Koniec roku kojarzy się z czasem świątecznym, a ten coraz częściej wykorzystywany jest przez przedsiębiorców jako okazja do zintegrowania pracowników. Popularnym rozwiązaniem jest organizowanie firmowych kolacji wigilijnych. Czy koszty związane z organizacją takiego wydarzenia możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinny być w prawidłowy sposób udokumentowane, a także związane z działalnością podatnika. Zalicza się do nich między innymi wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, na przykład w formie spotkania okolicznościowego z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń. Takie wydatki można pośrednio powiązać z działalnością podatnika, a ich celem jest poprawa atmosfery, co w konsekwencji wpływa na efektywność i jakość pracy, służące zabezpieczeniu źródła przychodów.
Jak już wcześniej wspomniano, poniesione koszty powinny być w odpowiedni sposób udokumentowane. To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek udowodnienia związku wydatku poniesionego na organizację firmowej kolacji wigilijnej z prowadzoną przez niego działalnością. W takiej sytuacji poza fakturami dokumentującymi wydatki zaleca się sporządzenie np. planu spotkania nakreślającego jego cel, którym poza integracją zespołu może być przede wszystkim podsumowanie roku, wyróżnienie najlepszych pracowników oraz nakreślenie celów na następny okres rozliczeniowy.
Należy jednak pamiętać, że jeżeli imprezę dla pracowników sfinansowano z ZFŚS, to wydatki związane z jej organizacją nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 42 UPDOF). Ponadto pracodawca organizujący imprezę dla pracowników powinien mieć na względzie, że w kosztach podatkowych nie może uwzględnić wydatków poniesionych na zakup alkoholu.
Przy odpowiedniej dokumentacji ustawodawca nie powinien mieć zastrzeżeń do wydatków poniesionych na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Inaczej natomiast ocenia się sytuację w przypadku osób posiadających umowy cywilnoprawne (umowy zlecenie, umowy o dzieło, umowy B2B). W ich przypadku fiskus klasyfikuje poniesione wydatki na integrację jako koszty reprezentacji, a tym samym jako koszty niepodatkowe (pismo z dnia 10.11.2022 r. 0111-KDIB1-1.4010.607.2022.1.SG). Zaleca się sporządzenie listy gości i ustalenie na jej podstawie części wydatków przypadających na pracowników etatowych. Jeśli nie mamy takiej możliwości, możemy być zmuszeni do zastosowania proporcji w rozliczeniu kosztów przy uwzględnieniu ilości pracowników na umowach o pracę oraz na innych umowach, a w ostateczności – do potraktowania kosztów poniesionych na organizację wydarzenia w całości jako kosztów niepodatkowych.
Uczestnictwo kontrahentów w wydarzeniach integracyjnych (takich jak między innymi wigilia pracownicza) ustawodawca traktuje jako koszty reprezentacji (pismo z dnia 16.082021 r. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP). W związku z tym niemożliwe jest wliczenie do kosztów uzyskania przychodów całości wydatku poniesionego z tego tytułu.
Jeśli jednak przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że zaproszenie kontrahenta na wigilię ma bezpośredni wpływ na możliwość realnego wzrostu uzyskiwanych przychodów, może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji w zakresie zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Musi jednak liczyć się z otrzymaniem odmownej decyzji od ustawodawcy.
Przed organizacją spotkania wigilijnego warto jasno określić jego cel, listę uczestników oraz sposób dokumentacji wszelkich kosztów, wskazujący na motywacyjno-integracyjny charakter wydarzenia. Należy pamiętać, że to przedsiębiorca obciążony jest obowiązkiem udowodnienia związku pomiędzy prowadzoną działalnością, a poniesionym wydatkiem. W związku z tym warto również upewnić się, że nie wystąpił żaden wyjątek uniemożliwiający zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodów, a w przypadku wątpliwości – skorzystać z profesjonalnego wsparcia.
Grupa GLC to grupa wielu specjalistów z wieloletnim doświadczeniem, między innymi w zakresie księgowości oraz podatków, którzy pomogą Państwu w znalezieniu odpowiedzi na nurtujące Państwa pytania oraz w prawidłowym sklasyfikowaniu i rozliczeniu transakcji. Zapraszamy do kontaktu!
Związana z GLC od 2024 r, obecnie na stanowisku księgowej. Ukończyła III stopień certyfikacji w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, posiada również certyfikat LCCI Level 3 English for Business. Ma doświadczenie w obsłudze podmiotów z kapitałem zagranicznym.
