fbpx
+48 32 479 10 50

Jesteś vatowcem? Sprawdź, czy musisz zapłacić VAT od upominków dla kontrahentów

Świąteczne upominki dla kontrahentów i pracowników wpływają na wysokość podatku VAT, jaki przedsiębiorca musi zapłacić do Urzędu Skarbowego. Dobra wiadomość jest taka, że wartość tego podatku od towarów, które kupimy z przeznaczeniem na prezenty, można odliczyć od zobowiązania wobec fiskusa.

Zła wiadomość jest taka, że w pewnych okolicznościach od tych samych upominków będzie jednak trzeba zapłacić VAT, ponieważ są one traktowane jak wszystkie inne darowizny.

Kiedy można odliczyć VAT od prezentów dla kontrahentów?

Nie ma specjalnych zasad dotyczących odliczania VAT-u od towarów zakupionych w celu przekazania ich nieodpłatnie, jako prezentu. Podobnie jak w każdym innym przypadku, VAT należny do Urzędu Skarbowego można obniżyć o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych1.

Związek między zakupami a czynnościami opodatkowanymi nie musi być bezpośredni co oznacza, że towary nie muszą zostać wykorzystane do wykonania konkretnej czynności opodatkowanej, by w związku z ich zakupem przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Wystarczający jest w tym przypadku związek pośredni, czyli ogólny związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT.

Tym samym towary zakupione z przeznaczeniem na upominki dla kontrahentów, mogą zostać uznane za związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy. Celem przekazania takich upominków nie są bowiem względy osobiste, ale promocja firmy, okazanie dbałości o kontrahentów czy też chęć poprawy relacji z klientami. Skoro zaś wręczenie prezentów lub upominków kontrahentom służy działalności opodatkowanej w sposób pośredni, można odliczyć podatek naliczony od ich zakupu.

Kiedy od upominków trzeba zapłacić VAT?

Niezależnie od wspomnianej możliwości odliczenia, w pewnych okolicznościach od prezentów trzeba będzie jednak zapłacić VAT i to od ich wartości rynkowej, a nie ceny zakupu. Opodatkowaniu podlega nieodpłatne przekazanie towarów lub usług należących do przedsiębiorstwa2:
1)      na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2)      wszelkie inne darowizny,
jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Bez VAT-u prezenty o małej wartości

Są jednak wyjątki. Zasad tych nie stosuje się do prezentów o małej wartości i próbek3. Przez prezenty o małej wartości należy rozumieć przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
  • których przekazania nie ujęto w takiej ewidencji, pod warunkiem, że jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku) ‑ a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia ‑ określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Innymi słowy, przekazanie prezentu kontrahentowi lub pracownikowi będzie co do zasady podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług – na analogicznych zasadach, jak gdyby doszło do ich faktycznej sprzedaży na rzecz konsumenta, jeżeli przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT w związku z zakupem lub wytworzeniem tych towarów.

Opodatkowaniu nie będą podlegać tylko te towary, których wartość nie przekracza 100 zł i jest prowadzona ewidencja tych osób, pozwalająca na ustalenie ich tożsamości, albo przy braku ewidencji, gdy wartość towaru nie przekracza 10 zł.

Kiedy VAT od materiałów drukowanych?

Warto wspomnieć jeszcze jeden szczególny przypadek – drukowane materiały reklamowe. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w odniesieniu do drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych w pierwszej kolejności należy ustalić, czy mają one wartość użytkową z punktu widzenia klienta.

Jeżeli nie – jak ma to miejsce np. w przypadku ulotek – to przekazanie takiego materiału nie podlega VAT. Jeżeli tak – jak ma to miejsce w przypadku kalendarza z logo firmy – to jego przekazanie podlega VAT, chyba że możemy uznać kalendarz za prezent o małej wartości. Wówczas jego przekazanie na cele prowadzonej działalności będzie wyłączone z opodatkowania VAT. Stanowisko to podzielają również organy podatkowe4.

VAT od usług – bez względu na wartość

Podobne zasady obowiązują w przypadku nieodpłatnego przekazania usług, z tym zastrzeżeniem, że ustawodawca nie wprowadził w tym zakresie żadnego progu zwolnienia, wobec czego nieodpłatne świadczenie usług będzie podlegało opodatkowaniu niezależnie od ich wartości.

Zarówno w przypadku produktów materialnych jak i usług, należny VAT trzeba rozliczyć na podstawie faktury wewnętrznej. Wartość uwzględnionych na niej upominków musi być równa ich wartości rynkowej, to znaczy takiej, po jakiej przedsiębiorca mógłby je sprzedać, a nie cenie zakupu.

