fbpx
+48 32 479 10 50

Jak powinno wyglądać nowoczesne biuro rachunkowe

W dzisiejszych czasach nowoczesność kojarzy się przede wszystkim z poziomem informatyzacji. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom technologicznym odległość nie jest już barierą. Możliwe jest świadczenie usług księgowych bez względu miejsce wykonywania działalności. Nie ważne jest, czy miejsce siedziby zarządu to Katowice, Kraków, Wrocław, Łódź czy w Warszawa.

Księgowość spółki wraz z jej pełnym controllingiem może być prowadzona w innej lokalizacji. Wysoki poziom informatyzacji biura rachunkowego przestaje być  przewagą konkurencyjną, a staje się standardem.  Wzorcowe biuro rachunkowe powinno wyróżniać się jeszcze szeregiem innych cech, które dopiero łącznie sprawią, że będzie je można je nazwać nowoczesnym i innowacyjnym, bezpiecznym i wygodnym dla klientów.

Po pierwsze, nie do przecenienia jest zgrany, kompetentny i pomagający sobie zespół ludzi, którzy nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje. Szczególnie w tej branży od poszczególnych pracowników zależy jakość realizowanych usług. Pracownicy i menadżerowie, którzy na co dzień mają bezpośredni kontakt z klientem są wizytówką biura rachunkowego. Dostępność specjalistów różnych dziedzin, którzy mogą pomóc przy nietypowych zadaniach to jeden z wyróżników poważnie traktującego klientów biura rachunkowego.

Ważne jest, aby niezależnie od zdarzeń losowych biuro rachunkowe mogło gwarantować ciągłość świadczenia usług. Warto, zatem przy wyborze biura rachunkowego dokonać oceny, czy pod nieobecność opiekuna (np. w okresie urlopowym) ktoś inny bez większych problemów załatwi pilną, nietypową sprawę.

Dobre biuro księgowe musi uwzględniać oczekiwania i wygodę klientów, co wyraża się w świadczeniu usług bezpośrednio powiązanych z księgowością, ale także usług okołoksięgowych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Skupienie w jednym miejscu doradztwa prawnego, podatkowego, doradztwa w zakresie zarządzania czy informatyki jest już sztuką. Ogromne znaczenie ma tutaj dostosowanie oferty, która zagwarantuje, że klient zminimalizuje zaangażowanie w sprawy administracyjne, mając jednocześnie pewność, że te prowadzone będą na wysokim poziomie, a całą energię i czas będzie mógł poświęcić na kreatywny rozwój biznesu.  Będzie miał też pewność, że w każdym postępowaniu podatkowym przed organem podatkowym reprezentować go będą profesjonalni i doświadczeni doradcy podatkowi.

Zminimalizowanie ryzyka podatkowego poprzez wzorcowe prowadzenie ksiąg i profesjonalną reprezentację przed organem podatkowym jest trudne do przecenienia.
Rozwiązania informatyczne stosowane w księgowości to nie tylko nowoczesny system klasy ERP.  Bardzo często klient biura liczy na pomoc w wyborze własnego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem lub oczekuje wręcz, że jego biuro księgowe takie oprogramowanie dostarczy. Nowoczesne biuro wyróżnia w tym zakresie to, że korzysta z elastycznego oprogramowania, którego poszczególne moduły można polecić klientowi w zależności od skali, zapotrzebowania na informację i rodzaju prowadzonego biznesu. Klienci oczekują maksymalnej wygody w dostępie do informacji. Dlatego oprogramowanie powinno być dostępne przez przeglądarkę internetową i przez aplikację na urządzenia mobilne.

Z rozwiązaniami informatycznymi nieodłącznie związane jest bezpieczeństwo przechowywania i udostępniania danych oraz informacji, dlatego też dobre biuro rachunkowe powinno mieć wdrożone procedury jej ochrony.  Gromadzone zbiory danych i informacje, w tym informacje wrażliwe, muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający nieautoryzowany dostęp oraz gwarantujący odpowiednią długość ich przechowywania. Warto zatem dokonując wyboru biura rachunkowego sprawdzić, jak wygląda polityka bezpieczeństwa w tym zakresie.

