Krajowy System e-Faktur (KSeF) – jak się przygotować

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Kalendarium

Kogo obejmie ten obowiązek?

• Od 01.02.2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie największych
  jednostek tj. podmiotów, u których obrót brutto ze sprzedaży przekroczył w 2024 roku
  200 mln zł.
• Od 01.04.2026 obowiązek wystawiania faktur obejmie wszystkie jednostki, prócz
  mikroprzedsiębiorców.

UWAGA! ODBIERANIE FAKTUR W KSEF BĘDZIE OBOWIĄZKOWE DLA WSZYSTKICH
PODMIOTÓW JUŻ OD 01.02.2026!

Zwolnienie dla mikroprzedsiębiorców

Mikroprzedsiębiorcy mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury sprzedażowe poza systemem KSeF, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami (wraz z podatkiem VAT) nie przekroczy w danym miesiącu kwoty 10 000 zł brutto.

Jakie dokumenty będą wystawiane w KSeF?

Obowiązkowo:

• Faktury sprzedażowe dla kontrahentów biznesowych (krajowych)
• Faktury sprzedażowe dla kontrahentów biznesowych (zagranicznych) tj.:
  • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
  • Eksport towarów
  • Eksport usług

Opcjonalnie:

• Faktury sprzedażowe dla osób fizycznych nie prowadzących działalności

UWAGA! KONTRAHENCI ZAGRANICZNI NIE BĘDĄ MIELI DOSTĘPU DO SYSTEMU KSEF. OZNACZA TO, ŻE FAKTURY WYSTAWIONE W KSEF DLA ODBIORCÓW ZAGRANICZNYCH TRZEBA BĘDZIE PRZEKAZAĆ IM W TRADYCYJNY SPOSÓB – TAK JAK DOTYCHCZAS, NP. MAILEM LUB POCZTĄ.

Czego nie obejmie KSeF?

• Paragony fiskalne z NIP (faktury uproszczone) – ograniczenie czasowe, wyłącznie do 31.12.2026
• Faktury sprzedażowe wystawiane wg. odrębnych procedur tj. IOSS oraz OSS
• Dokumenty przewozowe tj. bilety kolejowe, komunikacji miejskiej, opłaty za przejazdy autostradą, które traktowane były jak faktury

Jak przygotować się do KSeF?

1. Audyt procesów

Zacznij od analizy, jak obecnie przebiega proces wystawiania i odbioru faktur w Twojej firmie. Sprawdź, kto jest za to odpowiedzialny, jakimi narzędziami się posługujecie oraz które elementy wymagają zmian.

2. Zadbaj o uprawnienia

Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego i sprawdź, kto w firmie ma (lub powinien mieć) dostęp do KSeF.

Uprawnienia można nadać:

• właścicielowi lub członkom zarządu,
• pracownikom,
• biuru rachunkowemu (po odpowiednim pełnomocnictwie).

3. Skontaktuj się z dostawcą Twojego systemu finansowo-księgowego lub sprzedażowego, aby:

• potwierdzić gotowość systemu do pracy z KSeF,
• uzyskać wsparcie w doprecyzowaniu sposobu integracji z systemami (np. FK),
• uzyskać pomoc w uruchomieniu połączenia z API KSeF,
• oraz przeprowadzić pierwsze testy przesyłania faktur.

4. Zadbaj o dopasowanie organizacji pracy względem wymogów KSeF

Warto odpowiednio dostosować organizację pracy w firmie do wymogów KSeF, ponieważ to po stronie przedsiębiorcy leży główna odpowiedzialność za wystawianie faktur w systemie. Biuro rachunkowe może wspierać proces wdrożenia i doradzić w zakresie integracji, jednak to Klient – jako podmiot wystawiający faktury – powinien aktywnie przygotować swoje procedury i oprogramowanie do nowych zasad. Dobrze zaplanowane
działania po stronie firmy pozwolą uniknąć problemów operacyjnych po wejściu obowiązku KSeF.

5. Ustalenie zasad współpracy z GLC

Warto ustalić kto wystawia faktury i w jaki sposób dokumenty będą udostępniane do naszego biura.

Jak możemy Ci pomóc?

Specjaliści GLC pozostają do dyspozycji w zakresie doradztwa, nadzoru merytorycznego i weryfikacji poprawności procesów – pomożemy Ci przygotować się organizacyjnie i proceduralnie do nowego obowiązku.

Aby ułatwić Państwu wdrożenie KSeF, w listopadzie i grudniu 2025 r. przygotowujemy serię praktycznych materiałów edukacyjnych:

• Szkolenia – szczegółowe omówienie obowiązków, nadawania uprawnień i odbioru faktur.
• Seria filmów wprowadzających w tematykę KSeF tj, obowiązków i praw po stronie sprzedawców i odbiorców.

Harmonogram szkoleń i publikacji przekażemy w drugiej połowie października.