Decyzja o wyborze systemu ERP to dopiero początek zmian w Twojej firmie. Gdy już wybierzesz enova365 to musisz wiedzieć, że proces wdrożenia nie kończy się na samej instalacji programu. Aby w pełni wykorzystać potencjał systemu, konieczne jest przejście przez kilka kluczowych etapów.
Co ważne, wdrożenie ERP to nie tylko kwestia technologii, ale także ludzi, procesów i przyzwyczajeń. Brak odpowiedniego podejścia może prowadzić do chaosu, błędów w danych i oporu pracowników wobec nowych rozwiązań. Dlatego warto dobrze przygotować się do tego procesu i potraktować go jako inwestycję w rozwój firmy.
Tutaj chciałbym zaprosić Cię do przeczytania także wcześniejszych wpisów:
https://glc.pl/blog/szkolenie-z-enova365-jak-skutecznie-przygotowac-zespol-do-pracy-w-systemie/
Od lat jako GLC IT wspieramy przedsiębiorstwa w pełnym cyklu wdrożeniowym enova365 – od analizy potrzeb, przez konfigurację, aż po wsparcie powdrożeniowe. Nasze doświadczenie pokazuje, że dobrze przeprowadzone wdrożenie zwraca się znacznie szybciej, niż wielu przedsiębiorców zakłada.
To najważniejszy etap całego procesu. Odpowiednie zaplanowanie pozwala przygotować proces tak, aby migracja na nowy system przebiegła w sposób jak najbardziej przyjazny dla Twoich pracowników i klientów. Wspólnie z wyznaczonym przez Ciebie zespołem analizujemy procesy biznesowe, identyfikujemy Wasze potrzeby i określamy, które moduły enova365 będą wykorzystywane. To na tym etapie możemy też zaproponować dalsze rozwiązania technologiczne, lub zaplanować dostosowanie systemu pod odpowiednie rozszerzenia w przyszłości. Dzięki temu możemy dopasować wdrożenie systemu do rzeczywistych działań Twojego biznesu, a nie zmuszać firmę do dostosowania się pod ERP.
Już na tym etapie Twoje decyzje będą po raz pierwszy zauważalne. W zależności od Twoich wyborów, ilość kroków może ulegać pewnym zmianom, jednak dla zobrazowania procesu spróbuję ujednolicić etapy.
Każde wdrożenie zaczyna się od określenia: enova365 w chmurze, czy na serwerze. Gdy już wskażesz najbardziej korzystne dla siebie rozwiązanie i wybierzesz miejsce przygotowania, to przechodzimy do instalacji.
Na rzecz prezentacji wdrożenia enova365 założę, że serwer i Twoja sieć są już przygotowane.
W tym scenariuszu zaczynamy od skonfigurowania serwera SQL. Jako, że system enova365 mocno opiera się o strukturę Windows, to w zdecydowanej większości przypadków wdrażamy środowisko Microsoft SQL Server. Posiada on darmową wersję do wykorzystania w każdej bazie, pod warunkiem, iż nie przekroczy ona 10Gb.
Dla standardowych potrzeb klienta jest rozwiązaniem optymalnym do pracy.
Dodajemy do MS SQL użytkowników, konfigurujemy zaporę, uzdatniamy go do pracy w Twojej sieci, a także instalujemy rozwiązania pozwalające na dalsze zarządzanie środowiskiem SQL.
Po tej czynności instalujemy wybraną wersję enova365, oraz tworzymy pierwszą bazę. Posłuży nam ona do przygotowania serwera licencji, pozwoli na dogranie dodatków i przygotowanie integracji z innymi systemami, które funkcjonują już w Twojej firmie.
Jeżeli zdecydujesz się Czytelniku na to, aby enova365 działała w wersji hybrydowej, to właśnie teraz przystąpimy do konfiguracji procesu Orchestratora.
Jest to autorskie rozwiązanie producenta które pozwala na zarządzanie wieloma procesami w tle. Jest to między innymi hostowanie strony www i harmonogram zadań.
Gdy Orchestrator podejmie pracę i zacznie komunikować się z bazą w enova365, to przechodzimy do kolejnego etapu wdrożenia.
enova365 to system elastyczny – często o tym wspominamy i nie robimy tego bez powodu. System ten pozwala dostosować logikę działania do specyfiki Twojej firmy.
Gdy przygotujemy program tak, aby stworzył stabilne, czyste środowisko , to następuje najlepszy moment, aby rozpocząć parametryzację. Tutaj jednak zaczniemy wykorzystywać część informacji które pozyskaliśmy w trakcie analizy przedwdrożeniowej.
Jeżeli planujesz korzystać z modułu handlowego, to przygotujemy dla Ciebie magazyny, skonfigurujemy metody płatności, spersonalizujmy typy dokumentów i ich wzajemne relacje, czy dodamy potrzebne dla Ciebie definicje i rozszerzenia.