Biuro rachunkowe to nie jest tylko usługowe prowadzenie ksiąg, obliczania podatków i przygotowywanie obowiązkowych zestawień. Nowoczesne biuro księgowe powinno umożliwić dostarczanie zarządowi raportów w każdym z wymaganych przez nich przekrojach. Standardem staje się raportowanie zarządcze i coraz częściej pożądane jest świadczenie usług szeroko rozumianego controllingu. Z jednej strony wiąże się to z wcześniej wspomnianym wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania, z drugiej z indywidualnym podejściem do oczekiwań i potrzeb raportowych klienta. Konieczne jest również posiadanie w zespole osób znających się na wdrażaniu controllingu, potrafiących dostosować narzędzia do konkretnych potrzeb i oczekiwań.

Na koniec chciałbym podziękować klientom za docenienie wysiłku wkładanego przez nasze zespoły pracowników oraz zachęcić potencjalnych klientów do nawiązania współpracy z GRUPĄ Leader.

Dlaczego warto płacić faktury w terminie?

Aż 75% faktur w Polsce jest regulowanych po terminie, ponad 12% ma opóźnienie w płatnościach większe niż 3 miesiące. Zatorom płatniczym miały przeciwdziałać m.in. przepisy podatkowe wprowadzone w 2013 r. Problem w tym, że nowelizacje nie odniosły spodziewanego efektu.

Spowodowały za to poważne konsekwencje dla podatników, które w pewnych sytuacjach mogą spowodować jeszcze większe trudności z zachowaniem przez nich płynności finansowej.

Przedsiębiorcy, na skutek przepisów, które zastosować można tylko w teorii, przede wszystkim zapłacą podatek od towarów lub usług sprzedanych klientowi mimo, iż sami nie otrzymali zapłaty. Dodatkowo mogą jeszcze zapłacić podwójny podatek za usunięte z kosztów, niezapłacone towary, jeśli nie będą potrafili wyodrębnić ich w spisie z natury robionym na koniec roku.
Nie zawsze jest tak, że nie płacimy za towary dlatego, że chcemy dłużej zatrzymać gotówkę. Bardzo często jej nie mamy, bo nie otrzymaliśmy należności od naszych własnych kontrahentów. Dlatego próbując odpowiedzieć na pytanie: dlaczego warto płacić swoje zobowiązania w terminie, chcę się skupić nie na opisywanych często aspektach związanych z etyką biznesową oraz wiarygodnością na rynku, ale twardych, finansowych argumentach.

Względy podatkowe

Towar lub materiał niezapłacony nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Jeśli w trakcie roku podatkowego nie zapłacimy za niego w terminie, to w następnym miesiącu trzeba go wyksięgować z kosztów, co automatycznie podnosi podatek.
O jakim terminie mowa? 30 dni od daty upływu terminu płatności – w przypadku zwykłych faktur i rachunków oraz 90 dni od daty zaliczenia kwoty wynikajacej z faktury do kosztów uzyskania przychodów, jeśli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni.
Zmniejszenia kosztów dokonuje się w miesiącu, w którym upływają wymienione terminy. Jeżeli w miesiącu, w którym podatnik ma obowiązek dokonać zmniejszenia, nie ponosi kosztów uzyskania przychodów lub poniesione koszty są niższe od kwoty zmniejszenia, wówczas ma obowiązek zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały skorygowane koszty.

Koszty prowadzenia ewidencji

Jak wspomniałem wyżej przeterminowane niezapłacone faktury trzeba wyksięgować z ewidencji. Wymaga to dodatkowych czynności księgowych, które muszą być przeprowadzone zgodnie z przepisami. A to kosztuje. Dodatkowy czas na korekty w księgach rachunkowych musi poświęcić księgowa lub, w przypadku małych firm, sam właściciel. W przypadku dużych przedsiębiorstw, korzystających z outsourcingu usług księgowych, trzeba zapłacić za dodatkowe godziny pracy biura rachunkowego. W zależności od sposobu płatności za taką usługę jedna przeterminowana faktura może nas kosztować dodatkowo nawet kilkadziesiąt złotych.

Koszty związane z rozliczeniem roku podatkowego

Mniejsze firmy, które rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą mieć dodatkowo kłopot z rozliczeniem dochodu w całym roku podatkowym. W ich przypadku koszty uzyskania przychodu w PIT przedsiębiorców, są obliczane w oparciu o spis z natury dokonywany na początek i koniec roku.

Począwszy od 2013 r. należało w nim wskazać, za które towary w magazynie lub na sklepie nie została uiszczona należność i zgodnie z tym obliczyć koszty za cały rok 2013. Żeby zrobić to prawidłowo, trzeba szczegółowo prześledzić wszystkie płatności za wszystkie towary podlegające spisowi z natury. Następnie wyodrębnić w spisie z natury wartość towarów, które nie zostały zapłacone i o które wcześniej skorygowano (pomniejszono) koszty uzyskania przychodu. Brak takiego wyodrębnienia spowoduje, że towary te po raz drugi zostaną wyksięgowane z kosztów uzyskania przychodu za rok 2013. W rezultacie przedsiębiorca zapłaci zawyżony podatek dochodowy.

Oczywiście powiązanie konkretnych towarów z terminem zapłaty faktury za ich dostawę nie musi być trudne… o ile przedsiębiorstwo prowadzi szczegółową ewidencję magazynową wszystkich towarów, powiązaną z systemem rozliczeń podatkowych w obszarze kosztów według przepisów obowiązujących od początku 2013 r. Jednak programy komputerowe, które ewidencjonują zapłatę za towar posiada tylko ok. 10% firm z małą księgowością.

W pozostałych przypadkach wymaga to ogromnych nakładów pracy. A to znowu oznacza dodatkowe koszty czasu pracy pracowników zaangażowanych w szczegółowy remanent, księgowości lub samego właściciela.

Zaliczki od firm do korekty

Podatki: Tylko dwa tygodnie i kilka dni zostało na rozliczenie PIT za 2013 r. To także czas na skorygowanie już złożonych zeznań, bez przykrych skutków.

O tym, jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy i jak się ustrzec konsekwencji wpłacenia zaliczki na podatek za grudzień po terminie, mówi na łamach „Pulsu Biznesu” Zbigniew Maciej Szymik, dyrektor generalny GRUPY Leader.

Źródło: „PULS Biznesu” z 11 kwietnia 2014 r. nr 71/2014, s. 12, autorka: Iwona Jackowska

Jak dokumentować wykorzystanie samochodu do celów prowadzonej działalności, by odliczyć pełny VAT?

Samochody – zarówno ciężarowe  jak i osobowe – wykorzystywane wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, dają przedsiębiorcy prawo pełnego odliczenia VAT zarówno przy zakupie auta, jak i przy wydatkach związanych z jego użytkowaniem.

W przypadku samochodów powyżej 3,5 tony sprawa jest prosta – by odliczyć pełny naliczony w fakturach VAT, nie potrzeba żadnych dodatkowych zabiegów. Sprawa się komplikuje, gdy firma posiada samochód o mniejszej ładowności.

Obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. przepisy ustawy o podatku od towarów i usług1 podzieliły samochody wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą na dwie grupy, odnosząc się do ich konstrukcji:

1. Pierwsze to takie, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że inne użycie jest nieistotne (wynika to z dowodu rejestracyjnego lub dodatkowego badania w stacji kontroli pojazdów).

2. Drugie to takie, na użytkowanie których do celów prywatnych nie powalają zasady ustalone przez przedsiębiorcę-podatnika (choć technicznie jest to możliwe).

W tym miejscu chciałbym się skoncentrować tylko na tej drugiej grupie – pojazdach, których użycie dla celów wyłącznie służbowych warunkowane jest zasadami panującymi w przedsiębiorstwie.
Żeby w ich przypadku skorzystać z pełnego odliczenia VAT należy spełnić dwa warunki:

  • zgłosić samochód we właściwym urzędzie skarbowym,
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która ma wykluczyć użytkowanie prywatne.

Co musi zawierać „kilometrówka“ na potrzeby VAT?

