Mapa drogowa KSeF 2026/2027: etapy wdrożenia, uproszczenia, konsekwencje

Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowy harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Przewiduje on dwa główne etapy oraz dodatkowe odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców. Poza tym szereg ułatwień i odstępstw ma zapewnić przedsiębiorcom spokojne dostosowanie procedur i systemów do nowej, ustrukturyzowanej rzeczywistości.

Etapy wdrożenia KSeF: kto i kiedy?

• od 1 lutego 2026 — obowiązek dla dużych podatników

Przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, od 1 lutego 2026 zaczną obowiązkowo używać KSeF.

• od 1 kwietnia 2026 — obowiązek dla pozostałych podatników

W tym terminie obowiązek obejmie wszystkie pozostałe firmy, z wyjątkiem tych najmniejszych.

• od 1 stycznia 2027 — obowiązek dla najmniejszych

Mikroprzedsiębiorcy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł), będą mieli dodatkowe miesiące na wdrożenie.

Wyjątki i ułatwienia w KSeF

Aby ułatwić przedsiębiorcom wdrożenie nowych regulacji, ustawodawca przewidział szereg drobnych kroków, takich jak:

• Faktury z kas rejestrujących (paragon z NIP) — do końca 2026 roku zostanie utrzymana możliwość wystawiania faktur w oparciu o paragony;
• Faktury VAT RR (rolnicy ryczałtowi) — nie będą objęte obowiązkiem w KSeF, a możliwość ich wystawiania w systemie ma zostać udostępniona od 1 kwietnia 2026;
• Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach — do końca 2026 roku wstrzymany będzie obowiązek podawania numeru e-faktury KSeF w płatnościach (również w mechanizmie MPP);
• Tryb „offline24” — przedsiębiorcy będą mieli możliwość wystawienia faktury „offline” (np. przy braku dostępu do internetu) i przesłania jej następnego dnia roboczego do KSeF, co będzie działać także poza trybami awaryjnymi;
• Aplikacja mobilna KSeF – podatnicy będą mogli zarządzać swoimi fakturami z poziomu bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF;
• Skrócony termin zwrotu VAT – przedsiębiorcy korzystający z e-faktur będą mogli szybciej, bo już w 40 dni, odzyskać nadpłacony VAT, co ma przyczynić się do poprawy ich płynności finansowej.

Brak kar do końca 2026 roku – co to naprawdę oznacza?

Resort finansów zapowiada “taryfę ulgową”: do końca 2026 roku organy nie będą nakładać sankcji za błędy popełnione przy fakturowaniu, opóźnienia czy nieprawidłowości w korzystaniu z systemu.

W praktyce oznacza to, że administracja skarbowa skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom. Będzie to czas na testowanie, wdrażanie i weryfikację procesów bez groźby sankcji. Nie oznacza to jednak, że można zbagatelizować, czy odłożyć temat KSeF w czasie. Po stronie przedsiębiorcy leżeć będzie odpowiedzialność za poprawność danych, terminowość wystawiania faktur, czy skuteczność wdrożonych procedur. 

Co możesz zrobić już dziś?

1. Sprawdź, czy Twój obrót za rok 2024 przekroczył 200 mln zł brutto — pozwoli Ci to określić termin wejścia w obowiązek KSeF.
2. Rozpocznij integrację systemów finansowo-księgowych — skontaktuj się ze swoim dostawcą oprogramowania, weź udział w testach API, poznaj strukturę FA(3) i interfejsy, skorzystaj ze środowiska testowego aby nauczyć się jego obsługi.
3. Zidentyfikuj i dostosuj procedury i procesy niezbędne do obsługi KSeF — zadbaj o zdefiniowanie osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur, akceptację i import dokumentów, zaprojektuj siatkę niezbędnych uprawnień na cele KSeF.