Wdrożenie KSeF – terminy, odroczenia dla wybranych obowiązków, dodatkowe rozwiązania

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zbliża się nieuchronnie. Nadchodzące zmiany stanowią wynik licznych konsultacji z przedsiębiorcami, których celem było zebranie informacji oraz opinii pozwalających na wypracowanie rozwiązań w obszarze prawnym, technicznym oraz biznesowym, które będą pomocne dla podatników we wdrożeniu obowiązków oraz efektywne administracyjnie.

Z artykułu dowiesz się o:

• terminach, w jakich zostanie wprowadzony obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników,
• dodatkowych rozwiązaniach odroczonych w stosunku do terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF,
• rozwiązaniach mających ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych przepisów.

ETAPOWE WDRAŻANIE KSeF

Obowiązek wystawiania e-faktur zostanie wprowadzony z uwzględnieniem etapowania:

• od 1 lutego 2026 dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników, z wyjątkiem mikro-przedsiębiorców

ODROCZENIE WYBRANYCH OBOWIĄZKÓW ZWIĄZANYCH Z KSeF

Ministerstwo Finansów postanowiło czasowo utrzymać niektóre możliwości oraz odroczyć wprowadzenie niektórych innych rozwiązań, takich jak:

• wymóg wystawiania faktur KSeF przez mikro-przedsiębiorców – do 31 grudnia 2026 roku podmioty te mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma dokumentowanej fakturami sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł,
• utrzymanie możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących – w okresie od dnia 1 lutego 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• wystawianie paragonów fiskalnych – w okresie od dnia 1 lutego 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać paragony fiskalne uznane za faktury zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT,
• wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)) – wymóg ten wejdzie w życie od dnia 1 stycznia 2027 roku,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF – do dnia 1 stycznia 2027 roku.

DODATKOWE ROZWIĄZANIA W ZAKRESIE KSeF

Do dodatkowych rozwiązań zaproponowanych przez Ministerstwo Finansów należą:

• instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – ta funkcjonalność będzie dostępna już od 1 listopada 2025 roku. Certyfikaty KSeF będą pełniły ważną rolę w kontekście uwierzytelniania danych przedsiębiorcy oraz dla potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury. Będą także niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu KSeF i w trybie „offline24”,
• dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów – jeśli nabywca nie poda NIP, nie będzie traktowany jako podatnik, zatem do sprzedawcy będzie należała decyzja, czy wystawi mu fakturę w KSeF, czy poza systemem,
• brak potrzeby wystawiania duplikatów – Krajowy System e-Faktur ma archiwizować wszystkie dokumenty przez 10 lat (wystarczy, że kontrahent ma dostęp do systemu),
• obowiązek przekazywania plików JPK_FA – firmy wystawiające faktury w KSeF nie muszą generować ani przesyłać na żądanie organów podatkowych Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur JPK_FA (wyjątkiem jest wystawienie faktur poza KSeF np. w ramach wyłączeń ustawowych – wtedy urząd nadal może zażądać JPK_FA dla tych faktur)
• możliwość samofakturowania – nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy, jeśli sprzedawca nada mu wcześniej takie uprawnienie w KSeF,
• możliwość dołączania załączników do e-faktur – rozwiązanie to stanowi odpowiedź na potrzeby m.in. dostawców mediów (takich jak gaz, czy prąd) zgłaszanych w trakcie konsultacji, bowiem załączniki te często zawierają informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku. Funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikiem będzie dostępna dla użytkowników systemu po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia, co będzie możliwe już od 1 stycznia 2026 roku. Dopiero po otrzymaniu przez podatnika potwierdzenia mailowego o możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, będzie można korzystać z tej funkcji,
• wprowadzenie jednolitego formatu e-faktury XML zgodnego ze schemą FA(3) – znikną różnice między fakturami od różnych przedsiębiorców,
• zmiany w strukturze FA(3): dodanie roli „Pracownik” w strukturze logicznej e-faktury (ma to stanowić ułatwienie rozliczania wydatków pracowniczych w firmach) oraz rozwiązań ułatwiających jednostkom podległym JST oraz członkom Grup VAT odbiór faktur zakupowych w KSeF,
• mechanizmy przeciwdziałania oszustwom i wystawianiu fałszywych faktur – system będzie umożliwiał zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których zachodzi podejrzenie oszustwa.

OKIEM EKSPERTA

KSeF z fazy bycia projektem nieuchronnie przechodzi w fazę bycia nową codziennością dla przedsiębiorców. Choć wydaje się, że w wyniku przeprowadzonych konsultacji Ministerstwo Finansów wypracowało rozwiązania, które dążą do wdrożenia stabilnego technicznie systemu, a mniejsi podatnicy otrzymują dodatkowy czas na wdrożenie zmian, należy jak najszybciej podjąć niezbędne działania do implementacji wskazanych rozwiązań, aby móc wykluczyć wszelkie komplikacje i trudności w dostosowaniu się do nowych obowiązków.

Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się, w jaki w sposób eksperci GLC mogą pomóc Państwu w przygotowaniu się do nadchodzących zmian.