Zakres ewidencji przebiegu pojazdu określony w ustawie o VAT2 jest dość szczegółowy i różni się od kilometrówki prowadzonej dla celów związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Prawidłowo prowadzona musi zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zakres wpisu oraz osoba, która będzie zobowiązana do jego sporządzenia będą zależały od tego, czy samochód zostanie udostępniony pracownikowi, czy osobie niebędącej pracownikiem podatnika:

Udostępnienie pracownikowi

Udostępnienie osobie niebędącej pracownikiem

1)     kolejny numer wpisu,

2)     datę i cel wyjazdu,

3)     opis trasy (skąd – dokąd),

4)     liczbę przejechanych kilometrów,

5)     imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

1)     kolejny numer wpisu,

2)     datę i cel udostępnienia pojazdu,

3)     stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

4)     liczbę przejechanych kilometrów,

5)     stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

6)     imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Sporządza go osoba kierująca pojazdem i jest potwierdzany przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem Jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności3.

Jak zgłosić samochód w Urzędzie Skarbowym?

Kolejnym warunkiem odliczenia pełnej wartości VAT od zakupu i wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego będzie złożenie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego informacji o tym pojeździe (formularz VAT-26). Trzeba to zrobić w terminie 7 dni od dnia, w którym firma poniesie pierwszy wydatek związany z tym samochodem. Jeśli przedsiębiorca przekroczy ten termin, samochód z automatu traktowany jest jak wykorzystywany zarówno dla celów służbowych jak i prywatnych – do daty zgłoszenia.
Zmianę w sposobie użytkowania samochodu trzeba zgłosić
Przywilej odliczenia pełnego VAT-u od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do celów związanych z działalnością gospodarczą można łatwo stracić. Wystarczy raz skorzystać z pojazdu niezgodnie z założonym służbowym przeznaczeniem.
W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik ma obowiązak zaktualizować informację w Urzędzie Skarbowym najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany4.
Zgłoszenie niezgodne z prawdą grozi karą grzywny do 720 stawek dziennych5.

Przypisy:

  1. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 lutego 2014 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 312)
  2. (art. 86a ust. 7 uVAT)
  3. (art. 86a ust. 6 uVAT)
  4. (art. 86a ust. 14 uVAT).
  5. sankcja karna z art. 56a kodeksu karno skarbowego.

Przeterminowane faktury źródłem błędów w rocznych PIT-ach

Nawet 40% przedsiębiorstw prowadzących uproszczoną księgowość może popełnić błędy w rocznym zeznaniu podatkowym za 2013 r. szacują doradcy podatkowi GRUPY Leader.

Firmy nie potrafią prawidłowo naliczyć kosztów uzyskania przychodów w przypadku opóźnień w opłacaniu faktur za towary i materiały. Tymczasem poważne problemy z płatnościami ma w Polsce aż 4/5 przedsiębiorstw. Po terminie regulowanych jest ponad 75 % faktur.

Z opublikowanego kilka miesięcy temu przez Bisnode D&B Polska raportu „Barometr płatności na świecie 2013” wynika, że tylko 23,7% faktur w Polsce jest regulowanych na czas. Blisko 58% faktur jest przeterminowanych ponad miesiąc, a aż 12,5 % – ponad 90 dni. Problemy z opłacaniem należności w terminie mają każde 4 na 5 polskich przedsiębiorstw (dane Krajowego Rejestru Długów za styczeń 2014).

Tymczasem począwszy od 2013 r. opóźnienia w płatnościach za towary i usługi mają bezpośredni wpływ na rozliczenia z fiskusem. Towary niezapłacone w terminie, które nie zostały sprzedane, w pewnych okolicznościach mogą nie stanowić kosztu uzyskania przychodu za 2013 r. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą mieć bardzo poważne problemy z właściwym wyodrębnieniem tych towarów ze stanów magazynowych na koniec roku.

