Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego

Co zrobić, gdy nie jesteś zadowolony z aktualnych usług księgowych? Czy musisz czekać do następnego roku rozliczeniowego, czy możesz podjąć decyzję o zmianie już teraz? Jak się do tego przygotować? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.
Zmiana biura rachunkowego zwykle następuje wraz z początkiem roku obrotowego. To rozwiązanie na tyle wygodne, że dotychczasowe biuro zajmuje się stworzeniem sprawozdania za poprzedni rok, a nowe zaczyna prowadzenie księgowości od nowego roku, czyli od czystej karty. Niestety są takie sytuacje, w których nie opłaca się czekać, a zmiana księgowości jest potrzebna tu i teraz.
Może to być spowodowane niezadowoleniem z usług czy też zmianą skali działalności firmy, przez co dotychczasowe biuro nie może podjąć się działań, które aktualnie są niezbędne dla klienta. Jeśli właśnie stoisz przed decyzją o zmianie biura rachunkowego, to sprawdź, na co zwrócić szczególną uwagę, by zrobić to dobrze.

Jak przygotować się do zmiany biura rachunkowego?

Jeśli podejmujesz decyzję o zmianie firmy prowadzącej księgi w ciągu roku, to musisz się odpowiednio do tego przygotować, bo to wyzwanie zarówno dla Ciebie, jak i firm, z których usług korzystasz. O czym pamiętać, by zmiana biura księgowego poszła gładko? O okresach wypowiedzenia umowy,  ustaleniu warunków współpracy z nowym biurem, przeniesieniu wszystkich danych i odpowiednich korektach, odebraniu niezbędnych dokumentów, a także pełnomocnictwach.

Okres wypowiedzenia umowy

Zmieniając biuro rachunkowe, należy działać z wyprzedzeniem. Nie warto robić tego na ostatnią chwilę, bo to może generować tylko błędy i przyszłe problemy. Na początku konieczne jest wypowiedzenie umowy poprzedniemu partnerowi – samo to może trwać dłużej niż miesiąc i warto mieć to na uwadze. To jednak nie wszystko! Odpowiednio wcześniej trzeba poinformować dotychczasowe biuro rachunkowe o podjętej decyzji i zamknięciu współpracy. Szacuje się, że najlepiej zrobić to minimum z 3-miesięcznym wyprzedzeniem.

Umowa z nowym biurem rachunkowym

Przy zmianie usług księgowych, kolejną niezbędną kwestią jest odpowiednie stworzenie zapisów umowy, odpowiedzialności i harmonogramu prac z przejęciem ksiąg z nowym biurem. Warto w takiej umowie wyszczególnić wszelkie kwestie związane z przenoszeniem danych oraz składaniem korekt rozliczeniowych za poprzednie okresy. Dla nowego biura to intensywny czas, w którym przegląda zapisy poprzednich miesięcy, by zadbać o prawidłowe rozliczenie.

Przeniesienie danych księgowych

Jednym z największych wyzwań przy zmianie biura rachunkowego jest przeniesienie danych za minione miesiące. Oczywiście, cały ten proces można usprawnić dzięki specjalnych programom finansowo-księgowym. W przypadku, gdy biura księgowe korzystały z innych programów, rozwiązaniem jest przygotowanie baz danych i przeniesienie ich do nowego systemu.

Odebranie dokumentów

Przy przenoszeniu się warto także dokładnie sprawdzić, czy otrzymałeś wszystkie niezbędne wydruki, rachunki, wydruki z KPiR, potwierdzenia zapłaty czy ewidencje środków trwałych. Wśród tej dokumentacji powinna znajdować się także umowa spółki. Po sprawdzeniu, czy wszystko, co niezbędne zostało przekazane, należy sporządzić protokół, w którym potwierdzasz odbiór wymienionych dokumentów.

Pełnomocnictwo

To niezwykle istotne! Wraz z przeniesieniem dokumentacji i zdecydowaniem się na outsourcing księgowy należy także upoważnić je do reprezentowania firmy przed Urzędem Skarbowy i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Przy nadaniu pełnomocnictwa nowemu partnerowi konieczne jest cofnięcie wszystkich pełnomocnictw i upoważnienia do składania deklaracji drogą elektroniczną poprzedniemu
Decyzja o współpracy z biurem rachunkowym, które będzie spełniało Twoje wymagania i pozwoli Ci skupić się na najważniejszych zadaniach w firmie to poważna zmiana, która bardzo szybko się opłaci. Nie ma sensu czekać do nowego okresu rozliczeniowego, jeśli już teraz czujesz, że aktualne usługi księgowe nie są wystarczające i nie spełniają Twoich oczekiwań.