Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to fatum które spędza sen z powiek niejednego przedsiębiorcy. Od 1 lutego 2026 r. przedstawiciele biznesu w Polsce będą zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej za pomocą KSeF. Choć sam system jest potężnym narzędziem cyfryzacji, jego obsługa bez wsparcia odpowiedniego oprogramowania może być wyzwaniem. Tu z pomocą przychodzi SaldeoSMART – rozwiązanie, które integruje się z KSeF i pozwala pracować z e-fakturami w sposób naturalny i efektywny.
SaldeoSMART umożliwia bezpośrednie połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez autoryzację przy użyciu tokenów lub certyfikatów. W praktyce oznacza to, że użytkownik nie musi logować się do zewnętrznych paneli – gdy już przejdzie proces pozyskania klucza autoryzacyjnego (token/certyfikat), to wszystko odbywa się w jednym miejscu, w intuicyjnym interfejsie systemu. Dzięki temu proces wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobierania faktur kosztowych jest szybki, przejrzysty i zautomatyzowany.
Jedną z kluczowych funkcji integracji SaldeoSMART z KSeF jest możliwość pobierania dokumentów kosztowych bezpośrednio z systemu KSeF. SaldeoSMART odbiera faktury, prezentuje ich podgląd i automatycznie kieruje je do właściwego obiegu w systemie. To ogromne ułatwienie dla firm i biur rachunkowych – eliminujesz konieczność ręcznego pobierania czy importowania XML-ów, a jednocześnie masz pełną kontrolę nad każdym dokumentem.
Po aktywacji KSeF użytkownik uzyskuje także możliwość automatyzacji pobierania faktur. Odpowiedni proces będzie w wyznaczonym przedziale czasowym monitorował bazę w poszukiwaniu nowych dokumentów i wgra je do systemu bez udziału operatora.
Ważną przewagą tego rozwiązania jest fakt, że wymiana faktur z KSeF w SaldeoSMART jest darmowa i nie pomniejsza puli kredytów w systemie. Oznacza to, że tak samo wysyłanie faktur do KSeF, jak i ich pobieranie oraz dalsza obróbka są dostępne bez dodatkowych kosztów – to realna oszczędność dla firm, szczególnie tych, które generują dużą ilość dokumentów.
Kredyty zużywane będą jedynie przy używaniu narzędzi opartych o OCR, czy AI.
Do obsługi KSeF w SaldeoSMART możesz wykorzystać różne metody uwierzytelniania: tokeny które dostępne są w obecnej wersji systemu, lub certyfikaty autoryzacyjne które zostaną aktywowane od 1 lutego 2026. Dzięki temu system jest elastyczny i dopasowany do Twojej firmy – od jednoosobowych działalności po większe organizacje z rozbudowanym zespołem księgowości.
Wystarczy, że operator z uprawnieniami administratora w ścieżce Konfiguracja -> Konfiguracja KSeF -> Certyfikaty i tokeny wgra jeden z kluczy autoryzacyjnych (token v1.0, token v2.0, certyfikat), a następnie upewni się, że odpowiedni moduł jest uruchomiony, a wyznaczeni operatorzy posiadają w swoich uprawnieniach dostęp do niego.
Integracja nie kończy się na samym połączeniu z KSeF. SaldeoSMART wspiera cały proces obiegu dokumentów:
Dzięki temu KSeF staje się integralną częścią obiegu dokumentów, a nie „kolejną platformą”, do której trzeba się logować i ręcznie przekazywać dane.
To rozwiązanie nie tylko usprawnia pracę biur rachunkowych – pomaga też klientom firm, które sami wystawiają faktury czy chcą mieć szybki dostęp do dokumentów kosztowych. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać dokumenty pobrane z KSeF, akceptować je przy użyciu mikro-obiegu i przekazywać dalej bez konieczności obsługi skomplikowanych formatów XML czy logowania się do rządowego panelu.
KSeF w SaldeoSMART udostępnia szereg praktycznych narzędzi i opcji, które znacząco usprawniają codzienną pracę z dokumentami. Warto jednak pamiętać, że większość z nich wymaga odpowiednich uprawnień administracyjnych na etapie konfiguracji. Dlatego, jeśli korzystasz z SaldeoSMART w ramach licencji GLC Accounting, zachęcamy do kontaktu ze swoim opiekunem księgowym, który udzieli Ci szczegółowych informacji i pomoże dobrać właściwe rozwiązania.
Jeżeli natomiast posiadasz własną licencję lub rozważasz wdrożenie SaldeoSMART w swojej firmie, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z zespołem GLC IT przy użyciu skrzynki enovaservice@glc.pl. Chętnie pomożemy w uruchomieniu integracji z KSeF i dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb.
W GLC IT pracuje od a.d. 2022. Zajmuje się koordynacją wdrożeń, przygotowaniem klientów i ich środowiska. Specjalizuje się w systemie ERP enova365, rozwiązaniach wspierających księgowość, integracjach systemowych, oraz mechanizmach raportowania. Na co dzień łączy wiedzę techniczną z praktyką biznesową, przyczyniając się do usprawnienia procesów po stronie naszych klientów.
