Coraz częstszym tematem rozmów w biznesie jest wykorzystanie AI w codziennej działalności operacyjnej. Jest to kwestia coraz mniej kontrowersyjna a przedsiębiorcy powoli oswajają się z myślą, że sztuczna inteligencja to nie jedynie opcja a w rzeczywistości konieczność. Prowadzenie biznesu jest nie lada wyzwaniem, szczególnie w obliczu nadchodzącego kryzysu gospodarczego, którego objawy zgłasza coraz więcej przedsiębiorców. Aby firma była stabilna i miała szansę przetrwać w dłuższej perspektywie, musi się rozwijać, zdobywać nowe zlecenia, poszerzać rynek. To oczywiście oznacza więcej pracy, zaangażowania kadrowego i zwiększenia poziomu zatrudnienia.
Przedsiębiorca staje zatem przed dylematem: albo pozostanę w miejscu, z obecnym składem załogi, licząc na to, że pozostanie on niezmienny a zatem know-how wypracowane przez lata wciąż będzie procentować, albo stawiam na rozwój, zatrudniam nowych ludzi i jednocześnie liczę się z rotacją w załodze. Pytanie, czy rzeczywiście jest skazany na taki wybór? Systemy ERP oraz AI mogą tutaj wyjść naprzeciw oczekiwaniom biznesu.
– Bez wątpienia żyjemy w ciekawych czasach, czasach nowej rewolucji przemysłowej, którą nazywamy rewolucją AI. To okres pełen wyzwań, w którym nie ma już miejsca na kurczowe trzymanie się wypracowanych dotąd metod pracy – mówi Sylwia Wrona. – Rynek weryfikuje podmioty, które nie są otwarte na zmiany. Obserwujemy powoli, jak ich rentowność spada, pojawiają się problemy z planowaniem finansów, ich pracownicy nie są w stanie nadążyć za realizowaniem zamówień klientów. Jednocześnie mówi się o starzejącym się społeczeństwie oraz problemach z dzietnością, co odbija się coraz mocniej na rynku pracy. Z drugiej strony istnieją obawy, że sztuczna inteligencja wyprze „tradycyjnego” pracownika. Bez względu na to, jak na naszą rzeczywistość wpłynie AI, trudno zaprzeczyć, że pod kątem biznesowym warto rozważyć jej wdrożenie. Poniższy tekst ma na celu zobrazowanie na konkretnych przykładach, jak już dzisiaj sztuczna inteligencja wykorzystywana jest w prowadzeniu firmy – dodaje Wrona.
W ostatnich latach wyraźnie widać zmianę nastawienia właścicieli i osób zarządzających przedsiębiorstwami co do sposobu prowadzenia biznesu. Jeszcze kilkanaście lat temu wiele strategicznych decyzji było podejmowanych bardziej intuicyjnie niż w oparciu o twarde dane, kalkulacje i konkretne strategie. Dzisiaj współpraca pomiędzy działami finansowymi a dyrekcją jest codziennością. Przedsiębiorcy rozumieją i analizują dane dostarczane przez księgowość. Na ich podstawie podejmują dalsze kroki, szukają optymalizacji podatkowych i finansowych, planują przepływy oraz przyszłe inwestycje.
Ta rosnąca świadomość wagi tej współpracy wymusza również na firmach outsourcingowych zmianę sposobu myślenia o dostarczanej usłudze księgowo-kadrowo-prawnej. Księgowy nie może być jedynie osobą od wprowadzania faktur do systemu i kalkulacji podatków. Musi być partnerem w prowadzeniu działalności swojego Klienta. Ma to daleko idące konsekwencje oraz może stanowić niekwestionowaną wartość dodaną. Po pierwsze przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu i jego rozwoju, po drugie ma partnera, z którym może przedyskutować swoje plany i ich potencjalne konsekwencje, aby zabezpieczyć się na przyszłość przed ewentualnymi zagrożeniami, po trzecie posiada narzędzia, dzięki którym jakiekolwiek analizy mają sens. Księgowy staje się zatem poniekąd doradcą, analitykiem a przede wszystkim partnerem a nie jedynie usługodawcą. Dostrzegamy to zapotrzebowanie. Stąd nasze hasło przewodnie: „Czynimy biznes łatwiejszym”.
Ważnym elementem tej współpracy jest potrzeba elastyczności. Skoro przedsiębiorcy wciąż doskonalą sposób prowadzenia swojej działalności, optymalizują wewnętrzne procesy i poszukują rozwiązań mających na celu ułatwienie pracy swoim zespołom, księgowy musi być na to otwarty. Dobrym przykładem takiej kooperacji jest właśnie zastosowanie nowoczesnych systemów księgowych. Używanie w działalności systemów ERP (Enterprise Resource Planning) stało się normą. Systemy te integrują różne obszary- takie jak obrót magazynowy, produkcja, sprzedaż, finanse, kadry, łańcuchy dostaw itd. W praktyce oznacza to, że cała firma działa na jednym systemie a wszystkie dane są w zasięgu ręki przedsiębiorcy.
