Prawidłowy obieg dokumentów w firmie pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz uniknięcie niepotrzebnego zamieszania. Jest jednak jeden warunek, który to umożliwia – musi sprawnie przebiegać. W obecnych czasach duży wpływ na postrzeganie zorganizowania danego przedsiębiorstwa ma wybór odpowiedniego systemu, który pozwala zarządzać obiegiem dokumentów.
Prawidłowo zorganizowany obieg dokumentów w firmie pozwala uniknąć nieprawidłowości. Jego celem jest jak najszybszy przypływ informacji oraz terminowe zgromadzenie dokumentacji, aby jednostka nie uległa dezorganizacji i nie zwiększyła się ilość pomyłek.
Automatyzacja procesów biurowych przy użyciu narzędzi informatycznych jest znana pod pojęciem workflow. Główne cele to zarządzanie procedurami obiegu informacji , wspomaganie pracy przez wyznaczanie ścieżek i kolejnych etapów dla danych procesów, udostępnienie danych do analizy w celu wykluczenia tzw. słabych punktów i wąskich gardeł przepływu informacji.
Dzięki workflow jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować obieg dokumentów czy pracę poszczególnych jednostek oraz kontrolować je, a w razie jakichkolwiek komplikacji bez problemu wychwycić gdzie znajduje się błąd. Każda zatrudniona osoba w przedsiębiorstwie pracuje według swojej ścieżki pracy, która jest zgodna z procedurą firmy.
Przykładowy proces obiegu dokumentu
Przedsiębiorstwo otrzymuje fakturę VAT, która jest wprowadzona do systemu. Następnie trafia do dyrektora, który musi ją zatwierdzić, a potem odesłać dalej – do zarządu. Gdy zarząd zweryfikuje otrzymany dokument, może przesłać go dalej – do księgowości. W księgowości jest on jeszcze raz sprawdzany pod względem merytorycznym. Na samym końcu dokument zostaje zarchiwizowany, a dostęp do niego mamy w każdej chwili.
Cechy dobrego systemu workflow:
- Szeroki zakres możliwości
Dobry system nie zamyka się na działanie jednego procesu. Powinien przy okazji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie oferować skanowanie, rejestrację, czy archiwizację danych.
- Elastyczność systemu
Możliwość dużej ingerencji oraz konfigurowanie pod osobiste preferencje pozwala zoptymalizować czas spędzony przy dokumentacji. Dodatkowo potrafimy dostosowywać dokumenty czy formularze pod własną działalność.
- Bezpieczeństwo i ochrona dokumentów
Posiadanie całkowitej kontroli nad nadawanymi prawami i uprawnieniami dla istniejących funkcji czy procesów.
Typowe elementy funkcjonalności workflow:
- Dokumenty elektroniczne – wszystkie niezbędne dokumenty i informacje są przechowywane w formie elektronicznej, co ułatwia ich przesyłanie i wgląd w dane.
- Obieg dokumentów – każda procedura w firmie jest odzwierciedlona w postaci procesu workflow.
- Terminarz – system automatycznie tworzy listę zadań do wykonania wraz z ich terminem i priorytetem.
- Poczta elektroniczna – umożliwia sprawną komunikację z kontrahentami poprzez zamianę korespondencji na zadania systemowe.
Zalety:
- Zabezpieczenie i ochrona dokumentów oraz procesów biznesowych
- Możliwość przechowywania dokumentów w jednym miejscu, dostęp do nich w trybie online
- Bezproblemowe zarządzanie i kontrola nad dużą ilością informacji
- Jednoznaczność i ujednolicenie procesów
- Obniżenie kosztów firmy
- Minimalizacja ryzyka błędów w komunikacji i przepływie danych
Dział IT GRUPY Leader oferuje szeroką gamę aplikacji z wbudowanym systemem worlflow, w tym enova365, Nova-Vision BIT i SaldeoSMART oraz pomaga wybrać system zgodnie z oczekiwaniami i procesami zachodzącymi w biznesach Klientów.
Autor: Mariusz Jarosz
Masz pytania dotyczące rachunkowości lub prawa podatkowego?
Potrzebujesz pomocy prawnej?
Wypełnij formularz kontaktowy
i skontaktuj się z nami