Faktura proforma – kiedy ją wystawić oraz jakie są jej skutki?

Faktura proforma stosowana jest w obrocie gospodarczym jako oferta lub jako dokument wskazujący kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub usługę. Faktura proforma również może stanowić formę wezwania do zapłaty czy też informację o kwocie należnej zaliczki od przyszłej dostawy towaru. Dzięki tym informacjom odbiorca może dokonywać na podstawie faktury proforma płatności.

1.    Jak powinna wyglądać proforma

Pomimo iż w polskim prawie nie znajdują się ścisłe regulacje dyktujące, jak powinna wyglądać faktura proforma, przyjęło się iż powinna ona zawierać te same elementy co tradycyjna faktura. Jedyną różnicą między fakturą tradycyjną, a fakturą proforma jest tytuł, w którym musi zostać zawarta adnotacja, iż jest to właśnie proforma. Faktura proforma, chociaż nie jest dokumentem handlowym, musi zawierać numer, datę wystawienia, treść, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę oraz wysokość VAT i wartość brutto. Muszą na niej również znaleźć się dane nabywcy oraz sprzedawcy, sposób dokonania płatności oraz jej termin.

Masz pytania?

Klaudia Derela, ekspertka GLC jest do Twojej dyspozycji.

2. Kiedy wystawia się proformę

Ponieważ faktura proforma nie funkcjonuje w polskim prawie jako dokument księgowy, istnieje dowolność w zakresie ich wystawiania oraz przesyłania do kontrahenta. Najczęściej zdarzenie to występuje podczas przedstawienia oferty handlowej, jako jej element, obrazujący wartość transakcji. W praktyce często wystawienie faktury proforma jest wybierane podczas zawierania transakcji z nowym klientem jako pewna forma zabezpieczenia przed nieuczciwym zachowaniem. Po jej zapłaceniu towar zostaje dostarczony lub usługa zostaje wykonana i wystawiana jest faktura właściwa. Bardzo częstym schematem podczas zawierania transakcji z nowymi odbiorcami jako pierwszy dokument wystawiana jest faktura proforma, po której następuje zapłata, kolejnym dokumentem wystawionym jest faktura zaliczkowa. Która jest podstawą do rozliczenia z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT. Dopiero po zakończeniu usługi lub dostarczeniu towaru następuje wystawienie faktury końcowej.  W momencie gdy klient podpisze fakturę proformę, czyli de facto zaakceptuje on warunki transakcji, staje się ona dokumentem prawnym mogącym stanowić podstawę dochodzenia należności na drodze sądowej. Należy pamiętać, iż po uiszczeniu pełnej zapłaty lub zaliczki przez odbiorcę należy wystawić fakturę właściwą lub zaliczkę.

3. Skutki wystawienia proformy

Ponieważ faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, nie jest ona uwzględniana w ewidencji księgowej. Również nie jest ona odzwierciedleniem operacji gospodarczej, dlatego też nie stanowi ona kosztu uzyskania przychodu oraz nie jest ona podstawą do naliczenia czy tez odliczenia podatku VAT. Nie zwalnia ona również z obowiązku wystawienia faktury głównej czy też zaliczki. Nabywca również nie ma obowiązku zapłaty proformy, może to zrobić wtedy, gdy zaakceptuje jej treść poprzez podpisanie proformy czy też wyrażenie swojej akceptacji drogą elektroniczną.

Grupa GLC posiada w swoich szeregach wielu specjalistów z wieloletnim doświadczeniem którzy sprawnie odpowiedzą na twoje pytania oraz rozwieją wszelkie wątpliwości.

Wyślij prośbę o kontakt

Osoba z naszego zespołu skontaktuje się z Tobą!

    Powiązane wpisy

    Księgowość spółki w programie Raks SQL, Rewizor GT i Symfonia

    Zarządzanie księgowością w firmie, niezależnie od jej wielkości i branży, wymaga precyzyjnych narzędzi, które umożliwią skuteczne kontrolowanie finansów. W dobie...

    Łączenie spółek – 5 największych wyzwań

    Łączenie spółek może być skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa i obniżenie kosztów operacyjnych. Jednak proces ten wiąże się z...

    Załoga GLC wygrywa VII Ogólnopolskie Regaty Doradców Podatkowych

    Załoga GLC wygrywa VII Ogólnopolskie Regaty Doradców Podatkowych. VII Ogólnopolskie Regaty Doradców Podatkowych i załoga GLC na 1 miejscu #brawo!!!...