instrumentów płatniczych związanych z rachunkami płatniczymi (m.in. karty płatnicze, PayPal, PayU itp.) spełniają wymóg regulowania zobowiązań.

Limit płatności gotówkowej a kompensata, netting i barter

Przedsiębiorcy z rozliczeniach ze stałymi kontrahentami często korzystają z niefinansowych form regulowania płatności takich jak kompensata, netting, czy wymiana barterowa. Jak tego typu rozwiązania odnoszą się do kwestii limitu płatności gotówkowej? Czy zgodnie z obowiązującym prawem należności powyżej 15 tys. złotych mogą być regulowane wyłącznie przelewem?
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów w tej sprawie tego typu sposoby regulowania zobowiązań nie są objęte przepisami. Wynika to z faktu, że art. 19 ustawy Prawo Przedsiębiorców odwołuje się do pojęcia „płatności” wynikającej z transakcji, a zatem obejmuje wyłącznie wskazany sposób regulowania zobowiązania, czyli dokonywania zapłaty. Kompensata, netting, transakcja barterowa oczywiście regulują zobowiązanie, ale nie robią tego w formie „płatności” co mogłoby być podstawą do objęcia limitem. W związku z tym przedsiębiorca, który ureguluje zobowiązanie o kwocie wyższej niż 15 000 zł za pomocą kompensaty, nettingu lub barteru może zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych. Pomoże w tym doświadczony doradca podatkowy, który śledzi bieżące zmiany w przepisach prawnych i ich interpretacje.

Przekroczenie limitu płatności gotówkowej – konsekwencje

W 2017 roku zmieniła się nie tylko wysokość limitu płatności gotówkowej dla transakcji pomiędzy przedsiębiorcami (wcześniej wynosił on 15 tys. euro), ale również konsekwencje wynikające z jego przekroczenia. Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o PIT: przedsiębiorcy, którzy przekroczą znowelizowaną wartość jednorazowej transakcji, a płatność będzie wykonana bez użycia rachunku płatniczego, limit transakcji w formie gotówkowej spowoduje, że przedsiębiorcy nie będą mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartości powyżej limitu 15 tys. zł.
Co więcej zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy o PIT: przedsiębiorca, który zaliczy do kosztów firmowych wydatek o wartości przewyższającej 15 000 zł, który zostanie opłacony gotówką będzie miał obowiązek: 

• zmniejszać koszty uzyskania przychodów
  a jeżeli nie będzie miał takiej możliwości, to będzie zobowiązany do:
• zwiększenia przychodów

w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez użycia rachunku płatniczego.
Przepisy dotyczą również sytuacji, w której kwota transakcji przekracza 15 tys. złotych, ale płatność została opłacona w połowie gotówką, a druga połowa została zapłacona przelewem bankowym.
Przedsiębiorcy zobowiązani są nie tylko do terminowego regulowania płatności, ale również do dokonywania tego we właściwy sposób. Przepisy dotyczące limitu transakcji gotówkowej mają bezpośredni wpływ na możliwości dokonywania transakcji oraz właściwego zaliczania ich do kosztów podatkowych. W zrozumieniu i prawidłowym stosowaniu przepisów pomoże doświadczony doradca podatkowy.