+48 32 479 10 50

12 listopada 2022

Wsparcie w ramach systemu enova365. Najczęściej zadawane pytania.

Pytanie podstawowe które należy w tym momencie zadać brzmi: „Co jest przyczyną braku satysfakcji?”. W zależności od odpowiedzi możemy rozróżnić szereg przyczyn. Najczęstszymi powodami jest słaba optymalizacja, brak automatyzacji, znaczny rozwój firmy, zapotrzebowanie na wsparcie ekspansji, brak aktualizacji i nieprzystosowanie do najnowszych norm prawnych. W każdym z powyższych faktycznie, produkt który był z początku innowacyjnym rozwiązaniem przyspieszającym pracę, nagle poniekąd staje się przysłowiową „kulą u nogi”.

Szczęściem jednak na każdy z powyższych problemów można w łatwy i przyjazny sposób znaleźć rozwiązanie, zależeć jednak będzie ono od produktu którym Państwo dysponujecie.
Aby uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania zachęcamy do kontaktu z Autoryzowanym Partnerem – GLC IT. Taka metoda ułatwi określenie dokładnego źródła problemu i pomoc w jego wyeliminowaniu.

Często już drobne modyfikacje są w drastyczny sposób podnieść Państwa zadowolenie z produktu, zaś kwestia stałego wsparcia technicznego i szkolenia zapewnia ciągłe dopasowanie do bieżących potrzeb. Najczęstszym powodem generującym niezadowolenie jest błędne określenie oczekiwań jeszcze na etapie wywiadu przedwdrożeniowego, dlatego mogą Państwo oczekiwać dialogu z zespołem oddelegowanym do przygotowania wdrożenia. Ułatwi to późniejsze wykorzystanie oprogramowania i uwzględni perspektywiczny rozwój.

W przypadku coraz częstszych awarii należy komputer pełniący rolę serwera poddać pełnej diagnostyce. Źródłami problemów niejednokrotnie okazują się: brak miejsca na dysku twardym, konflikt sterowników, zbyt niska wydajność sprzętowa, sprzeczne ustawienia systemowe i sieciowe. Doliczyć należy do puli też uszkodzenia fizyczne takie jak przegrzewanie się sprzętu, zabrudzenia, kontakt z cieczą, czy nawet obecność gryzoni.
Dobrą praktyką jest uwzględnienie odpowiednich warunków już na etapie wdrożenia. Odpowiednia wentylacja, chłodzenie i suchość przestrzeni wokół urządzenia, zakup serwera wydajniejszego przynajmniej o 20-30% względem minimalnego zapotrzebowania, zadbanie o regularność w konserwacji sprzętu i oprogramowania.

Należy jednak pamiętać o tym, że serwer to urządzenie dostępne przez cały czas. Przyjmuje się, że aktywnie wykorzystywany posiada żywotność w przedziale 3-5lat. Utrzymanie go w optymalnych warunkach może wydłużyć nieco cykl pracy, niemniej wraz z czasem zaczynają zauważalnie rosnąć koszty jego eksploatacji przy tendencji spadkowej wydajności.

Gdy diagnostyka nie wykazuje błędów konfiguracyjnych, dobrze jest rozważyć wymianę całego sprzętu, ostatecznie jego witalnych komponentów.

Prawie każdy zdaje sobie sprawę z wartości czasu. Z jednej strony to kontrahent który chce jak najszybciej móc przejść do kolejnego zadania, a z drugiej przedsiębiorca dążący do jak najwyższej wydajności. Nie bez powodu każda uprzemysłowiona cywilizacja ukuła swoją wersję powiedzenia „czas to pieniądz”. To też jeden z powodów dla których zachęca się kadry do nabywania doświadczenia i wiedzy. Szybszy, wydajniejszy i pewniejszy to maksymy cechujące pożądanego pracownika. Inwestujemy by z czasem zmaksymalizować korzyści.
Nie zawsze jednak myślimy też w ten sposób o sprzęcie komputerowym, choć to on po pewnym czasie może zacząć dławić wydajność. Wolniejsze działanie w perspektywie to również ryzyko utraty klientów. Wolniejszy system to mniejsza produktywność, to z kolei przekłada się na ograniczenie obsługi w danej jednostce czasu. Możliwe jest dalsze jego użytkowanie, jednak zaleca się przekalkulowanie możliwości obecnego systemu do potrzeb.
W przypadku, gdy Państwa serwer spełnia wszystkie wymogi techniczne, a problem nadal występuje, to sugerujemy przeprowadzenie testów enova365 pod kątem wydajności. Istnieje także możliwość w której to sama konfiguracja (np. logowanie do serwera spoza sieci LAN, czy przydzielenie zbyt niskich zasobów) będzie powodowała błędy funkcjonalności. W takim przypadku rekonfiguracja, bądź dodanie pewnych rozwiązań może znacząco zwiększyć komfort użytkowania.

