Kod QR na fakturze z KSeF to dwuwymiarowy symbol graficzny prezentujący unikalny ciąg znaków, który umożliwia szybką weryfikację, czy dokument został poprawnie zarejestrowany w systemie KSeF.
Standardowo faktury są wystawiane i odbierane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). W niektórych przypadkach, określonych przepisami (art. 106gb ust. 4 uoVAT), fakturę trzeba dodatkowo przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony – poza KSeF. W takiej sytuacji dokument musi zawierać specjalny kod weryfikujący (kod QR), który potwierdza jego zgodność z systemem.
Oznaczenie faktury ustrukturyzowanej kodem QR powinno odbywać się przy każdej próbie generowania wizualizacji faktury – zarówno z poziomu aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów jak i programów komercyjnych do wystawiania faktur sprzedażowych.
W zależności od trybu wystawienia faktury w KSeF (online/offline) przy sporządzaniu wizualizacji faktury zamieszczony zostanie:
Kody QR dla kategorii KOD I (numer faktury KSeF/OFFLINE), zagwarantują nam dostęp do faktury oraz pozwolą na zweryfikowanie danych zawartych na fakturze. Poniżej przykładowe kody graficzne:
Kody QR dla kategorii KOD II (CERTYFIKAT) stosowany jest wyłącznie dla faktur wystawianych w trybie offline (offline24/tryb awaryjny/niedostępność KSeF). Zapewnia od odbiorcę faktury o autentyczności jej pochodzenia oraz integralności jej zawartości. Umożliwia również weryfikację, czy certyfikat jest aktywny oraz czy wystawca faktury posiada stosowne uprawnienia. Aby wygenerować wspomniany kod, niezbędnym jest posiadanie stosownych uprawnień tj. certyfikatu KSeF. Poniżej przykładowy kod graficzny:
Faktury wystawione w trybie ONLINE oraz te wystawione w trybie OFFLINE (ale wysłane już do KSeF) posiadają wyłącznie KOD I (numer faktury KSeF).
Faktury wystawione w trybie OFFLINE (ale jeszcze nie dosłane do KSeF) posiadają KOD I (OFFLINE) oraz KOD II (CERTYFIKAT).
W przypadku faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), możliwa jest ich szybka weryfikacja poprzez zeskanowanie kodu QR lub kliknięcie w udostępniony link. Taka forma dostępu nie wymaga uwierzytelnienia w systemie.
Po zeskanowaniu kodu lub kliknięciu w link, użytkownik otrzyma dostęp do podstawowych danych identyfikujących fakturę oraz informacji, czy dokument znajduje się w KSeF. W przypadku pozytywnej weryfikacji, system poprosi o podanie danych dostępowych do faktury – zgodnie z zakresem określonym w rozporządzeniu dotyczącym korzystania z KSeF. Po ich wprowadzeniu możliwe będzie pobranie pełnej wersji dokumentu.
W sytuacji, gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie danych ustrukturyzowanych, który uniemożliwia bezpośrednie umieszczenie kodu weryfikującego (np. linku lub kodu QR) na dokumencie, podatnik ma możliwość zastosowania alternatywnych form przekazu.
Wraz z fakturą można przesłać:
