Moduły enova365

Workflow i DMS

Skontaktuj się

Michał Jednaki

Partner (IT), Project Manager

System do zadań specjalnych

Workflow pomaga agregować dane z całego systemu i udostępniać konkretnym pracownikom lub działowi w Twojej firmie.

Dzięki temu można korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji. Dzięki Harmonogramowi Zadań enova365 może inicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie.

DMS to system kontrolujący przepływ i ewidencję dokumentów. Funkcjonalności OCR, rozpoznająca całe teksty z plików graficznych oraz PDF, ułatwia wprowadzanie danych do systemu.

Moduł Workflow i DMS w enova365 – automatyzacja procesów i zarządzanie dokumentami

Moduł Workflow i DMS (Document Management System) w systemie enova365 to nowoczesne narzędzie do automatyzacji obiegu dokumentów, procesów biznesowych oraz efektywnego zarządzania informacją w firmie. Umożliwia digitalizację i uporządkowanie dokumentacji, usprawnia komunikację wewnętrzną oraz redukuje czas poświęcany na ręczne przetwarzanie dokumentów i zadań.

Dzięki pełnej integracji z innymi modułami enova365, Workflow i DMS wspiera różne działy firmy – od księgowości i kadr, przez sprzedaż i magazyn, aż po administrację i obsługę klienta.

Kluczowe funkcjonalności modułu

Automatyzacja procesów biznesowych (Workflow)

Tworzenie i optymalizacja procesów obiegu dokumentów oraz zadań.
Definiowanie reguł i warunków realizacji poszczególnych etapów workflow.
Możliwość nadawania uprawnień i ról dla użytkowników w procesach.
Automatyczne powiadomienia o zadaniach do wykonania (e-mail, SMS, systemowe alerty).
Możliwość modelowania procesów za pomocą intuicyjnego edytora graficznego.
Integracja z modułem Kadry i Płace – obsługa wniosków urlopowych, delegacji, rozliczeń.
Integracja z modułem Finanse i Księgowość – automatyzacja akceptacji faktur kosztowych, rozliczeń budżetowych.

Elektroniczny obieg dokumentów (DMS)

Digitalizacja dokumentów i ich przechowywanie w jednym miejscu.
Tworzenie elektronicznych wersji faktur, umów, wniosków, pism.
Obsługa dokumentów OCR – automatyczne rozpoznawanie treści z dokumentów papierowych.
Archiwizacja dokumentacji zgodnie z wymogami prawnymi (RODO, e-archiwizacja).
Możliwość przypisywania dokumentów do konkretnych procesów workflow.
Wyszukiwarka dokumentów oparta na metadanych i pełnotekstowym indeksowaniu.

Kontrola i akceptacja dokumentów

Definiowanie ścieżek akceptacji faktur, zamówień, umów, wniosków.
Możliwość przypisania dokumentów do konkretnych osób lub działów.
Historia zmian i zatwierdzeń – pełny audyt działań użytkowników.
Automatyczne przypomnienia o zaległych zadaniach i dokumentach oczekujących na akceptację.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Integracja z e-fakturowaniem i Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Możliwość połączenia z systemami ERP, CRM oraz magazynowymi.
Współpraca z systemami bankowymi i elektronicznym obiegiem dokumentów (np. PEF).
Eksport dokumentów do plików PDF, XML, Excel i innych formatów

Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwo danych

Możliwość definiowania dostępu do dokumentów na różnych poziomach użytkowników.
Szyfrowanie danych i ochrona zgodnie z RODO.
Pełna historia operacji – rejestrowanie zmian, dostępów i modyfikacji dokumentów.

Mobilny dostęp do dokumentów i zadań

Możliwość obsługi procesów workflow przez aplikację mobilną.
Zdalny dostęp do dokumentów z poziomu przeglądarki internetowej.
Obsługa elektronicznego podpisu dla akceptacji dokumentów.

Harmonogram zadań

To narzędzie, które pozwala inicjować procesy w określonym wcześniej czasie. Może przypominać o zaległych płatnościach lub automatycznie przesyłać komunikaty.

Edycja procesów

Dzięki enova365 masz pewność że zadania będą trafiać do przypisanych osób w odpowiednim czasie. Możesz w łatwy sposób sprawdzić kto jest za nie odpowiedzialny.

DMS

System kontrolujący przepływ i ewidencję dokumentów firmowych. Pomaga w archiwizowaniu, przechowywaniu i porządkowaniu danych. Posiada funkcjonalność OCR.

Obszary

Workflow łączy i wspiera wszystkie obszary aplikacji. Pomaga w kontroli przepływów informacji pomiędzy modułami.

Korzyści wynikające z wdrożenia modułu Workflow i DMS w enova365

Optymalizacja i automatyzacja procesóweliminacja papierowego obiegu dokumentów, przyspieszenie realizacji zadań.
Lepsza organizacja pracykażdy użytkownik ma dostęp do swoich zadań i dokumentów w jednym miejscu.
Zwiększenie bezpieczeństwa danychpełna kontrola dostępu do dokumentów i ścieżka audytu.
Łatwa integracja z innymi systemamiwspółpraca z ERP, CRM, KSeF, systemami bankowymi i archiwizacyjnymi.
Szybszy proces akceptacji dokumentówautomatyczne powiadomienia i możliwość akceptacji online.
Mobilność i elastycznośćdostęp do dokumentów i procesów z dowolnego miejsca.

Zobacz możliwości modułu

Wersja Multi

Wersja Standard

Podsumowanie

Moduł Workflow i DMS w enova365 to niezbędne narzędzie dla firm, które chcą zwiększyć efektywność pracy poprzez automatyzację obiegu dokumentów i procesów biznesowych. Umożliwia szybkie i bezpieczne zarządzanie dokumentacją, a także usprawnia komunikację wewnętrzną i współpracę pomiędzy działami. Dzięki integracji z innymi modułami enova365 oraz systemami zewnętrznymi, Workflow i DMS wspiera transformację cyfrową firmy, redukując czas pracy i koszty operacyjne.

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami

Jeśli jesteś zainteresowany procesem wdrożenia lub masz pytania odnośnie poszczególnych modułów systemu, napisz do nas lub skontaktuj się telefonicznie. Nasi pracownicy udzielą Ci wszystkich niezbędnych informacji.