Kiedy należy otworzyć i zamknąć księgi rachunkowe?

Zgodnie z jedną z uniwersalnych zasad rachunkowości – zasadą periodyzacji, zdarzenia gospodarcze dotyczące danej jednostki powinny być podzielone na przedziały czasowe, które najczęściej są zbieżne z rokiem kalendarzowym (jednak nie jest to konieczność). Dzięki temu, księgi prowadzone są w sposób rzetelny i klarowny oraz istnieje możliwość porównania danych względem poprzednich okresów, a co za tym idzie – wyciągnięcie wniosków odnośnie sytuacji finansowej podmiotu.

Dlatego też, kluczowym aspektem dla odpowiedniego przedstawienia informacji finansowych jednostki i zachowania przejrzystości, jest moment otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ustawodawca przewidział kilka sytuacji, w których takie działania należy podjąć, o czym stanowi treść artykułu.

Spółki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie ze wspomnianym art.2 Ustawy o Rachunkowości, tymi podmiotami są:

• spółki handlowe (komandytowe, akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością),
• pozostałe spółki (cywilne, jawne, partnerskie), które przekroczyły limit 2 mln euro obrotu (definiowanego jako przychody ze sprzedaży towarów, usług i produktów oraz przychodów finansowych),

pozostałe spółki, których udziałowcem jest spółka kapitałowa.

Na czym polega otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych i kiedy należy tego dokonać?

Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje wraz z rozpoczęciem nowego, kolejnego okresu sprawozdawczego. Analogicznie, zamknięcie ksiąg jest równoznaczne z zamknięciem dotychczas trwającego okresu i skutkuje pozbawieniem możliwości ingerowania w dotyczące go zapisy księgowe. Jednostki, które kontynuują swą działalność, powinny ostatecznie zamknąć księgi (i otworzyć nowe) w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, o czym mówi Art.12 ust.4 UoR oraz nie później, niż 3 miesiące od dnia kończącego rok obrotowy. Jeśli podmiot dopiero rozpoczyna swą działalność, otwarcie ksiąg powinno nastąpić w dniu zaistnienia pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (Art.12, ust.1 UoR), a więc mającego wpływ na stan aktywów lub pasywów. Najczęściej pierwszym takim zdarzeniem jest wniesienie wkładów pokrywających kapitał założycielski, który został określony w umowie jednostki. Częstą, choć błędną praktyką jest traktowanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, jako wspomnianego wyżej zdarzenia gospodarczego.

Momenty, w których należy otworzyć i zamknąć księgi rachunkowe wg przepisów

Zagadnienia te reguluje Art. 12 Ustawy o rachunkowości, który wprost wymienia konkretne sytuacje, w których powinno się to zrobić.

1. Księgi rachunkowe otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3:
   1. na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
   2. na początek każdego następnego roku obrotowego,
   3. na dzień zmiany formy prawnej,
   4. na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
   5. na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

– w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Natomiast zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje:

1. na dzień kończący rok obrotowy,
2. na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3. na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4. w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5. na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6. na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7. na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Jedną z wymienionych powyżej sytuacji, jest zmiana formy prawnej.

W wyniku przekształcenia np. spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i wówczas konieczne jest otwarcie ksiąg. Zamknięcie ksiąg jest natomiast możliwe w przypadku sytuacji odwrotnej – przekształcenia spółki z o.o. w spółkę nie posiadającą obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i dzieje się to na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej.

Zwolnienie z obowiązku zamknięcia i ponownego otwarcia ksiąg rachunkowych na gruncie UoR

W prawie często występują wyjątki i podobnie jest w przypadku omawianego tematu. Otóż, jeśli zmiana formy prawnej spółki dotyczy przekształcenia się w spółkę o tym samym charakterze – czyli np. dochodzi do przekształcenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę akcyjną, wówczas nie jest wymagane zamykanie bieżącego okresu i rozpoczynanie nowego.

Sytuacja wygląda podobnie, jeśli dochodzi do połączenia jednostek metodą łączenia udziałów, w wyniku czego nie powołuje się do życia innego, nowego podmiotu lub też kiedy podział jest wynikiem wydzielenia jednostki.

Zamknięcia ksiąg nie powoduje również zawieszenie działalności, ale tylko w przypadku, jeśli spółka nie dokonuje odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych oraz nie miały miejsca inne zdarzenia, które mają charakter finansowy, bądź też majątkowy.

Podsumowanie

Jak zostało przedstawione, istnieją ogólne zasady, co do których otwarcie/zamknięcie ksiąg jest wymagane i spółki zobligowane są do ich stosowania. Jednakże zawsze warto zweryfikować sytuację podmiotu i zachować podejście indywidualne, gdyż Ustawodawca wyodrębnił kilka zdarzeń pozwalających zarówno na zwolnienie z tego obowiązku, jak i jego powstanie.