Zachęcamy do monitorowania wydajności Państwa infrastruktury informatycznej, aby uniknąć przypadków w których stanie się ona powodem przestojów. Regularne jej serwisowanie pozwoli opóźnić potrzebę wymiany, jednak z czasem również ona stanie się nieunikniona.

Jednym z niezaprzeczalnych atutów rozwiązań cyfrowych jest ich możliwość kopiowania i przenoszenia przy użyciu odpowiednich procedur. Kopia ta będzie musiała obejmować dane wrażliwe (dane przechowywane na serwerze SQL), oraz może uwzględnić obecną konfigurację serwera.

Umożliwia to odtworzenie identycznej wersji bazy z kopią z chwili jej wygenerowania, a także minimalizację czasu potrzebnego na konfigurację nowego serwera i odtworzenie infrastruktury.

W przypadku przenoszenia na nowe urządzenie zaleca się jednak aby była to jedynie kopia ustawień, a nie pełny obraz systemu (backup).

Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnych struktur firmy i ich zapotrzebowania, to bezpośrednio przełoży się typ i moc obliczeniową serwera. Dobrze jest też uwzględnić plany dotyczące dalszego rozwoju firmy.

Weryfikację tę ułatwi też zestawienie wybranego sprzętu z wymaganiami producenta. Jeżeli korzystają Państwo z enova365, bądź planują przejście na ten system ERP, zachęcamy do zapoznania się z oficjalną stroną producenta: https://www.enova.pl/technologia-i-wymagania-techniczne/

Przyjętym standardem jest zwiększenie wydajności wybranego sprzętu o przynajmniej 20-30% względem planowanego minimum. Stosunkowo niewiele większa inwestycja pozwoli uniknąć szeregu nieprzewidzianych sytuacji.

Obecnie zdecydowana większość systemów klasy ERP, w tym też enova365, wymaga do swojej pracy środowiska opartego o systemy Windows, dlatego sugerujemy wykorzystanie jednej z edycji Windows Server. Pozwala to na skorzystanie z wszystkich dystrybucji enova365, dodatkiem jest też możliwość pełnego administrowania infrastrukturą sieciową firmy. Absolutnym minimum jest system Windows 10.

Drugim systemem ważnym dla poprawnego funkcjonowania wspieranego przez GLC systemu ERP jest serwer SQL. enova365 w największym stopniu zsynchronizowana jest z produktem Microsoft SQL Server, dlatego ze względu na maksymalizację ergonomiczności zalecamy stosowanie pełnego oprogramowania. W specjalnych okolicznościach nieuwzględniających ciągłej pracy i znaczącego wzrostu ilości danych możliwe jest także wykorzystanie niższej wersji, tj. MS SQL Express, bądź całkowite przejście na rozwiązania Oracle SQL. Należy jednak w takim przypadku pamiętać o ograniczeniach idących za tym.

Przed dokonaniem zakupu zachęcamy do przeglądnięcia posiadanych licencji. Wiele z nich możliwe jest do przeniesienia na kolejne urządzenie.

Każdy z dostawców oprogramowania komercyjnego dąży do tego, aby ciągle rozwijać swój produkt. Dotyczy to zarówno przystosowanie swojego produktu do potrzeb konsumentów, a także zwiększania jego funkcjonalności i dopasowania do obecnego zapotrzebowania rynku.

Jest to nieustanny progres pozwalający zmaksymalizować korzyści finalnego odbiorcy.
Już na etapie wdrożenia szykujemy system ERP tak, aby umożliwić jego regularne aktualizacje, a konkretne oprogramowanie podstawowe (np. system operacyjny, baza danych) sugerowane jest nie tylko ze względu na kompatybilność, ale też odpowiedzialność jego dostawców w zachowaniu najwyższych standardów, także aktualizacyjnych.

