System KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w dwóch głównych trybach:
ONLINE oraz OFFLINE.
Tryb ONLINE polega na wystawieniu faktury i przesłaniu jej ustrukturyzowanej wersji na serwery KSeF w czasie rzeczywistym.
Tryb OFFLINE umożliwia wystawienie faktury poza systemem KSeF, a następnie przesłanie jej kopii na serwery KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tryb ten dzieli się na kilka procedur:
Tryb offline24 – pozwala na przesłanie faktury ustrukturyzowanej najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia (art. 106nda ustawy o VAT).
Tryb awaryjny – stosowany w przypadku ogłoszenia awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106nf ustawy o VAT).
Tryb offline (serwisowy) – wykorzystywany w razie niedostępności systemu KSeF, np. z powodu prac serwisowych (art. 106nh ustawy o VAT).
Tryb offline24 stanowi odpowiedź Ministerstwa Finansów na realne obawy przedsiębiorców dotyczące terminowości przesyłania faktur na serwery KSeF, wynikające z nieprzewidzianych sytuacji, na które podatnik nie ma wpływu – takich jak przerwa w dostawie prądu w siedzibie firmy, problemy z dostępem do internetu czy zakłócenia w działaniu komercyjnych systemów służących do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Fakturę ustrukturyzowaną wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF.
W przypadku, gdy podatnik nie zdąży przesłać faktury w terminie z powodu wystąpienia awarii (art. 106nf ustawy o VAT), dokument może zostać dosłany do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data wskazana zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data faktycznego wystawienia dokumentu, a nie data jego przesłania do KSeF (jeśli wysyłka nastąpiła w kolejnym dniu roboczym).
Przykład: Podatnik wystawił fakturę w trybie offline24 w dniu 8 stycznia 2026 r. Dokument został przesłany do KSeF w kolejnym dniu roboczym, tj. 9 stycznia. Zgodnie z przepisami, za datę wystawienia faktury należy uznać 8 stycznia.
Tryb awaryjny umożliwia kontynuowanie procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadku awarii systemu KSeF, ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Fakturę wystawioną w trybie awaryjnym należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, w celu nadania jej numeru KSeF.
Jeśli w trakcie tego 7-dniowego terminu wystąpi kolejna awaria KSeF, również ogłoszona w BIP MF lub oprogramowaniu interfejsowym, nowy termin 7 dni liczony jest od dnia zakończenia tej kolejnej awarii.
Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest data wskazana zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data faktycznego wystawienia dokumentu, a nie data jego przesłania do KSeF (jeśli wysyłka nastąpiła w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii).
Przykład: W dniu 8 stycznia nastąpiła awaria KSeF, która trwała do 9 stycznia włącznie. Podatnik wystawił fakturę w trybie awaryjnym 9 stycznia, a przesłał ją do KSeF 14 stycznia, dochowując ustawowego terminu. Zgodnie z przepisami, za datę wystawienia faktury należy uznać 9 stycznia.
Tryb offline to mechanizm umożliwiający wystawianie faktur ustrukturyzowanych w czasie tymczasowej niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, np. z powodu zaplanowanych prac serwisowych. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą kontynuować proces fakturowania bez zakłóceń, co zapewnia ciągłość operacyjną.
Fakturę wystawioną w trybie offline należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia niedostępności systemu, w celu nadania jej numeru KSeF.
Jeśli w tym 1-dniowym terminie wystąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF lub oprogramowaniu interfejsowym, fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data wskazana zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data faktycznego wystawienia dokumentu, a nie data jego przesłania do KSeF (jeśli wysyłka nastąpiła w ustawowym terminie).
Przykład: W dniu 12 stycznia nastąpiła przerwa w działaniu systemu KSeF spowodowana pracami serwisowymi. Podatnik wystawił fakturę w trybie offline tego samego dnia, a przesłał ją do KSeF 13 stycznia, dochowując ustawowego terminu. Zgodnie z przepisami, za datę wystawienia faktury należy uznać 12 stycznia.
Awaria całkowita to sytuacja wyjątkowa, która może stanowić zagrożenie dla funkcjonowania państwa lub jego kluczowej infrastruktury. Opracowanie procedur działania w takich przypadkach jest odpowiedzią na aktualne uwarunkowania geopolityczne Polski (art. 106ng ustawy o VAT).
W przypadku awarii całkowitej, tryb offline oznacza powrót do dotychczasowych metod wystawiania faktur sprzedażowych, czyli poza systemem KSeF. Po zakończeniu awarii nie ma obowiązku przesyłania tych faktur do KSeF.
W przypadku awarii całkowitej sugerujemy aby udokumentować sytuację poprzez wykonanie zrzutu ekranu z komunikatem błędu, widoczną datą i godziną, oraz – jeśli to możliwe – zapisanie logu z systemu fakturowego. Należy następnie sprawdzić status działania KSeF na stronie https://ksef.mf.gov.pl lub w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów. W razie potwierdzenia awarii po stronie KSeF zaleca się zachowanie zrzutu ekranu z komunikatu resortu. Celem tych działań jest udokumentowanie daty i przyczyny przerwy w funkcjonowaniu systemu.
W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej i nieprzesłania jej w wymaganym terminie do systemu KSeF, Naczelnik Urzędu Skarbowego będzie mógł nałożyć sankcję w wysokości:
UWAGA: DO DNIA 31 GRUDNIA 2026 R. NIE BĘDĄ STOSOWANE KARY PIENIĘŻNE ZA NARUSZENIA ZWIĄZANE Z KSEF.