Przypisy:

  1. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 86 ust. 2 uVAT
  2. Zgodnie z art. 7 ust. 2 uVAT
  3. jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art. 7 ust. 3 uVAT).
  4. por. Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 sierpnia 2013 r., sygn. IPPP2/443-633/13-2/KOM

Podstawa prawna:

  • Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tj. Dz.U. z 2011 r. nr 177 poz. 1054 ze zm.)

Kiedy trzeba opodatkować świąteczne prezenty dla kontrahentów?

Świąteczne prezenty dla partnerów biznesowych i pracowników są standardem – elementem budowania dobrego wizerunku przedsiębiorstwa. Ich przekazanie rodzi jednak określone obowiązki podatkowe dla darczyńcy i obdarowanego.

Kiedy prezent świąteczny stanowi koszt uzyskania przychodu firmy?

Sposób rozliczenia wydatku na prezenty wręczane przez przedsiębiorców będzie zależał od dwóch kwestii:

1. dla kogo dany wydatek będzie przeznaczony (dla kontrahenta będącego przedsiębiorcą, osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, czy dla pracownika),

2. czy wydatek ten będzie można uznać za wydatek marketingowy (koszt reklamy), czy za koszt reprezentacji.

Kiedy prezenty to wydatek reprezentacyjny?

W przypadku obdarowywania kontrahentów lub pracowników upominkami należy przede wszystkim rozstrzygnąć, czy takie działania mają charakter reklamowy czy też raczej reprezentacyjny. W pierwszym przypadku firma może je zaliczyć do kosztów podatkowych, w drugim muszą z nich być wyłączone.

Co to są koszty reprezentacji?

Pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane ustawowo. Jednak zarówno w doktrynie prawnej jak i praktyce sądowej stosowana jest literalne znaczenie tego pojęcia. Zgodnie ze słownikiem PWN reprezentacja oznacza: „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacyjnie to działanie w sposób okazały, okazale, wystawnie, wytwornie”. Sądy administracyjne uznają, że w pojęciu reprezentacji mieszczą się wszelkie działania, u podłoża których leży ułatwianie nawiązywania i podtrzymywania kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy, jako godnego zaufania partnera biznesowego.

Kiedy upominek to reklama?

Z drugiej strony reprezentacji nie stanowi przekazywanie, w pewnych sytuacjach, upominków kontrahentom i klientom, pod warunkiem, że upominki będą oznaczone logo podatnika lub nazwą oferowanego przez niego produktu lub usługi. Nie oznacza to, że każdy przedmiot po oznaczeniu logo będzie mógł być uznany za spełniający funkcję reklamową. Sporo zależy również od wartości prezentu. Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów będą bowiem podlegać prezenty mające charakter reprezentacyjny, tj. wytworny i okazały.

W rozróżnieniu tych dwóch funkcji może pomóc stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, który stwierdził, że „samo oznaczenie przedmiotu logo firmy lub marką wyrobu sprzedawanego przez Spółkę czy też marką wyrobu wraz z elementami wartościującymi, nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Przekazywanie prezentów o dużej wartości mimo, że są oznakowane we wskazany wyżej sposób wskazuje na to, że jest to de facto reprezentacja. […]. W przypadku upominków o niewielkiej wartości należy stwierdzić, iż co do zasady, drobne przedmioty nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Zatem biorąc pod uwagę fakt, iż wartość jednostkowa tych przedmiotów jest niska, wydatki poniesione na ich zakup nie spełniają kryterium okazałości, czy wystawności”.

Za prezenty podlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów należy zatem uznać prezenty o małej wartości (długopisy, kalendarze, kubki, słodycze, etc.), które będą opatrzone stosownymi znakami identyfikacyjnymi (firma, logo) przedsiębiorcy. W przeciwnym wypadku – wydatki te, jako koszty reprezentacji – nie będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Czy jednak gadżet wręczony pracownikowi również pełni funkcję reklamową? W mojej ocenie nadal można kwalifikować go jako koszty reklamowe, gdyż pracownik czy współpracownik noszący np. koszulkę z logiem stanowi „żywą reklamę” swojej firmy.

Kiedy trzeba zapłacić podatek dochodowy od prezentu?

Prezenty i upominki stanowią przychód. Od ich wartości ‑ jako dochodu z innych źródeł ‑ trzeba odprowadzić podatek dochodowy. W pewnych okolicznościach obdarowani mogą jednak skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego1.
Kluczowa będzie tu wartość i charakter otrzymanego prezentu. Ze zwolnienia z podatku dochodowego mogą skorzystać obdarowani, którzy otrzymają świadczenia spełniające trzy warunki:

  • są nieodpłatne,
  • są związane z reklamą lub promocją świadczeniodawcy,
  • ich jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 200 zł.

Zwolnienie to nie ma zastosowania, jeżeli obdarowanym jest pracownik lub osoba pozostająca ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.

