Uprawnienia KSeF – rodzaje, modele i zasady

Najnowsze rozwiązania w obszarze finansów i rachunkowości stawiają na innowacje, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest tego doskonałym przykładem.

Czego dowiesz się z artykułu?

• Rodzaje uprawnień w KSeF – jakie możliwości daje system podatnikowi i innym uprawnionym podmiotom?
• Sposoby nadawania, zmiany i odbierania uprawnień – elektronicznie czy w formie papierowej?
• Podmioty i osoby uprawnione – kto może działać w KSeF?

Pierwsze kroki z KSeF – uwierzytelnienie i uprawnienia pierwotne

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim zostaje przypisane bez potrzeby dokonywania zgłoszenia. Podatnik może korzystać z systemu autoryzując się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podobnie w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, a posiadających elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP.

W pozostałych przypadkach taki podatnik musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać uprawnionego w jego imieniu do korzystania z KSeF.

Wielość uprawnień – jak zarządzać dostępem do KSeF

W KSeF występują uprawnienia do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu,
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur już wystawionych oraz możliwość ich przeglądania i pobierania.

System przewiduje dwie drogi nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektroniczną – za pomocą oprogramowania interfejsowego, lub
• papierową, przez złożenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA)

Warto mieć na uwadze kwestie techniczne…

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych będą one skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Te nadawane za pośrednictwem papierowego formularza ZAW-FA będą wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności dokona weryfikacji pod względem formalnym.

Uprawnionymi do działania w KSeF są:

• bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – uprawnione przez podatnika, jednostkę samorządu terytorialnego lub grupę VAT, lub reprezentujące organ egzekucyjny

Przemyślane wdrożenie KSeF do organizacji może przynieść wymierne korzyści, będąc jednocześnie okazją do poprawy dotychczasowego sposobu działania procesów. Odpowiednie zaś zaplanowanie prac pozwoli sprawnie stawić czoło nadchodzącej rewolucji.