Gdy chcesz skorzystać z pulpitów pracowniczych i modułu kadrowo-płacowego, to wykorzystamy Orchestratora, udostępnimy pulpity w wersji przeglądarkowej, dodamy typy umów i definicje stawek, oraz uwzględnimy wyjątki.
Przykłady można mnożyć w zależności od wybranych przez Ciebie modułów. Zrobimy jednak wszystko, aby dostosować program do Twojej wizji.
To również na tym etapie przygotujemy potrzebne układy okien, stworzymy wzorce raportów i wydruków (np. wzorce faktur, umów i rachunków do nich), a także dopasujemy uprawnienia operatorów tak, aby każdy zdobył pakiet niezbędnych dla siebie narzędzi.
Gdy zakończymy metamorfozę systemu, to przystępujemy do utworzenia pierwszych dostępów dla użytkowników. Dzięki temu będą mogli obserwować zmiany, zgłosić zapotrzebowanie na konkretne rozwiązania, czy brać aktywny udział w następnych krokach.
Żeby system zadziałał poprawnie, potrzebne będą dane – kontrahenci, towary i produkty, pracownicy, dokumenty. Przed przejściem do enova365 prawdopodobnie korzystałeś z innego programu, lub rozplanowałeś wszystko w Excelu. W takim przypadku migracja Twoich danych na nowe środowisko pozwoli na zachowanie ciągłości pracy. Dzięki temu nikt z Twojego zespołu nie będzie też musiał zaczynać pracy od zera, a praca zostanie podjęta płynnie na znanych danych.
Zazwyczaj przejście na nowy system ERP jest też najlepszą okazją do uporządkowania opisów i słowników. Przeniesiemy to, co wskażesz nam jako potrzebne.
Na tym etapie posiadamy już gotowy program. Przed oficjalnym startem zachęcamy operatorów do przepatrzenia programu. Możemy też uruchomić środowisko testowe, lub zaprezentować dotychczasowe zmiany. To tu po raz ostatni przed uruchomieniem produkcyjnym zweryfikujemy poprawność procesów, wyizolujemy ewentualne błędy, oraz sprawdzimy, czy konfiguracja odpowiada Twoim oczekiwaniom.
Bez wiedzy pracowników nawet najlepiej skonfigurowany system nie będzie działał efektywnie. Przygotowaliśmy program w oparciu o Twoje potrzeby i wskazówki, jednak pomimo maksymalnego zbliżenia procesów nadal będą występowały pewne różnice w obsłudze, czy metodyce działania. Dlatego szkolimy Twój zespół z obsługi enova365, pokazujemy logikę systemu, najczęstsze błędy i sposoby ich unikania. To etap, który znacząco wpływa na późniejszą wydajność pracy.
To moment, w którym Twoja firma zaczyna pracę w systemie w pełnym zakresie. Przejście do środowiska produkcyjnego może być stresujące, dlatego nasz zespół pozostaje do Waszej dyspozycji, aby rozwiązać wszystkie bieżące problemy, czy służyć wsparciem merytorycznym.
Chociaż oddaliśmy w Twoje ręce działający program, a Twoi pracownicy stają się coraz bardziej umiejętni w jego obsłudze, to nasze wsparcie nie kończy się w dniu startu produkcyjnego. System enova365 rozwija się wprowadzając nowe funkcjonalności, dostosowuje się też do zmian prawnych i technologicznych.
Dlatego zapewniamy wsparcie serwisowe i proponujemy dalszą współpracę pozwalającą na rozbudowę systemu zgodnie z rosnącymi potrzebami Twojej firmy.
Z naszego doświadczenia: im lepiej przygotujesz się do wdrożenia enova365, tym szybciej odczujesz jego efekty. Im pełniejsze będą dane które nam dostarczysz, tym dokładniej przygotujemy Twoje środowisko. Wdrożenie enova365 to nie koszt, a inwestycja – pozwala zyskać przewagę konkurencyjną i uporządkować procesy w firmie. Jeśli chcesz przejść przez ten proces bez zbędnych komplikacji, to zachęcamy Cię do zaufania nam i spotkania się by poznać jeszcze lepiej naszą ofertę, a jeśli zdecydujesz się na rozwój, to przeprowadzimy Cię przez cały cykl wdrożeniowy.
W GLC IT pracuje od a.d. 2022. Zajmuje się koordynacją wdrożeń, przygotowaniem klientów i ich środowiska. Specjalizuje się w systemie ERP enova365, rozwiązaniach wspierających księgowość, integracjach systemowych, oraz mechanizmach raportowania. Na co dzień łączy wiedzę techniczną z praktyką biznesową, przyczyniając się do usprawnienia procesów po stronie naszych klientów.