Wręczając prezent kontrahentowi należy każdorazowo weryfikować czy wartość tego prezentu nie przekracza 200 zł i czy nie zachodzą pozostałe okoliczności (jak np. umowa cywilnoprawna z kontrahentem), które wyłączają przedmiotowe zwolnienie. Brak możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania będzie się bowiem wiązać z określonymi konsekwencjami zarówno dla przekazującego jak i obdarowanego:

1)      Prezenty dla osób fizycznych
W przypadku prezentów świątecznych przekazywanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, wartość tych prezentów jest przychodem, który należy zaliczyć do przychodów z innych źródeł2. W tej sytuacji spółka przekazująca prezenty powinna, co do zasady, sporządzić i informację PIT-8C o przekazanych nieodpłatnie świadczeniach. Informację tę spółka sporządza i wysyła do obdarowanego do końca lutego następnego roku podatkowego.

2)      Prezenty dla pracowników
Wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń pieniężnych w naturze, bądź ich ekwiwalenty przekazywane pracownikom – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń – są przychodami ze stosunku pracy3.
Tak szeroko zakreślona definicja przychodu ze stosunku pracy nakazuje za przychód pracownika uważać również wszystkie prezenty świąteczne. Na podobnej zasadzie opodatkowaniu podlegają wszelkie bony, kupony, karty przedpłacone, czy paczki świąteczne. Dlatego też powinny być, co do zasady, opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, tak samo jak miesięczne wynagrodzenie pieniężne.

Jest jeden wyjątek – świadczenia socjalne do kwoty 380 zł. W ich przypadku możliwe jest zastosowanie zwolnienia4 z podatku. Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z prowadzeniem działalności socjalnej, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych oraz świadczeń pieniężnych, których wartość łącznie w roku podatkowym nie przekracza kwoty 380 zł.

3)      Prezenty dla spółek
Jeżeli prezenty trafiają do kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą lub do spółek – kontrahenci są zobowiązani do osobistego rozpoznania, wykazania i odprowadzenia ewentualnych przychodów – w tym zakresie pozostaje to nieistotne dla przedsiębiorcy przekazującego prezenty i upominki.

Przypisy:

  1. w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 68a updof
  2. o których mowa w art. 20, ust. 1 updof
  3. Zgodnie z art. 12 ust. 1 updof
  4. Z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof

Podstawa prawna:

  • Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), zwana tu: updof;
  • Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), zwana tu: updop.

Kasy fiskalne po 1 stycznia 2015 r.

1 stycznia 2015 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie dotyczące zwolnień ze stosowania kasy fiskalnej w działalności gospodarczej1. Rozszerza ono katalog podmiotów, które mają obowiązek rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych na kasie fiskalnej, niezależnie od osiąganych obrotów. Rozporządzenie będzie obowiązywało aż do końca 2016 roku.

Na początku warto przypomnieć, iż problematyka kasy fiskalnej dotyczy sprzedaży towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Tylko sprzedaż na rzecz tych podmiotów ma być obowiązkowo ewidencjonowana przy pomocy kasy, i tylko taka sprzedaż jest uwzględniana przy obliczaniu limitu zwolnienia ze stosowania kasy.

Limit do kasy fiskalnej – wg poprzednich zasad

Na podstawie obecnie obowiązującego rozporządzenia2, jak i nowych przepisów z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zwolnieni są przedsiębiorcy, których obroty z tytułu sprzedaży nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł.

W przypadku podatników rozpoczynających działalność w danym roku podatkowym, limit ten wyznacza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia tej działalności. To znaczy, że prowadzona przez nich sprzedaż jest zwolniona z ewidencjonowania na kasie fiskalnej, jeżeli przewidywany przez nich obrót z tego tytułu nie przekroczy w tym roku, w proporcji do okresu wykonywania wskazanych czynności, kwoty 20.000 zł. Tym samym pierwszy rodzaj zwolnienia z kasy fiskalnej pozostał na dotychczasowym poziomie.

Sprzedaż samochodu po amortyzacji – bez kasy

Drugi rodzaj zwolnienia z rejestracji na kasie obejmował wybrane usługi, które zostały wymienione załączniku do rozporządzenia. Lista ta obejmowała m.in. usługi uzdatniania wody, utylizacji śmieci, usługi telekomunikacyjne, finansowe i ubezpieczeniowe, niektóre edukacyjne itd. (łącznie 48 pozycji). W nowym rozporządzeniu zostały one utrzymane, jednak z dwoma ważnymi zastrzeżeniami:

  • Zostało usunięte zwolnienie dla usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych (dokumentowanych fakturą), pod warunkiem, że ich liczba w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, a jednocześnie liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20. Z tego zwolnienia korzystały głównie firmy budowlane, które objęte tym zwolnieniem nie musiały pilnować wspomnianego wyżej limitu. Po 1 stycznia 2015 r. ulegnie to zmianie.
  • Zostało dodane nowe zwolnienie dla czynności dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, pod warunkiem wystawienia faktury. Innymi słowy, zwolnienie dotyczy sprzedaży środków trwałych przedsiębiorstwa.

