Na rynku dostępnych jest sporo programów dedykowanych działom księgowym i kadrowo-płacowym. Biura rachunkowe mają szeroki wybór, a decyzja nie jest prosta, ponieważ biuro rachunkowe inwestując czas potrzebny na wdrożenie i pieniądze zazwyczaj wiąże się z wybraną aplikacją na wiele lat. Jakimi kryteriami powinniśmy kierować się przy wyborze oprogramowania dla biura rachunkowego ?
Uwagę należy zwrócić przede wszystkim na możliwości techniczne i funkcjonalność programu, na jego perspektywy rozwoju jako produktu, na bezpieczeństwo danych oraz na bieżące dostosowanie funkcjonalności do zmieniających się przepisów.
Zmiany w przepisach
To kryterium jest szczególnie ważne dla biura rachunkowego, które musi realizować usługę zgodnie z aktualnymi przepisami. Nie każdy producent oprogramowania dba o tę kwestię. Wśród producentów uwzględniających konieczność ciągłej aktualizacji jest firma Soneta, właściciel marki enova. Producent podpisuje się pod komunikatem o zgodności z konkretnymi aktami prawnymi, dzięki czemu enova posiada z jednej strony proste aktualizacje np. wskaźników i stawek procentowych (dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać o ich weryfikacji), z drugiej sukcesywnie dodawane nowe funkcjonalności w związku ze zmianami w przepisach. Dobrym przykładem jest zmiana stawek VAT sprzed kilku lat lub wprowadzenie obowiązku korygowania kosztów i rejestru VAT w związku z niezapłaconymi fakturami. W enova twórcy modyfikacji dbają również o wygodę użytkownika i eliminują ręczną pracę – program dzięki wbudowanym mechanizmom przelicza i podaje gotowe rozwiązanie do zatwierdzenia. Dodatkowo tuż przed dużą zmianą w przepisach enova udostępnia podsumowanie najważniejszych punktów wraz ze wskazaniem rozwiązania systemowego.
Elastyczność i bezpieczeństwo
Program pracuje na bazie danych SQL, co zapewnia archiwizację danych z dowolną częstotliwością oraz możliwość zbudowania hurtowni danych i dedykowanych raportów także od strony samej bazy. Oprócz tego dane mogą być zarchiwizowane bezpośrednio w programie w różnych formatach danych. Dzięki temu mamy kilka sposobów na odtworzenie bazy danych enova, także w innym środowisku informatycznym. Bezpieczeństwo to również dostęp do danych od strony programu. enova365 gwarantuje opcje blokady dostępu zarówno do danych modułów i widoków (np. użytkownik nie widzi wybranych list danych), do funkcji (np. użytkownik nie może ponownie edytować dokumentu już zatwierdzonego), a nawet do wybranych obiektów (np. użytkownik widzi tylko jedną kasę gotówkową, mimo że w firmie jest ich kilka).
Technologia
W związku z wiązaniem się biura rachunkowego z oprogramowaniem na wiele lat ważne jest, aby nowo zakupiony program nie zestarzał się pod względem technologicznym. Część programów dostępnych na rynku jest przestarzała – producenci mają problemy z wprowadzaniem modyfikacji lub zaprzestają wspierania dalszego rozwoju. Nie chodzi tylko o programy pisane pod system operacyjny DOS, ale również o nowsze produkty, w tym kilka naprawdę popularnych. W tej kategorii program enova365 wyprzedza konkurencję i jest w ścisłej w czołówce. Program jest stworzony we wciąż rozwijanej i uniwersalnej technologii (Microsoft .NET) i jest produktem dojrzałym, dostępnym na rynku od dekady. Program nie jest jeszcze liderem rynku pod względem sprzedaży, na pewno jest liderem pod względem rozwiązań informatycznych, także dzięki planowanym innowacjom. W tym momencie enova jest już dostępna w kilku modelach – jako aplikacja stacjonarna, jednocześnie może być obsługiwany przez stronę internetową lub dzięki prostej aplikacji Windows. Dodatkowo istnieje model mieszany (część użytkowników pracuje lokalnie, część przez stronę WWW). To świetne rozwiązanie dla biura rachunkowego, które chce pracować na wspólnych bazach ze swoimi klientami, prowadzącymi w enova sprzedaż i ewidencję magazynową. Możliwość logowania się do programu przez przeglądarkę WWW czyni też program bezkonkurencyjnym pod względem pracy w różnych systemach operacyjnych – przeglądarkę uruchomimy w każdym systemie (np. Microsoft Windows, Linux, MacOS, Android). W tym momencie żaden inny program w Polsce nie daje takich możliwości.
Funkcjonalność
Innowacje nie dotyczą jedynie technologii, ale również rozwiązań na poziomie programu. Osoby związane z księgowością i kadrami często pytają o funkcjonalności, które w programie enova występują w standardzie i bez potrzeby zakupu dodatkowym pakietów i licencji. Program enova365 bez wątpienia jest w biurze rachunkowym wartością dodaną. Standardem jest automatyzacja pracy (schematy księgujące dokumenty, matryce wprowadzania dokumentów i zapłat, import wyciągów bankowych i eksport przelewów, grupowe naliczanie płac dla różnych umów i wydziałów itd.).
Mimo że enova jako program klasy ERP daje możliwość pracy klienta i biura na wspólnej bazie, nadal niewiele biur decyduje się na taki model. Dlatego ważna jest opcja importu danych z programu klienta do programu enova w biurze rachunkowym. Program enova umożliwia import dokumentów w różnych formatach, np. TXT i CSV i XML, ale co najważniejsze jest otwarty na import danych prosto z arkuszy kalkulacyjnych MS Excel (import dokumentów zakupu, dodatków do wynagrodzeń, kontrahentów, dokumentów kasowych itd.). Współpraca z Excelem nie kończy się na imporcie, dowolne dane możemy z programu enova również wyeksportować w celu dalszej analizy.
Naszym zdaniem
Biorąc pod uwagę opisane cechy (innowacyjność, bezpieczeństwo, jakość, zgodność z przepisami) także GRUPA Leader zdecydowała się na inwestycje i przejście na system enova. Po czasie uważamy, że dobre wdrożenie, wykorzystanie kompatybilnego oprogramowania BI i OCR oraz funkcjonalności enova czynią ją jednym z najlepszych rozwiązań w zakresie oprogramowania dla biur rachunkowych i także zdecydowanej większości klientów biur księgowych.
Więcej o wdrożeniach enova i innych polecanych przez nas systemach znajdziesz tutaj: http://www.grupaleader.pl/wdrozenia-it/
Masz pytania dotyczące rachunkowości lub prawa podatkowego?
Potrzebujesz pomocy prawnej?
Wypełnij formularz kontaktowy
i skontaktuj się z nami
