Każdy przedsiębiorca w dobie gospodarki globalnej poszukuje nowych rynków zbytu. Automatyzacja procesów, marketing prowadzony za pomocą międzynarodowych platform i reklama w sieci są narzędziami, które pomagają w dotarciu do nowych klientów na całym świecie. Niestety sukces w poszerzeniu grona klientów ma swoje podatkowe i sprawozdawcze konsekwencje, z których przedsiębiorcy rzadko zdają sobie sprawę. Jednym z nich jest obowiązek rejestracji do VAT w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej.
Jeszcze kilka lat temu po przekroczeniu limitów sprzedaży za pośrednictwem platform internetowych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w danym kraju UE , przedsiębiorca obowiązkowo musiał zarejestrować się do VAT w takim kraju oraz tam odprowadzić podatek. Oczywiście wymuszało to na nim wejście we współpracę z biurem rachunkowym w tym kraju a zatem generowało dodatkowe koszty i obowiązki sprawozdawcze. Paradoksalnie taka sprzedaż mogła po prostu nie być opłacalna.
Szczęśliwie ten proces został wyeliminowany przez tzw. VAT-OSS, który znacznie ułatwił rozliczenie podatku VAT z tytułu takich transakcji. Dzięki powyższej procedurze nawet po przekroczeniu limitów przedsiębiorca nie musi rejestrować się do VAT poza Polską. Co ważne z procedury mogą korzystać również podmioty zwolnione z VAT (tzw. nievatowcy). Rejestracja do VAT-OSS nie powoduje utraty prawa do zwolnienia podmiotowego w Polsce, ponieważ sprzedaż rozliczana w ramach tej procedury nie wchodzi do limitu sprzedaży do zwolnienia w VAT. Ponadto wciąż obowiązuje limit takiej sprzedaży, do którego przedsiębiorca nadal nie jest zmuszony do rejestracji w procedurze VAT-OSS. Obecnie wynosi on 10 000,00 EUR. Zatem do tego momentu sprzedaż za pośrednictwem platform internetowych na rzecz osób fizycznych spoza Rzeczpospolitej Polskiej nieprowadzących działalności gospodarczej traktowana jest jak sprzedaż krajowa opodatkowana wg stawki VAT zgodnej z polską ustawą o VAT i rozliczana jest w polskiej deklaracji VAT. Dopiero po przekroczeniu limitu należy wystawiać faktury ze stawką VAT właściwą dla kraju nabywcy, jednak podatek ten oraz deklaracja rozliczeniowa składane są w polskim urzędzie skarbowym. Aby było to możliwe, należy zarejestrować się do VAT-OSS za pomocą formularza VIU-R. Jest to usługa standardowo świadczona przez polskie biura rachunkowe.
Wprawdzie rejestracja ta wprowadza nowe obowiązki sprawozdawcze w postaci konieczności składania deklaracji VIU-DO, ale będzie je mogło wykonywać polskie biuro rachunkowe a przedsiębiorca nie będzie musiał korzystać z usług podmiotów zagranicznych z tego tytułu, jak byłoby w sytuacji obowiązku rejestracji do VAT w innym kraju członkowskim UE.
Jak widać powyżej, organy starają się wyjść naprzeciw podatnikom. Prawdziwym ułatwieniem jest natomiast tzw. procedura SME, z którą mamy do czynienia dopiero od bieżącego roku. Jest ona kolejnym krokiem w kierunku deregulacji VAT na poziomie całej Unii Europejskiej. O ile VAT-OSS wybiórczo ułatwiał rozliczenia VAT, o tyle procedura SME nie dyskryminuje podmiotów. Jej celem jest przeniesienia zwolnienia podmiotowego na cały obszar UE. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży w innych krajach członkowskich i uprawnieni do rejestracji w procedurze SME nie będą musieli rozliczać VAT za granicą. Z ułatwień tych będą mogły skorzystać podmioty, które:
Aby móc wejść w procedurę, należy złożyć do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście tzw. uprzednie powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia VAT w innych państwach UE niż swojej siedziby. Co ważne wszelkie czynności w związku z procedurą SME należy podejmować wyłącznie za pomocą e-Urzędu Skarbowego. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez organy skarbowe przedsiębiorstwu zostanie nadany indywidualny polski numer identyfikacyjnego EX. Oznacza to, że zmieni się również NIP podatnika. Od tej pory będzie miał format: PL1234567890-EX.
Niestety status podatnika zwolnionego nie będzie automatycznie oznaczał braku konieczności raportowania do organów. Co kwartał będzie musiała być składana odpowiednia deklaracja.
Istnieje pewna korelacja pomiędzy procedurą VAT-OSS a SME. Przedsiębiorca, który jest zarejestrowany do tej drugiej w danym kraju członkowskim nie składa VIU-DO.
Mimo, że wydaje się, iż rejestracja do SME niesie za sobą same korzyści, należy zwrócić uwagę np. na fakt, iż przedsiębiorstwa, które w ramach procedury staną się podatnikami zwolnionymi w danym kraju UE, tj. utracą prawo do odliczenia VAT od towarów i usług wykorzystywanych w ramach dostaw zwolnionych z podatku. Oznacza to, iż w przypadku gdy podatnik ten będzie nabywał w swoim kraju towary lub usługi, które będą związane z dokonywanymi przez niego dostawami towarów lub świadczeniem usług zwolnionych w innych państwach członkowskich, nie będzie on mieć prawa do odliczenia naliczonego VAT z tytułu tych nabyć.
Pewne zamieszanie może również wprowadzić oznaczenie „EX”, o którym wspomniałam wcześniej. Przykładowo przedsiębiorstwo, które jest zwolnione z VAT w innym kraju członkowskim wciąż może być zobowiązane do identyfikacji w ramach VAT-UE. W przypadku podatników zwolnionych z VAT w Polsce, ale zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, ich status będzie automatycznie zaktualizowany na podatnika VAT zwolnionego w związku z wyborem SME i uwidoczniony na białej liście podatników. Oznacza to, że firmy zagraniczne korzystające ze zwolnienia w Polsce w ramach procedury będą rejestrowane jako „podatnicy VAT zwolnieni” tylko wtedy, gdy wcześniej były już zarejestrowane jako podatnicy VAT UE. W przeciwnym razie pozostaną niezarejestrowane. Może to spowodować trudności w weryfikacji białej listy.
Podsumowując, warto rozważyć wejście w system zwolnienia z VAT poza granicami kraju, jednocześnie pamiętając o wpływie możliwości odliczenia podatku VAT z tego tytułu. Aby podjąć świadomą decyzję, zachęcamy do konsultacji naszymi doradcami podatkowymi.
Jestem menedżerem działu księgowości, związanym z branżą od kilkunastu lat. Moja praca to nie tylko nadzór nad operacjami finansowymi, ale także aktywny udział w kształtowaniu strategii firmy, ofertowaniu oraz zarządzaniu kapitałem ludzkim. Zawsze stawiam na rozwój zespołu, oferując wsparcie merytoryczne i tworząc sprzyjające warunki do efektywnej pracy.
Kieruję się podejściem nastawionym na współpracę z klientami, opracowując dla nich najbardziej optymalne rozwiązania finansowe. Pomagam klientom osiągać ich cele, dbając o przejrzystość i zgodność finansową oraz proponując nowoczesne rozwiązania i biorąc udział w ich wdrożeniu.