Rozwiązuje to problem przedsiębiorstw, które świadczą usługi/sprzedają towary jedynie innym przedsiębiorcom, a z powodu sprzedaży dwóch środków trwałych firmy osobom prywatnym (np. wysłużonych samochodów), były automatycznie zmuszona do założenia kasy fiskalnej z powodu przekroczenia limitu 20.000 zł.
Wartość z tytułu sprzedaży środków trwałych nie jest uwzględniana do limitu również dla tychprzedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych sporadycznie, co jest dla nich znacznym ułatwieniem.

Czynności wyłączone ze zwolnienia

Rozszerzony został także katalog czynności, które nie korzystają ani z pierwszego zwolnienia (limit kwotowy – 20.000 zł) ani z drugiego (załącznik do rozporządzenia), a których dokonanie łączy się bezwzględnie z obowiązkowym zarejestrowaniem ich na kasie fiskalnej. Obok m.in. sprzedaży wyrobów akcyzowych (papierosy, alkohol itd.), części do pojazdów oraz usług przewozów pasażerskich, została dodana:

  • dostawa perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyjątkiem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

a także usługi:

  • naprawa pojazdów samochodowych, motocykli, motorowerów (w tym naprawa opon, ich zakładanie, bieżnikowanie i regenerowanie),
  • wymiana opon i kół,
  • badania i przeglądy techniczne pojazdów,
  • opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • usługi prawne (w tym w zakresie doradztwa podatkowego), z wyjątkiem usług notariuszy w zakresie objętym wpisem do repertorium A i P,
  • usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
  • usługi gastronomiczne, z wyjątkiem usług świadczonych na pokładach samolotów oraz w sposób określony w poz. 43 załącznika do rozporządzenia.

Dwa miesiące na zainstalowanie kasy

Nowe rozporządzenie utrzymuje okres 2 miesięcy na wprowadzenie kasy fiskalnej ‑ zarówno od przekroczenia limitu 20.000 zł, jaki i od świadczenia usług, które nie są objęte żadnym zwolnieniem. W przypadku tych drugich, termin 2 miesięcy jest liczony od 1 stycznia 2015 r., co oznacza iż świadczenie usług prawnych lub opieki medycznej do dnia 28 lutego 2015 r. nie musi być ewidencjonowane na kasie, ale od dnia 1 marca 2015r. już bezwzględnie tak.

Zwrot wydatków

Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej fiskus stara się „osłodzić” przedsiębiorcom poprzez zwrot części kwot wydatkowanych na zakup kasy fiskalnej. Zwrot w przypadku vatowców przybiera postać możliwości odliczenia od podatku kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży. Wartość odliczenia wynosi 90% ceny zakupu kasy netto, nie więcej jednak niż 700 zł.
Przedsiębiorca nie będący vatowcem, z racji braku odliczenia ulgi od podatku VAT, musi wystąpić z wnioskiem o zwrot ulgi na rachunek bankowy.
Oczywiście, zwrot ulgi przysługuje tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca:

  • dokona zgłoszenia o miejscu instalacji kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji,
  • rozpocznie ewidencjonowanie w terminie, kiedy zaistnieje taki obowiązek,
  • powiadomi o liczbie kas i miejscu ich używania przed rozpoczęciem ich używania,
  • dokona zapłaty całej należności za kasę fiskalną.

Decyduje adresat usług

Warto w tym miejscu zaznaczyć raz jeszcze, iż najważniejszy jest status odbiorcy naszych usług. Czasem może nam się tylko pozornie wydawać, że w naszym przypadku kasa fiskalna jest konieczna. Przykładowo, w sytuacji gdy lekarz prowadzi indywidualną praktykę lekarską w przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego, to nie będzie on rozliczał swojej usługi medycznej z pacjentem będącym osobą fizyczną. Rozliczy ją z podmiotem leczniczym (od 2014 r. za pomocą faktury).
Analogicznie przedstawia się sytuacja adwokata lub radcy prawnego będącego podwykonawcą (podzleceniobiorcą) podmiotu rozliczającego się z osobą fizyczną.

Podstawa prawna:
[1] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544).
[1] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących(Dz.U. z 2012 r. poz. 1382).
Tekst: Artur Hofman

Copyright GLC

Strategia, realizacja, wsparcie Tomczak | Stanisławski