1. Uwagi ogólne
7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie regulacje kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Jednocześnie uchylona zostanie telepraca.
Nowelizacja dotknie w praktyce wszystkich pracodawców. Pracodawcy stosujący telepracę będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie regulaminów pracy przewidujących telepracę i regulaminów telepracy. Z kolei pozostali pracodawcy będą musieli rozważyć wprowadzenie regulacji regulaminowej pracy zdalnej. Ponadto w stosunku do określonych kategorii pracowników stosowanie pracy zdalnej będzie obowiązkowe.
Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
2. Stosowanie pracy zdalnej
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana:
- za porozumieniem pracodawcy i pracownika
- na polecenie pracodawcy
- na wniosek pracownika
- okazjonalnie
2.1 Porozumienie pracodawcy i pracownika
Zasadą będzie wykonywanie pracy zdalnej na podstawie porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą zawieranym:
- przy zawieraniu umowy o pracę
- w trakcie zatrudnienia.
2.2. Polecenie pracodawcy
Praca zdalna na polecenie pracodawcy będzie możliwa pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, w następujących okresach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W sytuacji, gdy po stronie pracownika dojdzie do zmian lokalowych lub technicznych, które uniemożliwią mu pracę zdalną ma on obowiązek powiadomić o tym fakcie pracodawcę, który niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej.
2.3. Wniosek pracownika
Pracodawca będzie zmuszony uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej m.in. następujących kategorii pracowników:
- pracownika – rodzica dziecka niepełnosprawnego;
- pracownicę w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym członkiem najbliższej rodziny lub inną niepełnosprawna osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym.
Pracodawca będzie mógł odmówić zastosowania pracy zdalnej jedynie, gdy praca ta jest niemożliwa ze względu na:
- organizację pracy lub
- rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca obowiązany jest poinformować pracownika (w formie elektronicznej bądź pisemnej) w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
2.4. Okazjonalna praca zdalna
- będzie wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika,
- maksymalnie do 24 dni w roku kalendarzowym.
3. Zasady wykonywania pracy zdalnej
Praca zdalna będzie wymagała stworzenia regulaminu pracy zdalnej.
Regulamin będzie tworzył pracodawca:
- w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w przypadku, gdy zakładowych organizacji związkowych jest więcej w porozumieniu z tymi organizacjami,
- w braku organizacji związkowych w porozumieniu z przedstawicielami pracowników
- w braku regulaminu – w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.
4. Powrót do pracy stacjonarnej
Każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić do drugiej strony z wnioskiem (złożonym w formie papierowej bądź elektronicznej) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin na powrót nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
W braku porozumienia przywrócenie dotychczasowych warunków pracy nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
5. Pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę
Nowelizacja zobowiązuje pracodawców do zapewnienia pracownikom wykonującym pracę zdalną odpowiednich materiałów oraz narzędzi, a także ich instalację, serwis czy konserwację lub pokrycie kosztów z tym związanych.
Ponadto pracodawcy będą zobowiązani do pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a zasady ich pokrywania powinny zostać określone w porozumieniach lub w regulaminie.
W razie wykorzystywania przez pracownika narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Wymienione wyżej koszty będą mogły być wypłacane pracownikom w formie ryczałtu.
Kwoty te nie będą stanowiły przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.
6. Uprawnienia kontrolne pracodawcy i BHP pracy zdalnej
Nowelizacja szczegółowo reguluje również prawo kontroli przez pracodawcę:
- wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
- w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Ponadto ustawa określa zasady BHP wykonywania pracy zdalnej, w tym w szczególności:
- zakres odpowiedzialności pracodawcy, w tym konieczność stworzenia oceny ryzyka dla stanowisk pracy zdalnej,
- zasady przeprowadzania szkolenia BHP dla stanowisk zdalnych.
7. Rekomendacje
W związku z powyższymi zmianami konieczne będzie dostosowanie istniejących regulaminów pracy w zakresie pracy zdalnej, wykonywanej dotychczas na podstawie tzw. Tarczy anty – covidowej i telepracy oraz uzgodnienie nowych regulaminów wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku pracodawców, którzy do tej pory takich rozwiązań nie przewidywali, konieczne będzie ustalenie stanowisk, na których organizacja pracy oraz rodzaj pracy nie wykluczają stosowania pracy zdalnej i podjęcie decyzji co do stworzenia regulaminu pracy zdalnej. Może się bowiem okazać, że w razie istnienia takich stanowisk, pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnie i stanie przed koniecznością ustalenia wszystkich aspektów z tym związanych.
Ponadto pracodawcy zostaną zobligowani do stworzenia oceny ryzyka zawodowego stanowisk pracy zdalnej, co przysporzy pracy osobom odpowiedzialnym za BHP w zakładach pracy.
Służymy Państwu pomocą w udzieleniu szczegółowych informacji oraz przygotowaniu niezbędnej dokumentacji.