Jak przeprowadzić inwentaryzację w firmie?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji, nałożony na przedsiębiorstwa ustawą o rachunkowości, jest jedną z czynności, które należy wykonać, aby ewidencję księgową można było uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

Do głównych celi inwentaryzacji zaliczamy:

• ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki (w tym zapasów objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową – art. 17 ust. 2 pkt 4 UoR),
• ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki,
• ocena stanu jakościowego i przydatności gospodarczej składników aktywów,
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

W zależności od rodzaju składnika aktywów i pasywów, który podlega weryfikacji wyróżniamy trzy metody weryfikacji:

• spis z natury,
• uzyskanie potwierdzenia salda,
• porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi (weryfikacja).

Inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednakże termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeśli jednostka przeprowadzi inwentaryzację zgodnie z terminami określonymi w art. 36 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury

Ostatni dzień każdego roku obrotowego

• aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem gromadzonych na rachunkach bankowych)

Ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku

• znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych

Raz w roku (w dowolnym terminie)

• zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
• zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną

Raz w ciągu dwóch lat (w dowolnym terminie)

• znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów

Raz w ciągu czterech lat (w dowolnym terminie)

• nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

Inwentaryzacja drogą uzyskania potwierdzenia sald

Ostatni dzień każdego roku obrotowego

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki

Ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku

• należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem inwentaryzowanych w drodze weryfikacji),
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów

Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Ostatni dzień każdego roku obrotowego

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego),
• należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,
• należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
• inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym. Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wchodzi m.in. 

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego;
• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: data przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych);
• powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w tym drogą spisu z natury zapasów, wydaje kierownik jednostki. Treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa, w szczególności: 

• skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego;
• rodzaje zapasów objętych spisem;
• datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego);
• datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia).

Dokumentami uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji są plan sytuacyjny i harmonogram inwentaryzacji. Plan sytuacyjny to mapa terenu jednostki zawierająca odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

W przedsiębiorstwach powinna zostać przygotowana instrukcja inwentaryzacyjna określająca ogólne, stałe zasady oraz metody przeprowadzania rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów. Instrukcja inwentaryzacyjna może wchodzić w skład dokumentacji zasad polityki rachunkowości jednostki, stanowiąc np. odrębny załącznik do tej dokumentacji.

Zespoły spisowe ujmują na bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów w arkuszach spisowych. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem. Przewodniczący komisji rozlicza wydane i zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność arkuszy.

Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych sporządza komisja inwentaryzacyjna i przedstawia kierownikowi jednostki. Do protokołu dołącza się zestawienia różnic ilościowych i jakościowych lub zestawienia zbiorcze. Kierownik rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji inwentaryzacyjnej. Może on wprowadzać zmiany po zapoznaniu się wcześniej z opinią księgowego, a w razie potrzeby również radcy prawnego. Na podstawie sporządzonych zestawień różnic inwentaryzacyjnych księgowy doprowadza stan ewidencji księgowej do stanu ustalonego w drodze spisu z natury.

Inwentaryzacja roczna to dla wielu przedsiębiorstw ogromne wyzwanie organizacyjne. Jej szczegółowe zaplanowanie i odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz członków zespołów spisowych jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu inwentaryzacji. Należy pamiętać, że prawidłowo i rzetelnie wykonana inwentaryzacja jest kluczowa dla możliwości rzetelnej i jasnej prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym jednostki.