+48 32 479 10 50

11 listopada 2022

Wdrożenie enova365. Najczęściej zadawane pytania.

Oprogramowanie ERP to zestaw narzędzi umożliwiających zarządzanie firmą. Nie są to jedynie proste programy księgowe sprowadzające się do „wprowadź fakturę”, „przechowuj dokument”, „wydrukuj archiwum”. Aby poprawnie je opisać należy odnieść się do praktycznie każdej dziedziny funkcjonowania firmy. I to bez znaczenia na jej specjalizację i wielkość.

Każda firma – handlowa, produkcyjna, również usługowa staje przed szeregiem wyzwań. Odpowiedzialnie zarządzana musi uwzględniać prowadzenie rachunkowości, prezentować swoją ofertę, nadzorować kadry, posiadać spis dóbr. Do tego też należy doliczyć choćby symulacje, wyliczanie kosztów produkcyjnych, rozliczanie z Urzędem Skarbowym i przygotowanie przelewów. Powyższa lista to zaledwie przedsmak zagadnień którym sprostać musi menagement.

Przez długi czas standardem było generowanie stosów dokumentów i długie ich wertowanie w poszukiwaniu odpowiednich wartości, później zastąpiły to proste programy dedykowane konkretnym przypadkom.

Schedę po tych rozwiązaniach przejęło oprogramowanie ERP, które znacząco rozwinęło funkcjonalność, a co ważniejsze stało się wszechstronnym narzędziem odpowiadającym na praktycznie każdą potrzebę przedsiębiorcy. Będąc sukcesywnie rozwijane stale udostępnia coraz to nowsze funkcjonalności, odpowiada na zmieniające się przepisy prawne i dąży do maksymalnego usprawnienia pracy.

Największą zaletą oprogramowania ERP jest to, że wręcza nowemu użytkownikowi dostęp do wiedzy i metod osób z większym doświadczeniem. To wyraźnie zaciera granice pomiędzy stażem poszczególnych grup pracowników. Owszem, wymaga opanowania podstaw zarówno swojej dziedziny (dla przykładu handlu), jak i systemu, ale w perspektywie czasu i indywidualnych możliwości jest to znacznie prostsze dla pracownika niż żmudne przyswajanie złożoności procedur.

Kolejny atut stanowi zastosowanie szeregu formuł automatyzujących pracę. Koniec z manualnym wyliczaniem podatków, ręcznym przeliczaniem walut, czy stosowaniem skomplikowanych formuł dotyczących wynagrodzenia danego pracownika. Dzięki zaimplementowaniu szeregu rozwiązań można znacząco usprawnić wykonywaną pracę, i to nie tylko w biurze.

Niebagatelne znaczenie ma także dostępność do oprogramowania z praktycznie każdego miejsca i urządzenia na świecie. Większość naszego oprogramowania korzysta z wewnętrznej centrali z którą można skonfigurować zewnętrzne połączenie, co umożliwi na dostęp do wszystkich danych które wprowadzane są w biurze i poza nim. Ułatwia to pracę przedstawicielom handlowym, księgowym, zarządowi, a także umożliwia delegowanie pracowników do zadań poza biurem, bez zmartwień o ich wydajność.

Na koniec warto też wspomnieć o możliwości eksportu i importu danych do zewnętrznych podmiotów, takich jak banki, instytucje państwowe czy migracje dokumentów między różnymi platformami.

Oprogramowanie ERP w domyśle ma służyć optymalizacji wydajności pracownika, a fakt centralizacji wszystkich działań firmy redukuje czas poświęcany na każdą czynność. Dane wprowadzone przez każdego z pracowników są synchronizowane w czasie rzeczywistym, co przekłada się na natychmiastową dostępność ich w innym miejscu. To z kolei ułatwia też odnoszenie się do spraw minionych, weryfikację możliwych zadłużeń klienta, podgląd dokumentacji i wiele więcej.

Aby jednak w pełni skorzystać z potencjału oprogramowania ERP należy każdego z jego przyszłych operatorów poddać krótkiemu przeszkoleniu.

Na rynku istnieje wiele systemów ERP. Różnią się praktycznie w każdym punkcie od siebie. Zaczynając od aspektów technicznych, przez rodzaj komunikacji, po intuicyjność obsługi.
Jako GLC zauważyliśmy, że nasi klienci często nie mieli ochoty przechodzić przez skomplikowane procesy operacji. Ważne było, aby każdy z pracowników już po krótkim szkoleniu był w stanie płynnie poruszać się po programie. Dodatkowym wyzwaniem były też dostępne u naszych klientów urządzenia które nieraz mocno ograniczały wybór. Powstała też kwestia przyzwyczajeń. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy się na oprogramowanie które łączy funkcjonalność z przyjaznym interfejsem, pozostawiając jednocześnie duże pole dla operatora serwisowego.