Część aktualizacji można odsunąć w czasie, jednak zalecane jest regularne podnoszenie wersji oprogramowania. W zdecydowanej większości dystrybucji jest to proces wymagający jedynie szczątkowej uwagi operatora, dlatego już drobne przeszkolenie umożliwi Państwu wykonywanie go we własnym zakresie.

W przypadku programu enova365 są to regularne aktualizacje, najczęściej związane z dopasowaniem do zmian w przepisach, dlatego ważne aby dbali Państwo o najnowsze wersje oprogramowania, ponieważ będą bezpośrednio przekładać się na poprawność funkcjonowania Państwa przedsiębiorstwa. W tym wypadku też mogą Państwo liczyć na stałe wsparcie ze strony GLC IT.

W tym przypadku możemy mówić o trzech scenariuszach powodujących dezorientację pracowników:

  1. Dodaniu nowych modułów
  2. Zmianach kadrowych
  3. Nowym wdrożeniu systemu ERP

W każdym z nich GLC IT udostępnia możliwość przygotowania szkoleń które zostaną spersonalizowane pod kątem Państwa potrzeb. Przeprowadzają je bezpośrednio eksperci specjalizujący się w konkretnych działach, dzięki czemu w przypadku powstania dodatkowych pytań są w stanie bezzwłocznie udzielić wszelkich odpowiedzi.

Jeżeli pytania dotyczącą standardowego zakresu, zachęcamy do odwiedzenia oficjalnej bazy wiedzy enova365 która znajduje się pod adresem: https://dok.enova365.pl/, lub skontaktowania się z jednym z pracowników GLC IT.

Tak, sprzedaż internetowa jest możliwa. W tym scenariuszu system ERP dostarcza informacje o cenach, dostępności i prowadzi spis dokumentów, do całego procesu wystarczy implementacja modułu dodatkowego, który będzie kontrolował komunikację między systemem ERP, a platformami sprzedażowymi.

Rozwiązanie takie ułatwia administrację ogłoszeniami i zabezpiecza Państwa dane wrażliwe przed przypadkowym udostępnieniem ich w sieci.

Jeżeli są Państwo zainteresowani rozszerzeniem swojej działalności również o sklep internetowy, czy platformę aukcyjną, to zachęcamy do kontaktu z jednym z naszych pracowników. Z przyjemnością przeprowadzimy Państwo przez cały proces usprawnienia Państwa produktu.

W sporadycznych przypadkach może dojść do sytuacji w których niektórzy z Państwa pracowników napotkają problemy z dostępnością dokumentów. W takim przypadku rozwiązaniem często okazuje się prześledzenie bieżących ustawień na uprawnieniach danego operatora. Dzięki implementacji systemu dostępów, administrator aktywnie decyduje o widoczności nie tylko samych dokumentów, ale często całych bloków ustawień. Bywa, że przy dodawaniu nowego użytkownika lub modyfikacji jego uprawnień przeoczona zostanie jedna z ról warunkująca dostępność.

Drugą możliwością jest błędne procedowanie samego importu. Tę ewentualność można wykluczyć dzięki weryfikacji spisu dokumentów przez operatora który dotychczas dysponował prawami wyświetlania podobnych dokumentów. Jeżeli nadal dokument nie jest dostępny, to powodem okaże się jego błędna lokacja podczas importu, lub pominięcie pozycji.

Zdecydowanie tak. Program enova365 wyróżnia się pod względem jednoczesnego zachowania zgodności z przepisami i elastyczności konfiguracji. Dzięki temu maksymalny zakres danych jest dostępny zarówno dla audytu zewnętrznego wynikającego z przepisów, jak również do wewnętrznej analizy zarządczej finansów.

Warunkiem skorzystania z udogodnienia jest jedynie regularne aktualizowanie dokumentacji, bądź bieżące jej prowadzenie przy użyciu enova365.

Metod które znacznie ułatwiają pracę z klientem, bądź partnerem jest kilka.