‑ Koszty uzyskania przychodu w PIT przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów są w tej części obliczane w oparciu o spis z natury dokonywany na początek i koniec roku. Począwszy od 2013 r. należało w nim wskazać, za które towary w magazynie lub na sklepie nie została uiszczona należność i zgodnie z tym obliczyć koszty za cały rok 2013 – wyjaśnia Zbigniew Maciej Szymik, Dyrektor Generalny GRUPY Leader, doradca podatkowy. ‑ Żeby zrobić to prawidłowo, należałoby szczegółowo prześledzić wszystkie płatności za wszystkie towary podlegające spisowi z natury. Następnie wyodrębnić w spisie z natury wartość towarów, które nie zostały zapłacone i o które wcześniej skorygowano (pomniejszono) koszty uzyskania przychodu. Brak takiego wyodrębnienia spowoduje, że towary te po raz drugi zostaną wyksięgowane z kosztów uzyskania przychodu za rok 2013. W rezultacie przedsiębiorca zapłaci zawyżony podatek dochodowy.

Jednak powiązanie konkretnych towarów z terminem zapłaty faktury za ich dostawę może być bardzo kłopotliwe. Z szacunków GRUPY Leader wynika, że tylko ok. 10% firm z małą księgowością posiada programy do zarządzania gospodarką magazynową, które ewidencjonują zapłatę za towar. W przedsiębiorstwach, które nie prowadzą szczegółowej ewidencji magazynowej wszystkich towarów, powiązanej z systemem rozliczeń podatkowych w obszarze kosztów według przepisów obowiązujących od początku 2013 r. wymaga to ogromnych nakładów pracy.

– Właściciele małych firm np. osiedlowych sklepów spożywczych mogą mieć kłopot zarówno z identyfikacją towarów z przeterminowaną płatnością, ale również sposobem ich wyksięgowania – zauważa Zbigniew Maciej Szymik. ‑ Zmiana tych przepisów miała na celu likwidację zatorów płatniczych, jednak nie zawsze jest tak, że nie płacimy za towary dlatego, że chcemy dłużej zatrzymać gotówkę. Bardzo często jej nie mamy, bo klient nam nie zapłacił. Tacy przedsiębiorcy na skutek przepisów, które zastosować można tylko w teorii, przede wszystkim zapłacą podatek od towarów lub usług sprzedanych klientowi mimo, iż sami nie otrzymali zapłaty. Dodatkowo mogą jeszcze zapłacić podwójny podatek za usunięte z kosztów, niezapłacone towary, których nie będą potrafili wyodrębnić w końcowym remanencie.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają czas na rozliczenie podatku dochodowego do końca kwietnia.

***

O GRUPIE Leader

GRUPA Leader to zespół ekspertów z dziedziny prawa, podatków, audytu finansowego, rachunkowości i kadr. Od 2004 r. świadczy kompleksowe usługi dla podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które wymagają eksperckiego wsparcia w zakresie prowadzonej działalności. Obsługuje również duże firmy i korporacje, bardzo aktywne na rynku, biorące udział w skomplikowanych procesach prawnych, finansowych, handlowych i gospodarczych, oczekujące kompleksowego doradztwa, regularnego raportowania i stałego wewnętrznego nadzoru biegłego rewidenta.

GRUPA Leader specjalizuje się w obsłudze podmiotów działających w wymagających, innowacyjnych i wysokospecjalistycznych branżach: finansowej, IT, budownictwie, przemyśle ciężkim i automatyce przemysłowej. Jej klientami są m.in. przedsiębiorstwa o skomplikowanej strukturze organizacyjnej, spółki z kapitałem zagranicznym i prowadzące działalność na rynku międzynarodowym oraz podmioty, które znalazły się w sytuacji kryzysu: finansowego, prawnego lub organizacyjnego. Siedzibą firmy są Katowice, jednak współpracuje z Partnerami z całej Polski i zagranicy.

Celem GRUPY Leader jest zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa działalności Klientów oraz wspieranie rozwoju przedsiębiorstw dzięki optymalizacji prawnej, podatkowej i księgowej.

 

Kontakt dla mediów

Anna Kontek
Specjalista ds. PR
GRUPA Leader
Tel. 663 629 244
e-mail: akontek@grupaleader.pl

 

Copyright GLC

Strategia, realizacja, wsparcie Tomczak | Stanisławski