Inwentaryzacja

Ostatni kwartał roku dla większości przedsiębiorców wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Jednym z nich jest inwentaryzacja.

Warto już teraz poświęcić chwilę, by dobrze zorganizować proces związany z czynnościami inwentaryzacyjnymi. Pozwoli to na sprawne przeprowadzenie niezbędnych działań oraz uniknięcie spędzenia nad nimi sporej ilości czasu.

Kto jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek przeprowadzenia na koniec roku obrotowego inwentaryzację posiadanych aktywów i pasywów – wynika to z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Co jest celem inwentaryzacji?

Celem procesu inwentaryzacyjnego jest ustalanie rzeczywistego stanu majątku, kapitałów własnych i zobowiązań oraz porównanie tego stanu z zapisami wynikającymi z ewidencji księgowej. Takie działanie warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego jednostki.

Jak przebiega proces inwentaryzacji?

Każda jednostka stosuje indywidualne zasady inwentury, dopasowane do jej specyfiki. Proces inwentaryzacji będzie zależał m.in., od posiadanych przez jednostkę zasobów majątkowych, jej rozmiaru, profilu działalności.

Do podstawowych elementów procesu inwentaryzacji możemy zaliczyć takie czynności jak:

1. wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
2. powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację,
3. określenie zakresu obowiązków oraz praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,
4. przygotowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji takich jak: arkusze spisowe, harmonogram/plan inwentaryzacji, instrukcja inwentaryzacyjnej,
5. przeprowadzenie instruktażu osób przeprowadzających inwentaryzację.

Jakie są dostępne metody inwentaryzacji?

W zależności od przedmiotu inwentaryzacji, aktywa i pasywa inwentaryzujemy:

1. W drodze spisu z natury, polegającej na zliczeniu bądź pomiarze składników aktywów. Metodą tą objęte są takie składniki jak:

• rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
• środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
• aktywa pieniężne – z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,
• papiery wartościowe w postaci materialnej.

2. W drodze potwierdzenia sald, polegającej na potwierdzeniu prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu składników majątku. Metodą tą objęte są takie składniki jak:

• należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności,
  (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych, które są inwentaryzowane w drodze weryfikacji),
• własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom,
• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki (w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej),
•  udzielonych pożyczek.

3. W drodze weryfikacji sald, poprzez porównanie danych z ewidencji księgowej z odpowiednimi dokumentami. Metodą tą objęte są takie składniki jak:

• grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych,
• należności sporne i wątpliwe, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych,
• środki trwałe w budowie, środki trwałe znajdujące się poza jednostką,
• inne składniki aktywów i pasywów niewymienione wyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
• Jakie są terminy inwentaryzacji?