Rynek oferuje całą gamę przeróżnych narzędzi- od systemów bardzo prostych i intuicyjnych do bardziej skomplikowanych, międzynarodowych. Firma outsourcingowa posiadająca doświadczenie w pracy operacyjnej na różnych systemach będzie w stanie doradzić Klientowi, który z tych systemów najlepiej spełniałby jego potrzeby. Mamy również w ofercie ich wdrożenie oraz zoptymalizowanie, np. na potrzeby konsolidacji z Grupą Kapitałową lub generowania raportów zarządczych. Ważna jest świadomość tego, iż decyzja o zmianie lub wyborze systemu ma swoje daleko idące konsekwencje. Wybór powinien być determinowany m.in. ceną, możliwościami systemu, czasem na wdrożenie, potencjalnymi korzyściami w przyszłości itd. Księgowy powinien w tym procesie decyzyjnym stanowić wsparcie i rozumieć biznes swojego Klienta „od środka”.
Pracujemy na codzień na wielu systemach: Każdy z nich jest inny. Ma swoje plusy i minusy, więc powinien być dobierany indywidualnie.
Enova365 jest systemem intuicyjnym, łączy w sobie różne moduły, między którymi zapewnia łatwy obieg informacji, posiada wersję w języku angielskim, pozwala na generowanie różnego rodzaju raportów na potrzeby analizy danych, może łatwo zautomatyzować pracę i jest relatywnie tani. System enova365 jest na bieżąco aktualizowany na potrzeby zmian w prawie- np. w przypadku zmiany w strukturach pliku JPK, obowiązku KSeF itd. Dział IT w GLC specjalizuje się w tym oprogramowaniu, działając na bieżąco w kontakcie z Klientem i zespołami księgowymi, świadcząc również szkolenia dla zespołów po stronie klienta.
Kolejnym systemem jest Symfonia – dedykowany przede wszystkim firmom poszukującym prostego i przejrzystego narzędzia do obsługi procesów księgowych i kadrowo-płacowych. Oprogramowanie zostało zaprojektowane z myślą o zgodności z polskim porządkiem prawnym i jest systematycznie dostosowywane do jego zmian. Intuicyjna obsługa sprawia, że system jest dobrym wyborem dla mniejszych firm oraz organizacji z mniej złożoną strukturą operacyjną.
Nasz zespół księgowy obsługuje klientów również na systemie Microsoftu, Business Central- Ten ERP sprawdza się w firmach, które potrzebują rozwiązania wspierającego konsolidację danych, produkcję oraz integrację z szeroką gamą narzędzi Microsoft. System współpracuje płynnie z takimi aplikacjami jak Excel, Teams czy Outlook, co umożliwia płynny przepływ danych i komunikację w organizacji. Wokół tego systemu działa również mnóstwo coraz to nowych aplikacji biznesowych ułatwiających na nim pracę oraz automatyzujących procesy, jak np. BankFeed. Microsoft zapewnia również wsparcie partnerów wdrożeniowych na terenie Polski, co zabezpiecza użytkownika na wypadek powstania konieczności wsparcia IT, aktualizacji czy rozbudowy systemu o dodatkowe, dobrane indywidualnie funkcje.
SAP z kolei jest znanym systemem międzynarodowym używanym przez Grupy Kapitałowe z całego świata i w ten sposób umożliwiającym kontrolę nad finansami wszystkich jednostek wchodzących w jej skład. Jest on również systemem wielomodułowym, umożliwia zarządzanie finansami, logistyką, produkcją i innymi obszarami działalności w wielu jednostkach jednocześnie. SAP pozwala na centralną kontrolę danych i procesów w złożonych strukturach organizacyjnych. Wdrożenie systemu wymaga ścisłej współpracy z doświadczonym partnerem oraz dostosowania do lokalnych regulacji, w tym prawa podatkowego i sprawozdawczego.
Każdy z systemów ma swoją charakterystykę i specjalizuje się w innych obszarach. Przedsiębiorca, dokonując wyboru, powinien być tego świadomy i zaplanować wdrożenie w taki sposób, aby mógł z systemu korzystać w długim okresie bez obaw. Jesteśmy aktywnym wsparciem w tym zakresie. Znamy te systemy od podszewki i wiemy, które ich funkcje mogą być szczególnie atrakcyjne dla naszych Klientów. Podczas wdrożeń dbamy również o to, aby system był zgodny z wymogami Ustawodawcy i podpowiadamy zespołom wewnętrznym, jak używać go na co dzień, aby mogły analizować sytuację finansową firmy na bieżąco oraz podejmować decyzje w oparciu o dane.
Posiadamy szeroką ofertę biznesową opartą o rzeczywiste potrzeby naszych Klientów- od pełnej lub częściowej usługi księgowo-kadrowej, poprzez doradztwo podatkowe i prawne, audyt aż do usług IT i wdrożenia AI oraz systemów ERP w zgodzie z polskimi przepisami. Dzięki ścisłej współpracy pomiędzy różnymi działami naszej firmy jesteśmy w stanie zagwarantować kompleksową opiekę nad naszymi Klientami, dobrać rozwiązania „szyte na miarę” oraz odciążyć firmy w kwestiach związanych z finansami.
Jestem menedżerem działu księgowości, związanym z branżą od kilkunastu lat. Moja praca to nie tylko nadzór nad operacjami finansowymi, ale także aktywny udział w kształtowaniu strategii firmy, ofertowaniu oraz zarządzaniu kapitałem ludzkim. Zawsze stawiam na rozwój zespołu, oferując wsparcie merytoryczne i tworząc sprzyjające warunki do efektywnej pracy.
Kieruję się podejściem nastawionym na współpracę z klientami, opracowując dla nich najbardziej optymalne rozwiązania finansowe. Pomagam klientom osiągać ich cele, dbając o przejrzystość i zgodność finansową oraz proponując nowoczesne rozwiązania i biorąc udział w ich wdrożeniu.
