Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością implikuje wiele obowiązków, jednym z nich jest przeprowadzanie zgromadzenia wspólników, które może być sporym wyzwaniem logistycznym dla udziałowców.

Nierzadko wspólnikami spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są osoby zagraniczne lub rozsiane po całym kraju, w związku z czym zorganizowanie zgromadzenia wspólników może być skomplikowane. Bez wątpienia ostatnia nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z dnia 15 września 2000 r.¹(tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.)wprowadziła tu znaczne ułatwienia dla spółek. .

Przed wprowadzeniem nowelizacji przepisów KSH, zgromadzenia wspólników mogły odbywać się w siedzibie spółki, a wyjątkowo w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeśli przewidywała to umowa spółki albo została wyrażona na piśmie zgoda przez wszystkich wspólników.

Obecnie zgromadzenia te mogą odbywać się również w formie elektronicznej. Od 3 września 2019 roku zaczęły obowiązywać przepisy Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych. Nowelizacją dodano art. 234¹, który dopuszcza możliwość zmodyfikowania umowy spółki poprzez dodanie do niej artykułu stanowiącego że udział w zgromadzeniu wspólników może się odbyć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, między innymi poprzez:

1. transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;

2. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;

3. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Jeśli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością umożliwia wspólnikowi udział w zgromadzeniu wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wymienionych powyżej to zgodnie z art. 234¹§ 2 KSH udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Nowa regulacja dotycząca spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jest wzorowana na kodeksowych rozwiązaniach odnoszących się do spółek akcyjnych, tj. statut spółki może  dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektroniczne (art. 406⁵§ 1 KSH).

Wprowadzona nowelizacja nie wyklucza udziału pełnomocnika w elektronicznym zgromadzeniu. W takim przypadku wspólnik przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników powinien dostarczyć do spółki pełnomocnictwo w formie pisemnej. W przeciwnym wypadku, brak dysponowania przez zarząd spółki pełnomocnictwem w formie pisemnej w chwili odbywania zgromadzenia wspólników stanowi przyczynę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników².

Możliwość zorganizowania zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ułatwi z pewnością pozyskiwanie zagranicznego kapitału, ponieważ tak jak zostało wspomniane wcześniej – organizowanie zgromadzenia wspólników spółek, w których wspólnikami są osoby zagraniczne stanowi niełatwe wyzwanie logistyczne.

Uchwały, które podejmuje zgromadzenie wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół zgodnie z literalnym brzmieniem art. 248 § 1 KSH. Co do zasady do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników, jednakże gdy zgromadzenie wspólników odbyło się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, podpisy uczestników nie są wymagane.

Jeśli chcą Państwo zmodyfikować umowę spółki w taki sposób, aby posiedzenia wspólników mogły odbywać się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo chcą Państwo zmienić umowę, żeby wprowadzić głosowania elektroniczne – zapraszamy do kontaktu z Kancelarią, pomożemy dostosować umowę do wprowadzonej nowelizacji.