Enova365 to oprogramowanie które w rewelacyjny sposób łączy się z praktycznie wszystkimi usługami Microsoft. Zaczynając od oprogramowania technicznego takiego jak Windows Server czy MS SQL, po najzwyczajniejszy MS Office. Ułatwień czy powiązań można odnaleźć znacznie więcej. Mimo to Enova365 nie ogranicza się jedynie do współpracy z tymi produktami. Efektywnie wykorzystać ją można z większością oprogramowania dostępnego na rynku, aby jeszcze bardziej rozszerzyć jej funkcjonalność.

Ważnym było też, aby wybrane oprogramowanie było jak najbardziej wszechstronne. Firmy z którymi podejmujemy współpracę prezentują wachlarz specjalizacji. Każda ma swoje unikatowe potrzeby, a system ERP który im proponujemy powinien być na tyle elastyczny, by dopasować się maksymalnie do oczekiwań. Również w tej dziedzinie Enova365 spełnił pokładane w nim oczekiwania.

Propozycja GLC spotkała się dość szybko z uznaniem ze strony użytkowników, co upewniło nas, że to właściwy wybór.

W GLC kładziemy nacisk na to, aby każdy z naszych klientów w jak największym stopniu odnalazł się w swoim nowym systemie. Jeszcze przed wdrożeniem ustalamy szczegółowo potrzeby naszego Partnera, omawiamy dotychczasową strukturę pracy i tworzymy plan wdrożenia. Jest on istotny, ponieważ Enova oprócz programu bazowego posiada dodatkowe, licencjonowane moduły poszerzające funkcjonalność. Możemy też przygotować autorskie rozwiązania bezpośrednio implementowane w programie, dzięki czemu w każdym przypadku dostarczamy dokładnie to czego poszukuje dana firma.

Wychodząc naprzeciwko wygodzie przyszłego użytkownika, mamy możliwość przygotowania programu na różnych platformach. Oprócz standardowej wersji programu, są to dystrybucje dla urządzeń mobilnych (iOS, Android), lub dla przeglądarek internetowych.

Tak. Enova365 opiera się o system licencji.

Podstawowe określające zakres funkcjonalności (srebrna, złota i platynowa), oraz ilość stanowisk jednocześnie korzystających z danych modułów. Nie są one przypisywane do konkretnego urządzenia, ani użytkownika.

Rozwiązanie to ułatwia korzystanie z Enova365 przez wielu użytkowników jednocześnie, a także precyzyjne dobranie ilości i rodzaju licencji do aktualnych potrzeb. Użytkownik logując się może wybrać który zestaw będzie użytkowany w czasie pracy.

Drugi typ licencji dotyczy specjalnych dodatków, które stosowane są w chwili gdy pojawią się mniej typowe potrzeby. To jednak konsultowane jest też z Partnerem przed wykonaniem ich wdrożenia.

Enova365 to kompleksowy zestaw narzędzi umożliwiający pełną pracę w oparciu o podstawowe licencje, dlatego zachęcamy do omówienia potrzeb z przedstawicielem GLC IT.

Prowadzenie księgowości, sprzedaży czy kadrowości wymaga ciągłej rotacji rotacji dokumentów, nie tylko w wewnętrznych strukturach. Wiele z nich musi często być zachowywanych przez lata. Standardem jest zatem możliwość wymiany plików między systemami.

Do Enova365 każdy dokument może zostać wgrany do bazy na dwa sposoby. Pierwszym jest przygotowanie importu plików za pomocą struktury XML (możliwe jest także wykorzystanie struktury TXT, ta jednak wymaga osobnego dodatku), drugim jest ręczne wprowadzenie.

Dzięki skali rozwinięcia Enova365 , użytkownik ma możliwość przeniesienia każdego typu dokumentu do programu z zachowaniem jego pełnej funkcjonalności.

Przeprowadzając wywiad wdrożeniowy, osoba wyznaczona do tego może przeanalizować na prośbę klienta także dotychczasowy wygląd struktury dokumentów. Uwzględniać on może schematy księgowe, sposób wyliczeń, istniejące konta, nazewnictwo, czy nawet sposób wydruku.

Bezpośrednio w trakcie wdrożenia modyfikacje będą sukcesywnie wprowadzane do finalnej wersji. Ze względu jednak na stosowanie przygotowanego z wyprzedzeniem planu zachęcamy, aby osoby przygotowujące się do przejścia na Enova365 przeanalizowały też format i rodzaj cech które chcą zachować.

