Czy prezenty dla kontrahentów mogą być kosztem firmy?

Grudzień nieodłącznie wiąże się ze świątecznym czasem. Z tej okazji firmy często decydują się obdarować swoich kontrahentów prezentami. Są one wręczane także przy okazji innych świąt oraz uroczystości. W jaki sposób takie wydarzenia ocenia fiskus?

WAŻNY JEST CEL PONIESIENIA KOSZTU

Koszty uzyskania przychodu stanowią koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Powinny być w prawidłowy sposób udokumentowane, a także związane z działalnością podatnika. Poniesiony koszt powinien być także racjonalny (możliwy do uzasadnienia) oraz nieuwzględniony na liście kosztów, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

W kontekście obdarowywania kontrahentów prezentami należy szczególnie skupić się na tym, czy nie zostały wypełnione znamiona kosztów reprezentacji. Są to wydatki mające na celu promowanie marki, budowanie wizerunku oraz nawiązywanie i podtrzymywania relacji biznesowych. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, takie wydatki znajdują się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu (w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych).

W JAKICH SYTUACJACH PREZENTY MOŻNA TRAKTOWAĆ JAKO KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU?

Przedsiębiorca w celu promowania swojej firmy ponosi także koszty reklamy. Prezenty przekazywane kontrahentom mogą być traktowane jako ten rodzaj kosztów,  a te nie są wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodu. Aby jednak to było możliwe, prezenty powinny spełniać określone wymogi, a mianowicie:

• Być opatrzone logo firmy,
• Mieć masowy charakter (tj. być przekazywane wszystkim klientom, a nie tylko wybranej grupie),
• Być znikomej wartości (w ocenie organów podatków przekazywanie drogich prezentów, nawet opatrzonych logo, nosi znamiona kosztów reprezentacji).

Do tego rodzaju prezentów należą między innymi opatrzone logo kubki, kalendarze, notesy, długopisy i podobne gadżety.

Przykładem podejścia fiskusa do omawianego tematu jest pismo Dyrektor KIS z dnia 05.04.2023 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW, w którym podatnik podniósł pytanie w sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu następujących wydatków na prezenty:

1. towary opatrzone logotypem marki Spółki – gadżety takie, jak np. długopisy, kalendarze, notesy, broszury, ulotki, kubki, przekazywane szerokiemu, bliżej nieokreślonemu gronu odbiorców,
2. towary, które przekazywane są w opakowaniu z logotypem marki Spółki (zazwyczaj wraz z ww. gadżetami) – np. słodycze, artykuły spożywcze, alkohol, przekazywane dużej liczbie, lecz określonych kontrahentów.

Odnośnie pierwszego rodzaju prezentów, fiskus zgodził się z podatnikiem w możliwości zaliczenia wydatków z nimi związanych do kosztów uzyskania przychodu, potwierdzając, że stanowią one wydatki reklamowe.

Natomiast w przypadku drugiego rodzaju prezentów, pomimo zwrócenia uwagi przez podatnika na ich masowy charakter, fiskus nie zgodził się z jego stanowiskiem. Zaznaczył, że mimo dużej liczby wręczonych prezentów, nadal są one wręczane ograniczonej grupie podmiotów i nie ma znaczenia fakt, że są one przekazywane w opakowaniu z logo firmy. Podkreślono także, że wydatki na zakup alkoholu nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

PODSUMOWANIE

Przekazanie upominków kontrahentom to z pozoru prosta czynność, jednak może rodzić znaczące skutki podatkowe. Przed poniesieniem kosztów warto przenalizować w jaki sposób będą mogły być zakwalifikowane oraz zadbać o ich prawidłową dokumentację. Zalecane jest, aby zawierała ona datę zakupu, dokumenty źródłowe, nazwy kontrahentów, wartości prezentów, a także cel ich przekazania.

Grupa GLC to grupa wielu specjalistów z wieloletnim doświadczeniem, między innymi w zakresie księgowości oraz podatków, którzy pomogą Państwu w znalezieniu odpowiedzi na nurtujące Państwa pytania oraz w prawidłowym sklasyfikowaniu i rozliczeniu transakcji. Zapraszamy do kontaktu!