Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Choć sama idea KSeF jest już powszechnie znana, w praktyce nadal pojawiają się pytania dotyczące konfiguracji i wyboru właściwej metody autoryzacji. Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje, które pomogą sprawnie przygotować Saldeo do pracy z KSeF – bez zbędnych komplikacji i nerwowych poszukiwań ustawień w ostatniej chwili.
Obecnie system KSeF umożliwia połączenie na trzy sposoby: z wykorzystaniem tokena 1.0, tokena 2.0 lub certyfikatu. Warto jednak pamiętać, że zarówno token 1. 0 i token 2.0 są rozwiązaniem czasowym. Z tego względu rekomendujemy, aby już teraz rozpocząć pracę z KSeF w oparciu o certyfikat, który stanowi docelową i stabilną metodę autoryzacji.
Certyfikat można wygenerować bezpośrednio w serwisie Ministerstwa Finansów:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login
Poprawnie wygenerowany certyfikat składa się z trzech elementów:
W praktyce większość Partnerów korzystających z Saldeo obsługuje wyłącznie faktury kosztowe lub zakupowe. W takim przypadku wystarczający w konfiguracji będzie certyfikat online, który umożliwia bieżącą komunikację z KSeF i wymianę dokumentów w czasie rzeczywistym.
Jeżeli jednak planujecie Państwo korzystać również z modułu fakturowego, listę certyfikatów należy rozszerzyć o certyfikat offline (ten sam zestaw plików: .crt, .key i hasło), wygenerowany jednak przez stronę Ministerstwa Finansów z myślą o pracy w trybie KSeF offline24.
Certyfikat offline pełni rolę zabezpieczenia – pozwala uwierzytelnić dokumenty w sytuacji, gdy usługa KSeF jest czasowo niedostępna, a faktury muszą zostać wystawione poza trybem online.
Poprawnie wygenerowany certyfikat składa się z trzech elementów:
W praktyce większość Partnerów korzystających z Saldeo obsługuje wyłącznie faktury kosztowe lub zakupowe. W takim przypadku wystarczający w konfiguracji będzie certyfikat online, który umożliwia bieżącą komunikację z KSeF i wymianę dokumentów w czasie rzeczywistym.
Jeżeli jednak planujecie Państwo korzystać również z modułu fakturowego, listę certyfikatów należy rozszerzyć o certyfikat offline (ten sam zestaw plików: .crt, .key i hasło), wygenerowany jednak przez stronę Ministerstwa Finansów z myślą o pracy w trybie KSeF offline24.
Certyfikat offline pełni rolę zabezpieczenia – pozwala uwierzytelnić dokumenty w sytuacji, gdy usługa KSeF jest czasowo niedostępna, a faktury muszą zostać wystawione poza trybem online.
Sama konfiguracja w Saldeo jest procesem prostym i intuicyjnym. Posiadając konto administracyjne do swojej bazy, w górnym pasku narzędzi należy odszukać ikonę zębatki, a następnie przejść do opcji „Konfiguracja KSeF”.
W tym miejscu dostępne są trzy sekcje:
Aby dodać certyfikat, należy skorzystać z opcji „Dodaj certyfikat”, umieszczonej w centralnej części okna i oznaczonej niebieską kontrolką.
W formularzu dodawania certyfikatu należy uzupełnić:
Po zapisaniu konfiguracji poprawnie dodany certyfikat pojawi się na liście ze statusem „Aktywny”.
Sama konfiguracja certyfikatu nie oznacza jeszcze, że użytkownicy będą mogli z niego korzystać. Kolejnym krokiem jest nadanie odpowiednich uprawnień operatorom.
W tym celu należy przejść do sekcji Użytkownicy, dostępnej pod ikoną grupy osób,
a następnie edytować konto wybranego operatora.
W obszarze „Dostęp do modułów” operator powinien posiadać uprawnienia do:
Jeżeli w systemie wystawiana jest również sprzedaż, lista powinna zostać rozszerzona o:
Po zatwierdzeniu zmian operator uzyskuje pełny dostęp do obsługi KSeF w Saldeo – w tym możliwość pobierania dokumentów przy użyciu opcji „Pobierz z KSeF” oraz pracy z wbudowanym miniobiegiem dokumentów (zatwierdzanie lub odrzucanie faktur kosztowych).
W niektórych przypadkach może się okazać, że nie posiadacie Państwo konta administracyjnego lub nie wszystkie moduły są aktywne (np. brak możliwości edycji operatorów czy wyłączone odczytywanie dokumentów). W takiej sytuacji rekomendujemy kontakt z Państwa opiekunem księgowym lub bezpośrednio z zespołem IT pod adresem: enovaservice@glc.pl
Istnieje możliwość przyznania tymczasowego dostępu administracyjnego lub wspólnego przejścia całego procesu konfiguracji krok po kroku.
W GLC IT pracuje od a.d. 2022. Zajmuje się koordynacją wdrożeń, przygotowaniem klientów i ich środowiska. Specjalizuje się w systemie ERP enova365, rozwiązaniach wspierających księgowość, integracjach systemowych, oraz mechanizmach raportowania. Na co dzień łączy wiedzę techniczną z praktyką biznesową, przyczyniając się do usprawnienia procesów po stronie naszych klientów.