Część dotyczy spraw handlowych, jak przykładowo sukcesywne tworzenie profilu klienta, możliwości analiz zapotrzebowania, i personalizowanie oferty. Inne to sposoby automatyzacji pracy poprzez odpowiednie konfigurowanie kartoteki i cech, co w perspektywie umożliwia automatyczny wybór konkretnych wartości już na etapie przygotowania dokumentacji/ofert. Wartymi wzmianki są również systemy wymiany dokumentacji z możliwością migracji pomiędzy systemami ERP różnych producentów.

Każde przedsiębiorstwo indywidualnie podejmuje decyzję dotyczącą rozwiązań optymalizujących. W zależności od ich złożoności część można wykonać samemu, zawsze jednak można liczyć też na wsparcie merytoryczne i techniczne ze strony GLC IT.

Należy tu wspomnieć też o części zmian wchodzących wraz z ustawodawstwem, które aplikowane są wraz oficjalnymi aktualizacjami. Za przykład może tu posłużyć choćby KSeF (Krajowy System e-Faktur), który umożliwia cyfrową wymianę faktur między stronami kontraktowymi przy użyciu państwowych serwerów. enova365 już teraz umożliwia wypróbowanie tego rozwiązania i przygotowanie się do zmian.

enova365 regularnie otrzymuje aktualizacje nie tylko usprawniające pracę, ale też dostosowujące jej funkcjonalność pod kątem planowanych zmian. Nie są to tylko drobne poprawki uwzględniające korekty stawek, czy rozliczeń, ale też duże modyfikacje.
Za przykład posłużyć może KSeF. Rozwiązanie to zostało zaimplementowane do systemu enova365 już w drugiej połowie roku 2021, dzięki czemu nasz ERP stał się jednym z pionierów KSeF. To też umożliwiło wcześniejsze dostosowanie kodu pod potrzeby użytkowników i wręczenie narzędzia które zminimalizuje dezorientację rynkową spowodowaną nowym rozwiązaniem.

Korzystając z enova365 nie muszą Państwo martwić się aktualizacjami, ani zmianami, ponieważ dostarczamy narzędzie które dbamy, aby zawsze było aktualne i dopasowane do bieżących potrzeb rynkowych.

enova365 dopasuje się do Państwa bieżących potrzeb. Bez względu o rodzaju zmian. Czy jest to restrukturyzacja, czy raczej dynamiczny rozwój, to za każdym razem Państwa ERP plastycznie dopasuje się do sytuacji.

Dotychczasowa dokumentacja i zgromadzone dane pozostaną w nietkniętej formie. Zmiany często mogą okazać się niemal niezauważalne dla użytkowników.

Należy jednak wziąć pod uwagę też, że modyfikacje często dotyczyć będą samego trzonu Państwa działalności, zatem też rdzenia oprogramowania. Obecność specjalisty ds. wdrożeń może być więcej niż wskazana. W niektórych przypadkach może pojawić się również potrzeba modyfikacji aktualnych dodatków, ustawień i Państwa licencji, dlatego w takich sytuacjach zachęcamy do kontaktu z działem obsługi GLC IT.

Ze względów technicznych nie jest zalecane, aby zmian dokonywały osoby nieprzeszkolone, ponieważ grozić to może trwałą utratą danych.

Najpopularniejszym rozwiązaniem które znajduje szereg zastosowań są tzw. Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika. Funkcjonalność obu to przede wszystkim nadzór nad sprawami kadrowymi, indywidualnymi finansowymi i możliwość raportowania pracy. Pracownik otrzymuje podgląd do danych personalnych, kierownik otrzymuje narzędzie dzięki któremu może efektywniej zawiadywać podległym zespołem.

Rozwiązanie to jest przede wszystkim propozycją organizacyjną. Przygotowana platforma zapewnia szybki podgląd obecności pracowników. Wgląd w planowane nieobecności pozwala na organizację czasu pracy oraz ustalenie zastępstw. Definiowalne zestawienia czasu pracy zostały zaprojektowane z myślą o ergonomicznym wprowadzaniu rzeczywistego czasu pracy dla wielu pracowników. Kierownik może te dane modyfikować pojedynczo dla konkretnego pracownika lub dla grupy. Dostęp do statystyk pozwala na kontrolę ilości nadgodzin, a podgląd listy badań i szkoleń BHP pozwala sprawdzić, czy załoga posiada odpowiednie kwalifikacje.
Jest to kompleksowe narzędzie przygotowane do dostępu w wygodny sposób z poziomu przeglądarki, zsynchronizowane jest też bezpośrednio z Państwa dystrybucją enova365, dzięki czemu dane z jednej platformy znajdują odzwierciedlenie w drugiej. Na Państwa wniosek możemy przygotować wdrożenie tego modułu.

