Rynek usług księgowych staje się coraz bardziej elastyczny. Biura rachunkowe muszą dostosowywać swoje usługi nie tylko do zmian w prawie, ale przede wszystkim do zmieniających się oczekiwań klientów. W związku z tym poszerzają swoją ofertę o dodatkowe usługi. Czasami jednakże tą ofertę zawężają, aby wyjść naprzeciw potrzebom przedsiębiorców.
Najczęstszą formą współpracy pomiędzy biurem a firmą jest znana wszystkim formuła, wedle której za całość kwestii kadrowych, podatkowych i bilansowych odpowiada firma outsorcingowa. Kooperacja w tym zakresie polega z reguły na dostarczaniu dokumentacji do biura rachunkowego w uzgodnionym terminie. Pracownik takiego biura następnie wprowadza dane do systemu, kalkuluje podatki, nierzadko raportuje do GUS, NBP i innych instytucji zewnętrznych i sporządza sprawozdanie finansowe.
Coraz częściej zdarza się jednak, że z różnych przyczyn przedsiębiorcy zależy na zatrudnieniu wewnętrznego specjalisty, który jest blisko procesów, wykonuje swoje obowiązki na bieżąco i jest zaangażowany w czynności, które nie dotyczą kwestii stricte księgowych, takich jak np. windykacja należności, bezpośredni kontakt z dostawcami czy udział w prognozowaniu. W takim modelu pracownik ten może nie mieć czasu, aby wykonać wszystkie czynności związane z zamknięciem m-ca, przygotowaniem deklaracji podatkowych itd. Może też nie mieć wystarczającej wiedzy lub doświadczenia, aby pełnić de facto funkcję głównego księgowego. W świetle tego jak często i brutalnie zmienia się w Polsce prawo, pracownik wewnętrzny ogarniający wszystkie procesy księgowe i kadrowe w danej firmie zawsze będzie potrzebował dodatkowych szkoleń, współpracy z doradcą podatkowym, biegłym itd. W przeciwnym wypadku pewne kwestie mogą mu po prostu umknąć.
Ponieważ zapewnienie wsparcia dla tego pracownika to dla przedsiębiorcy dodatkowy koszt a on- jako kierownik jednostki- odpowiada ostatecznie przed organami skarbowymi, może zdecydować się na ograniczenie kosztów i ryzyka podejmując okrojoną współpracę z biurem rachunkowym. W ten sposób inwestuje w rozwój wewnętrznego działu finansowego, który odbywa się poprzez wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy takim pracownikiem a biurem rachunkowym a także niejako przerzuca ryzyka podatkowe na podmiot zewnętrzny. W takiej formule funkcję głównego księgowego pełni właśnie firma outsorcingowa. Codziennymi obowiązkami zajmuje się pracownik wewnętrzny a biuro weryfikuje poprawność wykonanej przez niego pracy, odpowiada za podatki, sprawozdania, raportowanie itd. Jednocześnie tego typu usługa jest dużo tańsza niż pełna obsługa kadrowo-księgowa. Specjaliści z firm outsourcingowych często dzielą się z klientem swoimi doświadczeniami w obsłudze podobnych podmiotów, podpowiadają nowe rozwiązania itd. Mają też dostęp do różnego rodzaju baz wiedzy, nierzadko zatrudniają własnych doradców podatkowych i biegłych rewidentów. Z kolei specjalista zatrudniony przez klienta jest nieocenionym źródłem informacji nt. wewnętrznych procesów, które mogą mieć wpływ na księgi i stanowi pierwszy kontakt w przypadku jakichkolwiek zapytań, oszczędzając w ten sposób czas osób zarządzających firmą.
Dużą rolę w takiej współpracy odgrywają systemy ERP. Coraz częściej przedsiębiorcy chcą pracować na własnych licencjach- w systemach, które łączą moduły produkcyjne, handlowe, kadrowe i finansowe. To oznacza, że wszystkie procesy zachodzące w danej jednostce gospodarczej są niejako „w jednym miejscu” a następnie odwzorowywane w księgach- często w sposób bardzo zautomatyzowany. To z kolei ogranicza czas potrzebny na samą księgowość, co oznacza, że koszty obsługi zewnętrznej dodatkowo maleją. Korzystają na tym również pracownicy wewnętrzni, ponieważ ich czas może być dużo efektywniej wykorzystany. Przy poprawnym i przemyślanym ułożeniu procesów ryzyko błędu ludzkiego również jest zredukowane, co stanowi kolejne zabezpieczenie dla przedsiębiorcy. Doświadczone biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorcę we wdrożeniach tych systemów, doradza, dzieli się wiedzą i wypracowanymi przez lata z innymi klientami rozwiązaniami. W ten sposób firma nie jest w tym obszarze pozostawiona sama sobie, może liczyć na poradę i współpracę. Sam system ERP dzięki temu również jest wykorzystywany efektywniej i sprawniej.
Podsumowując, inwestycja w nowoczesny system ERP połączona ze wsparciem zewnętrznego działu finansowego jest coraz bardziej popularna ze względu na optymalizację kosztów oraz ryzyka. Nie dziwi zatem fakt, iż coraz więcej jednostek na taką współpracę się decyduje. GLC Accounting dostarcza tego typu usługi od lat. Nasi Klienci mogą liczyć na pełne wsparcie zarówno w kwestiach księgowych i kadrowych, jak i wdrożeniowych. Blisko współpracujemy z dostawcami oprogramowania, jesteśmy blisko procesów i skupiamy się na komplementarnej obsłudze naszych Klientów. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą, zapraszamy do kontaktu.
Jestem menedżerem działu księgowości, związanym z branżą od kilkunastu lat. Moja praca to nie tylko nadzór nad operacjami finansowymi, ale także aktywny udział w kształtowaniu strategii firmy, ofertowaniu oraz zarządzaniu kapitałem ludzkim. Zawsze stawiam na rozwój zespołu, oferując wsparcie merytoryczne i tworząc sprzyjające warunki do efektywnej pracy.
Kieruję się podejściem nastawionym na współpracę z klientami, opracowując dla nich najbardziej optymalne rozwiązania finansowe. Pomagam klientom osiągać ich cele, dbając o przejrzystość i zgodność finansową oraz proponując nowoczesne rozwiązania i biorąc udział w ich wdrożeniu.