W GLC posiadamy zespół osób które na co dzień pracują z systemami ERP, a także aktywnie wspierają użytkowników tych rozwiązań. Dla firmy zmieniającej oprogramowanie wysiłek jest zależny od preferencji – możemy ograniczyć go do minimum, bądź wykorzystać chęć do pomocy. Bez względu na formę, gwarantujemy pełne wsparcie w trakcie całego procesu.
Przygotowaniami które należy poczynić jest przeanalizowanie dotychczasowych rozwiązań i wybór miejsc które chcielibyście Państwo usprawnić. Wdrożenie jest idealnym momentem na zaaplikowanie modyfikacji dotychczas nieosiągalnych.

Po wstępnym wdrożeniu, późniejsza współpraca odbywać się będzie w sposób bezpośredni. Dotyczy to szczególnie przenoszenie dokumentacji, ustawień, konfiguracje i aplikowanie zmian które zostały dodane przez Partnera.

Cały proces może też zostać praktycznie w pełni wykonany bez zbytniego angażowania Państwa czasu.

Pieczołowicie podchodzimy do każdego przypadku, dlatego ciężko przewidzieć dokładny czas który będzie przeznaczony na dane wdrożenie. Okres ten zależy od wielkości dotychczasowej bazy, skali zmian, rodzaju przygotowywanych relacji, a także samych kwestii technicznych.

Przybliżony czas wdrożenia będzie Państwu przedstawiony po pełnej analizie potrzeb i planów. Zdajemy jednak sobie sprawę również z tego, że pragniecie Państwo czym prędzej przejść na nowe rozwiązania, dlatego oddelegowany do wdrożenia zostaje zespół osób które maksymalnie skróci potrzebny czas.

Najczęstsze wdrożenia podstawowe, to okres wynoszący około dwóch tygodni. Jest on zazwyczaj wystarczający do przeprowadzenia pełnej migracji i konfiguracji, a także wstępnego szkolenia.

Wdrażane oprogramowanie, przynajmniej we wczesnej fazie konfiguracji nie wiąże się w żaden sposób z dotychczasowymi sposobami działania firmy, nie ma zatem potrzeby wstrzymywania jej funkcjonowania. Późniejsze zaawansowanie modyfikacje, które mogą już odbywać się w Państwa wewnętrznej strukturze programu nadal nie nakładają obowiązku wstrzymywania pracy.

Jedynym procesem przy którym zachęcamy do chwilowego przestoju jest migracja dokumentów finansowych i stanów magazynowych. Powodem jest potrzeba zrównania obu wersji programów. Podtrzymanie procesu operacyjnego może skutkować niespójnością danych, każde z nich jednak można dograć w dowolnym momencie.

Obecnie pojawia się coraz więcej atutów dla których warto rozważyć przeniesienie swojej firmy z rozwiązań analogowych do cyfrowych. Dotyczy to również firm które zaliczane są do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Nietrudno zauważyć, że nie tylko świat biznesu coraz częściej wybiera rozwiązania elektroniczne. Spotkać się można z nimi praktycznie na każdym kroku. Przelewy bankowe, prowadzenie rachunkowości, sprzedaż elektroniczna, prezentacja własnej oferty, rozliczenia podatkowe i wiele więcej. To, co do niedawna efektywnie było wykonywane w wersji analogowej, teraz stosowane jest szybciej, wygodniej, efektywniej i bezpieczniej w wersji cyfrowej.

Rozwiązania te również doceniło Ministerstwo Finansów wdrażając szereg rozwiązań, w tym Krajowy System e-Faktur.

Do grudnia 2023 roku będzie to system dobrowolny, od 2024 roku stanie się obligatoryjny dla wszystkich firm prowadzących wymianę fakturami. To z kolei przełoży się na potrzebę wprowadzenia w strukturę swoich firm rozwiązań ERP.

GLC zachęca do przygotowania się do tych zmian z wyprzedzeniem, co pozwoli uniknąć wielu komplikacji i płynnie przejść w nowy obraz przedsiębiorstwa.

Rozwiązania ERP mogą jednak niepokoić skalą zmian. Tego typu modyfikacja to gruntowna zmiana trwale wpływająca na prowadzenie działalności. Z tego też względu GLC IT jest dostępne dla Partnerów nie tylko w trakcie wdrożenia nowego oprogramowania, ale też przy jego późniejszej obsłudze, odpowie na każde pytanie i pomoże przy wprowadzaniu zmian.

Bezpieczeństwo to kluczowa sprawa dla każdej firmy, zwłaszcza przy rozwiązaniach elektronicznych. O ile dane są zabezpieczone przed fizycznym uszkodzeniem, tak stają się podatne na nieautoryzowany dostęp online. Mając to na uwadze koordynujemy wprowadzenie zabezpieczeń fortyfikujących serwer.