Rozszerzenie działalności firmy o kolejne oddziały jak najbardziej jest możliwa. Na życzenie klienta można wykonać centralizację bazy. Dzięki temu jeden serwer operuje dostępami dla wszystkich użytkowników za pomocą tzw. pulpitów zdalnych. To funkcjonalność która w perspektywie staje się użyteczna też w innych dziedzinach, choćby podczas pracy zdalnej operatora.

enova365 umożliwia Państwu podział magazynów, dokumentów i kontrahentów, przy zachowaniu możliwości specjalizacji każdej filii. Organizacja pracy oddziałów jest w pełni zależna od przyjętej przez Państwo polityki.Dla przykładu możemy wskazać trzy scenariusze:

  • Firma skupiająca się na realizacji zamówień internetowych z kilkoma punktami consultingowymi wykorzystująca jeden magazyn, jeden spis kontrahentów i dokumentów.
  • Firma posiadająca centralny magazyn wysyłkowy realizujący zamówienia czy uzupełnienia, a także posiadająca oddziały prowadzące własną sprzedaż rozdzieli magazyny dla efektywniejszej logistyki, każdej z filii udostępni niezależną księgowość, ale zechce zachować spójny spis klientów.
  • Konsorcjum koordynujące mniejsze firmy o różnych specjalizacjach zdecyduje się na pełne rozdzielenie magazynów, dokumentów i klientów.

Każdy z powyższych przedstawia część możliwości enova365. Dzięki możliwości separowania spisów, a także płynnego decydowania o ustawieniach użytkownika, Państwa firma może tworzyć złożone struktury organizacyjne dla pracy wieloodziałowej, a także organizować pracę dla firm wykorzystujących ten sam serwer (w ramach jednej grupy kapitałowej).

Dużo zależy od skali prowadzonej przez Państwo działalności. Zewnętrzna firma to często wyższe koszty obsługi godzinowej, jest to jednak zrównoważone doświadczeniem i kwalifikacjami techników, ponadto ich pomoc częściej jest reakcyjna, zależy od bieżących potrzeb czy wydarzeń, co w aspekcie czasu potrafi znacznie zredukować koszty całościowe.
GLC IT dostarcza specjalnie dla potrzeb swoich Partnerów różne warianty rozwiązań abonamentowych. Każdy z pakietów to zestaw szkoleń, konsultacji, aktualizacji i przewidzianego czasu na rozwiązywanie problemów technicznych.

Drugą omawianą opcją jest wewnętrzny dział IT. Również on posiada niewątpliwe atuty, do których należy doliczyć ciągłą dostępność i priorytetyzację prac. Wadą jest jednak potrzeba utrzymania miejsc pracy oraz szkolenie pracowników i zaopatrzenie w dedykowany sprzęt informatyczny.

GLC IT na potrzeby klienta dostarcza szereg rozwiązań które znacząco redukują tracony czas i optymalizują Państwa wewnętrzne procesy, stanowią też niejednokrotnie trzon potrzebny do efektywnego prowadzenia własnej działalności.

W odpowiedzi na zgłoszoną konieczność, opracowywaliśmy moduły dedykowane poszczególnym zamawiającym. Wśród nich z dumą możemy wspomnieć o kilku autorskich przykładach:

  1. Usprawnienie wymiany danych, zarówno online, jak i offline
  2. Integracja enova365 ze sklepami internetowymi
  3. Niezależny moduł enova365 dedykowany BHP
  4. Technicyzacja handlu towarami koncesjonowanymi
  5. Mechanizm obsługi zasobów broni palnych i amunicji
  6. Wdrożenie procesów automatycznych rozliczeń dla wirtualnych rachunków i płatności masowych

Nie jest ważne na którym z etapów wdrożenia, czy korzystania z dotychczasowego rozwiązania enova365 Państwo obecnie przebywają, GLC IT w odpowiedzi na Państwa potrzeby przygotuje stosowny zestaw narzędzi, dopasowując je do przedstawionej wizji.

12 listopada 2022

Zobacz więcej
Wróć do bloga