Współpraca zespołowa jest nieodłącznym elementem organizacji pracy w wielu współczesnych firmach. W związku z tym, pracodawcy coraz częściej decydują się na organizację różnego rodzaju wydarzeń integracyjnych. Głównym założeniem jest polepszenie atmosfery w zespole, co z kolei ma przełożyć się na lepszy komfort oraz jakość pracy, służące zabezpieczeniu źródła przychodów. Czy w związku z tym koszty związane z imprezami integracyjnymi możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Z artykułu dowiesz się:
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinny być w prawidłowy sposób udokumentowane, a także związane z działalnością podatnika.
Kosztami spełniającymi te warunki co do zasady są „koszty pracownicze”, obejmujące przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju premie, diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Zalicza się też do nich wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji (spotkania szkoleniowo-integracyjne, integracyjne, okolicznościowe z okazji np. świąt lub innych ważnych wydarzeń). Można bowiem powiązać je z działalnością podatnika, a ich celem jest poprawa atmosfery, co w konsekwencji wpływa na efektywność pracy. Ponadto „koszty pracownicze” mogą także stanowić wydatki na organizację imprezy integracyjnej, w których biorą udział także członkowie rodzin pracowników (ewentualnie osoby towarzyszące) (pismo z dnia 30.01.2018 r. 0111-KDIB2-1.4010.359.2017.1.AP), a także wydatki związane z uczestnictwem w wydarzeniach integracyjnych emerytowanych, byłych pracowników (pismo z dnia 16.08.2021 r. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP).
Sytuacje zbliżone do powyższych powinny być jednak każdorazowo analizowane, a wydatki z nimi związane udokumentowane w prawidłowy sposób, pozwalający na jednoznaczne ustalenie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu (za pomocą umów, faktur, listy uczestników a także korespondencji nakreślającej cel wydarzenia).
Należy zaznaczyć, że powyższe sytuacje dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku zleceniobiorców, a także współpracujących (tzw. B2B), ustawodawca nie zezwala na zaliczenie wydatków związanych z imprezami integracyjnymi do kosztów uzyskania przychodów . Argumentuje to faktem, iż głównym celem takich wydatków jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami, w związku z tym takie wydatki powinny być sklasyfikowane jako koszty reprezentacji (pismo z dnia 10.11.2022 r. 0111-KDIB1-1.4010.607.2022.1.SG). W ten sam sposób klasyfikuje wydatki związane z uczestnictwem takich osób jak kontrahenci, politycy, czy dziennikarze (pismo z dnia 16.082021 r. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP). Jeśli nie jest możliwe wydzielenie oraz udokumentowanie wydatków poniesionych wyłącznie na pracowników, koszty poniesione na organizację imprezy w całości nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Dodatkowo, jeżeli imprezę dla pracowników sfinansowano z ZFŚS, to wydatki związane z jej organizacją nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 42 UPDOF).
Pracodawca organizujący imprezę dla pracowników powinien mieć również na względzie, że w kosztach podatkowych nie może uwzględnić wydatków poniesionych na zakup alkoholu.
Choć organizowanie wydarzeń integracyjnych stanowi coraz częstszą praktykę w biznesie, przed poniesieniem wydatków warto każdorazowo jasno określić cel danego wydarzenia, listę jego uczestników oraz sposób dokumentacji wszelkich kosztów. Należy pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną działalnością. Przy przygotowaniu podsumowania należy również upewnić się, że nie wystąpił żaden wyjątek uniemożliwiający zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodów, a w przypadku wątpliwości warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia.
Grupa GLC to grupa wielu specjalistów z wieloletnim doświadczeniem, między innymi w zakresie księgowości oraz podatków, którzy pomogą Państwu w znalezieniu odpowiedzi na nurtujące Państwa pytania oraz w prawidłowym sklasyfikowaniu i rozliczeniu transakcji. Zapraszamy do kontaktu!
Związana z GLC od 2024 r, obecnie na stanowisku księgowej. Ukończyła III stopień certyfikacji w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, posiada również certyfikat LCCI Level 3 English for Business. Ma doświadczenie w obsłudze podmiotów z kapitałem zagranicznym.
