Wyobraźmy sobie sytuację:
Prowadzisz dobrze prosperującą i przynoszącą zyski firmę. Zatrudniasz pracowników, wynajmujesz lokal, regularnie opłacasz zobowiązania handlowe oraz podatki. Wszystko idzie świetnie i nagle nadchodzi przełom roku, a Ty coraz częściej słyszysz od kontrahentów:
„Fakturę poproszę koniecznie z datą grudniową”
„Zamówienie musi być zrealizowane w grudniu”
„Czy nie dałoby się jeszcze do grudnia?”
Wyobraźmy sobie teraz inną scenę:
Jest ciepły piątkowy wieczór. Rozmawiasz niezobowiązująco ze znajomymi i nagle słyszysz:
„Wziąłem nowe auto na firmę. Wiesz, żeby tyle podatków nie płacić…”
„Ja to nawet fakturę za deskorolkę daję księgowej”
„Ja wzięłam ten masaż z ubiegłego tygodnia na firmę”
Brzmi znajomo?
Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że każdy dokument wystawiony na dane firmy jest tożsamy z tym, iż zapłaci on dzięki niemu niższe podatki. Skoro wzięte „na fakturę” to skąd pomysł, że księgowa mogłaby tego nie ująć w kalkulacji podatku?
Przyjrzyjmy się bliżej racjonalności generowania kosztów firmowych oraz presji kumulowania kosztów na koniec roku kalendarzowego.
Przepisy podatkowe wskazują, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów, które ustawa wprost wyklucza. Tak sformułowane zdanie pozostawia sporą dozę do interpretacji, ponieważ jak określić w sposób jednoznaczny, czy dany koszt w istocie służy osiągnięciu przychodu? W dzisiejszym świecie relacje biznesowe stają się coraz bardziej złożone. Technologia i cyfryzacja rozwijają się dynamicznie, a rynek stawia przed przedsiębiorcami coraz to nowe wyzwania. W tak konkurencyjnym środowisku wielu firmom niełatwo jest w sposób jednoznaczny argumentować, że dana akcja promocyjna czy prezenty dla kontrahentów są często niezbędne dla pozyskania nabywców.
Jeszcze kilkanaście lat temu wydatki na owoce dla pracowników, wyjazdy integracyjne czy inne dodatkowe benefity budziły podejrzliwość i wątpliwości – dziś, gdy na rynku coraz trudniej o znalezienie specjalistów z niektórych branż standardem stało się ponoszenie tego typu kosztów jako stały element employer brandingu. Podobna historia dotyczy zakupu wyposażenia firmowego – telewizorów czy rzutników do wideo-konferencji, które wymusiła na nas pandemia; rowerów i elektrycznych hulajnóg, którymi coraz częściej na fali ekologicznego trendu przemieszczają się pracownicy firm.
Z uwagi na charakter danej branży ważne jest, by każdorazowo rozważyć czy poniesienie danego wydatku w istocie powiązane jest ze specyfiką i profilem danego przedsiębiorstwa. Zakup opakowań czekolady przez firmę produkującą rzemieślnicze lody czekoladowe będzie miał bowiem inne uzasadnienie, niż zakup kilkudziesięciu opakowań czekolady przez firmę produkującą guziki i sprzączki. Zakup usługi masażu od podwykonawcy przez salon oferujący usługi SPA również nie wzbudzi wątpliwości, w kwestii klasyfikacji kosztu jako kosztu podatkowego, natomiast może zostać zakwestionowany jako uzasadniony przez ograny podatkowe, gdy taki masaż zostanie zakupiony przez warsztat samochodowy.
Wydawać by się mogło, że odpowiedź na to pytanie jest oczywista – większe koszty, to niższa podstawa opodatkowania, a co za tym idzie – mniejszy podatek do zapłaty. Wiemy już natomiast, że nie każdy poniesiony koszt może zostać uznany za koszt podatkowy, a co za tym idzie – wydane środki niekoniecznie spowodują, że podatek faktycznie będzie niższy. Znajomość przepisów i racjonalne podejmowanie decyzji jest więc w tej sytuacji kluczowe.
Kolejnym aspektem powinno być również rozważenie odpowiedzi na pytanie „Czy ten wydatek jest mi potrzebny?” Nie ma bowiem nic bardziej złudnego, niż zaciąganie np. leasingów na samochody i generowanie kosztów tylko po to, by płacić niższy podatek, podczas gdy realnie z kieszeni przedsiębiorcy co miesiąc wypływać będzie znacznie większa kwota. Zapłata 19% podatku liniowego od kwoty 1.000zł to 190zł „zysku” na podatku, ale 1.000zł mniej na koncie.
Dodatkowo, generowanie kosztów dla samej idei „oszczędzania na podatku” pociąga za sobą również pogorszenie wyników finansowych firmy, co ma istotne znaczenie, gdy nagle firmie potrzebne będą środki na finansowanie jakiejś istotnej inwestycji – banki oraz leasingodawcy przed decyzją kredytowania bacznie przyglądają się kondycji finansowej przedsiębiorstw.
Każdy przedsiębiorca dąży do obniżenia swoich zobowiązań podatkowych, natomiast sztuczne nabijanie wydatków firmowych lub generowanie kosztów, które nie mogą zostać uznane za koszt podatkowy, może mieć poważne konsekwencje w długofalowej perspektywie.
Koniec roku podatkowego często wiąże się z analizą finansową i podsumowaniem roku, jak również z prognozowaniem budżetu na rok kolejny. W wielu firmach finalny wynik finansowy ma wpływ na przyznawane pracownikom premie, na wypłacane udziałowcom dywidendy oraz plany inwestycyjne i rozwojowe. Nic więc dziwnego, że ostatni kwartał oraz miesiąc roku jest dość burzliwym okresem, w którym działy finansowe, zarządy czy właściciele firm głowią się nad tym jak wpłynąć na finalny wynik oraz roczne zobowiązania podatkowe, by były one dla nich zadowalające. W kuluarach toczy się więc dyskusja nad tym „czy warto generować koszty na koniec roku?”
Odpowiedź na to pytanie jak zwykle brzmi „to zależy”. W aspekcie podatkowym, jeżeli przedsiębiorstwo spodziewa się podatku do zapłaty, a poniesienie danego kosztu jest i tak zaplanowane oraz racjonalne, to owszem – często opłaca się ponieść dany wydatek jeszcze w grudniu i przez to obniżyć zobowiązanie podatkowe za dany rok. Innym aspektem, na który warto zwrócić szczególną uwagę, są zmiany w ustawach podatkowych, które planowane są na kolejny rok. Może się bowiem zdarzyć, że zaliczenie pewnych kategorii kosztów zostanie ograniczone procentowo lub całkowicie do kosztów podatkowych, lub zmieni się stawka podatku w kolejnym roku, co znacząco może wpłynąć w ogólnym rozrachunku na kwoty podatków do zapłaty.
Prowadzenie działalności wymaga od przedsiębiorców nieustannego dostosowywania się do sytuacji gospodarczej oraz ekonomicznej, śledzenia zmian prawnych i podatkowych, co dodatkowo angażuje najważniejszy posiadany zasób – czas. Jeżeli chcesz zaoszczędzić jak najwięcej tego cennego zasobu, a jednocześnie być pewnym, że księgowość Twojej firmy jest prawidłowo prowadzona, skontaktuj się z naszymi specjalistami.
GLC make your business life easier 😉