Dzięki wprowadzeniu szeregu poprawek możemy potwierdzić, że dane umieszczane w przestrzeni dyskowej stają się w dużym stopniu bezpieczne i ryzyko ich przechwycenia staje się minimalne.

Celem dodatkowego zabezpieczenia zachęcamy, aby każdy z użytkowników przeszedł dodatkowe szkolenie z cyberbezpieczeństwa które zmniejszy ryzyko zainfekowania wewnętrznej sieci niechcianym oprogramowaniem szpiegującym.

Wprawdzie system Enova365 opiera się o system stałych licencji, jednak każda z nich jest tak elastyczna, że niemożliwe jest odgórne prezentowanie kosztów bez tworzenia złożonych tablic cenowych. Każdy klient to niepowtarzalne potrzeby, dlatego w oparciu o wywiad przedwdrożeniowy sugerujemy typ, ilość licencji i proponowane dodatki wpływające na Enova365. To finalnie określi koszt użytkowania programu.

Celem omówienia kosztów zachęcamy do kontaktu z GLC IT.

Wszystkie koszty omawiane są otwarcie wespół z klientem. Uwzględniać one mogą koszty licencyjne, czas potrzebny na wdrożenie, wybrane oprogramowanie dodatkowe, możliwe zmiany sprzętowe, pakiety serwisowe czy szkolenia. To jeden z powodów dla których przykładamy tak dużą wagę do dialogu z klientem i przygotowania planu wdrożenia. W GLC chcemy, aby nasi klienci mogli w pełni korzystać z potencjału nowych rozwiązań przygotowanych bezpośrednio pod ich potrzeby, bez zbędnych opłat.

Umożliwiamy też klientowi obniżanie kosztów przez adaptowanie jego istniejących zasobów. Podobnie wpływa na całokształt stopień zaangażowania klienta w modernizację.

Po udanym wdrożeniu nigdy nie pozostawiamy klienta bez wsparcia. Zdajemy sobie sprawę, że pierwsze tygodnie mogą być dezorientujące dla osób które nie miały dotychczas styczności z systemami klasy ERP, dlatego każdy z naszych Partnerów może liczyć na kompleksowe wsparcie w ciągłym szkoleniu i rozwiązywaniu problemów.

Chcemy aby proponowane przez nas oprogramowanie pozostało z klientem na lata, dlatego od samego początku dążymy do maksymalnej satysfakcji i świadomości odpowiedniego wyboru.

Wielu klientów GLC którzy współpracują aktywnie z księgowością zdecydowało się na rozwiązanie cyfrowe pod nazwą Enova365. Podobnie wiele z firm które nawiązało z nami kontakt dla samego oprogramowania z czasem wybrało ofertę księgową GLC.

Powodem jest utworzenie efektywnego konglomeratu pod sztandarem GLC który skupia usługi księgowe, audytowe, prawne, kadrowe i informatyczne. Są to praktycznie wszystkie działy potrzebne do efektywnego zarządzania firmą, dlatego nasi klienci którzy korzystali z rozwiązań outsourcingowych z czasem zdecydowali się na nawiązanie pełnego Partnerstwa.

Niewątpliwym atutem było skupienie szeregu specjalizacji w jednym miejscu co wykluczyło potrzebę angażowania wielu zewnętrznych wykonawców.

Zachęcamy dlatego każdego z klientów aby przeanalizował potrzeby i podjął decyzję, czy chce skupić się na wewnętrznych strukturach, czy też wykorzystać zalety outsourcingu.

W chwili gdy dana firma rozpoczyna współpracę z biurem księgowym, ważne jest zrównanie nie tylko wersji dokumentacji, ale też rachunkowości. Tylko dzięki temu możliwe jest poprawne prowadzenie księgowości. Ilość i rodzaj przekazywanych informacji jest ściśle zależna od stopnia współpracy i jej rodzaju.

Bez względu na typ danych, GLC oferuje kilka możliwych form ich wymiany dostosowanych pod kątem komfortu użytkownika, a sama Enova365 dostarcza kilka rodzajów importu i eksportu danych.

Tak, możliwe jest bezpłatne przetestowanie Enova365. W tym celu prosimy o kontakt z jednym z pracowników GLC IT. Przeprowadzimy Państwa przez pełny proces instalacji wersji demonstracyjnej, zaprezentujemy funkcjonalność poszczególnych modułów, odpowiemy na wszelkie pytania i najważniejsze – umożliwimy testy na przykładowych danych.

11 listopada 2022

Zobacz więcej
Wróć do bloga