Posiadanie polityki rachunkowości jest wymagane od każdego przedsiębiorstwa niezależnie jego wielkości. Wymóg taki wynika bezpośrednio z art. 10 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości (dalej zwana UoR) mówiący, że Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Po przyjęciu zasad (polityki) rachunkowości jednostki są obowiązane je stosować, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 UoR).
Praktyka jednak pokazuje, że wiele przedsiębiorstw nie ma sporządzonej dokumentacji opisującej stosowane w jednostce zasady rachunkowości. Jaka jest możliwa negatywna konsekwencja braku polityki rachunkowości, a także korzyść wynikająca z jej posiadania? O tym w kolejnych częściach artykułu.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie kilku zasad wycen aktywów oraz pasywów, ustalania wyniku finansowego czy też zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych. Z tego powodu każde przedsiębiorstwo musi wybrać stosowane przez nią zasady, a następnie sporządzić odpowiednią dokumentację.
Każda jednostka sporządzając politykę rachunkowości musi w niej określić rok obrotowy oraz wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. Rok obrotowy nie zawsze musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym.
Kolejnym istotnym aspektem koniecznym do zawarcia w polityce rachunkowości są metody wyceny wszystkich składników aktywów oraz pasywów, a także metody ustalania wyniku finansowego. Ustawa o rachunkowości dopuszcza kilka metod wyceny składników majątku, dlatego każda jednostka musi określić w polityce rachunkowości stosowane przez nią metody.
Polityka rachunkowości musi uwzględniać przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont księgi pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Dodatkowo, polityka rachunkowości powinna zawierać dokument opisujący zakładowy plan kont, który przedstawia wykaz kont księgi głównej. Z doświadczenia możemy doradzić Państwu wyodrębnienie z zestawienia obrotów i sald jedynie konta syntetyczne, a następnie na ich podstawie sporządzić wykaz kont księgi głównej. Uwzględnienie kont analitycznych może skutkować koniecznością aktualizacji polityki rachunkowości za każdym razem, gdy utworzymy nowe konto analityczne, co naraża Jednostkę na dodatkowe koszty oraz obowiązek sporządzenia zarządzenia prezesa.
Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, należy również przedstawić opis systemu informatycznego oraz procedur i funkcji w nim stosowanych. W takim przypadku istotne są również zasady ochrony danych oraz metody zabezpieczania dostępu do danych.
Za sporządzenie oraz zatwierdzenie stosowanych zasad (polityki) rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. Jest on również zobowiązany do ich bieżącego aktualizowania. Z punktu widzenia kierownika jednostki posiadanie polityki rachunkowości jest niezwykle istotne, ponieważ ma on pewność, że niezależnie od osoby prowadzącej księgi rachunkowe przedsiębiorstwa, zdarzenia gospodarcze będą księgowane w sposób ciągły, według zasad opisanych w polityce rachunkowości.
Warto również zwrócić uwagę na art. 5 ust. 1 UoR, który jest istotny w kontekście sporządzonej polityki rachunkowości, ma on następujące brzmienie: „Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane
w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.” Sporządzona polityka rachunkowości, a także każda jej następna aktualizacja powinna obowiązywać od pierwszego dnia danego roku obrotowego, ponieważ nie może dojść do sytuacji, w której dwa takie same zdarzenia gospodarcze zostaną zaksięgowane w odmienny sposób z powodu zmiany zasad rachunkowości
w takcie roku obrotowego. Każda zmiana polityki rachunkowości powoduje również obowiązek retrospektywnego przekształcenia danych porównawczych przy sporządzaniu sprawozdania finansowego. Dane porównawcze w nim zawarte muszą zostać przekształcone zgodnie z nowymi zasadami rachunkowości, aby zapewnić porównywalność danych.
Posiadanie sformalizowanej polityki rachunkowości ma niebagatelne znaczenie m.in. dla biegłego rewidenta, który podczas przeprowadzania badania sprawozdania finansowego wymaga od przedsiębiorstwa posiadania takiego dokumentu. Jego brak jest podstawą do wystawienia opinii z badania sprawozdania finansowego z zastrzeżeniem. Biegły rewident na podstawie dokumentacji polityki rachunkowości ocenia prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także zwraca uwagę na ciągłość przyjętych zasad rachunkowości, co jest istotne dla porównywalności sprawozdania na przestrzeni lat. Biegły rewident sprawdza również, czy przyjęte zasady rachunkowości są stosowane w praktyce.
