Jak dokumentować wykorzystanie samochodu do celów prowadzonej działalności, by odliczyć pełny VAT?

Samochody – zarówno ciężarowe  jak i osobowe – wykorzystywane wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, dają przedsiębiorcy prawo pełnego odliczenia VAT zarówno przy zakupie auta, jak i przy wydatkach związanych z jego użytkowaniem.

W przypadku samochodów powyżej 3,5 tony sprawa jest prosta – by odliczyć pełny naliczony w fakturach VAT, nie potrzeba żadnych dodatkowych zabiegów. Sprawa się komplikuje, gdy firma posiada samochód o mniejszej ładowności.

Obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. przepisy ustawy o podatku od towarów i usług¹ podzieliły samochody wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą na dwie grupy, odnosząc się do ich konstrukcji:

1. Pierwsze to takie, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że inne użycie jest nieistotne (wynika to z dowodu rejestracyjnego lub dodatkowego badania w stacji kontroli pojazdów).

2. Drugie to takie, na użytkowanie których do celów prywatnych nie powalają zasady ustalone przez przedsiębiorcę-podatnika (choć technicznie jest to możliwe).

W tym miejscu chciałbym się skoncentrować tylko na tej drugiej grupie – pojazdach, których użycie dla celów wyłącznie służbowych warunkowane jest zasadami panującymi w przedsiębiorstwie.
Żeby w ich przypadku skorzystać z pełnego odliczenia VAT należy spełnić dwa warunki:

• zgłosić samochód we właściwym urzędzie skarbowym,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która ma wykluczyć użytkowanie prywatne.

Co musi zawierać „kilometrówka“ na potrzeby VAT?

Zakres ewidencji przebiegu pojazdu określony w ustawie o VAT² jest dość szczegółowy i różni się od kilometrówki prowadzonej dla celów związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Prawidłowo prowadzona musi zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zakres wpisu oraz osoba, która będzie zobowiązana do jego sporządzenia będą zależały od tego, czy samochód zostanie udostępniony pracownikowi, czy osobie niebędącej pracownikiem podatnika:

Udostępnienie pracownikowi	Udostępnienie osobie niebędącej pracownikiem
1)     kolejny numer wpisu, 2)     datę i cel wyjazdu, 3)     opis trasy (skąd – dokąd), 4)     liczbę przejechanych kilometrów, 5)     imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.	1)     kolejny numer wpisu, 2)     datę i cel udostępnienia pojazdu, 3)     stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, 4)     liczbę przejechanych kilometrów, 5)     stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, 6)     imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
Sporządza go osoba kierująca pojazdem i jest potwierdzany przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem	Jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności³.

Jak zgłosić samochód w Urzędzie Skarbowym?

Kolejnym warunkiem odliczenia pełnej wartości VAT od zakupu i wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego będzie złożenie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego informacji o tym pojeździe (formularz VAT-26). Trzeba to zrobić w terminie 7 dni od dnia, w którym firma poniesie pierwszy wydatek związany z tym samochodem. Jeśli przedsiębiorca przekroczy ten termin, samochód z automatu traktowany jest jak wykorzystywany zarówno dla celów służbowych jak i prywatnych – do daty zgłoszenia.
Zmianę w sposobie użytkowania samochodu trzeba zgłosić
Przywilej odliczenia pełnego VAT-u od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do celów związanych z działalnością gospodarczą można łatwo stracić. Wystarczy raz skorzystać z pojazdu niezgodnie z założonym służbowym przeznaczeniem.
W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik ma obowiązak zaktualizować informację w Urzędzie Skarbowym najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany⁴.
Zgłoszenie niezgodne z prawdą grozi karą grzywny do 720 stawek dziennych^5.

Przypisy:

1. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 lutego 2014 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 312)
2. (art. 86a ust. 7 uVAT)
3. (art. 86a ust. 6 uVAT)
4. (art. 86a ust. 14 uVAT).
5. sankcja karna z art. 56a kodeksu karno skarbowego.

Masz pytania dotyczące rachunkowości lub prawa podatkowego?
Potrzebujesz pomocy prawnej?

Wypełnij formularz kontaktowy

i skontaktuj się z nami

Jaka usługa Cię interesuje?

Doradztwo podatkowePrawo w biznesieAudytObsługa księgowaObsługa kadr i płacenova365Obsługa prawna firmObsługa prawna spółekPrawo dla osób indywidualnych

Jak możemy się z tobą skontaktować?

Zostaw swój numer telefonu

Zostaw swój adres mailowy

Na czym mamy się skupić

Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny i mailowy w celu obsługi niniejszego zapytania ofertowego. Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej wysyłanymi przez glc.pl oraz wykorzystanie komunikacji email w celach marketingowych (Polityka Prywatności).